Willkommen bei Yoffix. Dieser Guide führt Dich durch die Ersteinrichtung, damit Dein Team so schnell wie möglich Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze buchen kann. Plane etwa 30–60 Minuten für die Grundkonfiguration ein.
Du brauchst die Rolle Owner oder Admin, um auf alles hier zuzugreifen. Wenn Du die erste Person bist, die Dein Unternehmen registriert, bist Du automatisch Owner.
Die Einrichtungsabfolge
Arbeite die Schritte in dieser Reihenfolge durch, jeder baut auf dem vorherigen auf.
Richte Dein Büro ein
Unternehmens- und Büroeinstellungen konfigurieren
Füge Deine Nutzer:innen hinzu
Verbinde Deinen Kalender oder Microsoft 365 / Google Workspace
Lege Buchungs- und Anwesenheitsregeln fest
Live schalten
Diese Anleitung erklärt, wie Admins Büros, Grundrisse, Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze, Zonen, Catering und buchbare Büro-Ressourcen in Yoffix einrichten.
Dein Büro einrichten
Gehe in der Seitenleiste zu Office Setup.
Einen Standort hinzufügen. Klicke auf Add Office und gib den Büronamen, die Adresse, die Arbeitszeiten und die Zeitzone ein. Wenn Du die Integration mit Google-Arbeitsort nutzen willst, gib Deine Büro-ID ein. Unter „Planungshorizont für Nutzer:innen“ kannst Du festlegen, wie weit im Voraus Nutzer:innen ihre Arbeitsplätze buchen dürfen. Diese Einstellung kann auch global gesetzt werden (dazu später mehr), Du brauchst die bürospezifische Einstellung also nur, wenn Du für verschiedene Büros unterschiedliche Werte willst.
Wenn Du mehrere Büros hast, füge sie alle hinzu, Mitarbeitende können dann auswählen, in welchem Büro sie buchen.
Lade Deinen Grundriss hoch. Für jedes Büro lädst Du ein Bild des Grundrisses hoch (PNG oder JPG). Yoffix legt die interaktive Buchungsebene über Dein Bild. Wenn Du kein Grundrissbild hast, reicht auch eine einfache Skizze, es muss kein Architekturplan sein.
Wir bieten auch eigene 3D-Grundrisse an, perfekt auf unsere UI abgestimmt. Sie sind im Pro-Abo enthalten. Wenn Du den Business-Tarif nutzt, kannst Du sie separat kaufen.
Arbeitsplätze, Räume und Zonen hinzufügen.
Klicke im Grundriss auf das Stift-Symbol, um den Space Editor zu öffnen.
Platziere Arbeitsplätze auf dem Plan, indem Du auf die Stellen klickst, an denen sie erscheinen sollen.
Gib jedem Arbeitsplatz eine ID, also im Name -Feld. Das ist nötig, wenn Du QR-Codes nutzen willst, sonst ist es optional. Wir empfehlen aber trotzdem IDs, damit Nutzer:innen leichter sehen, welchen Arbeitsplatz sie gebucht haben. IDs werden in der Buchungsübersicht angezeigt.
Füge Besprechungsräume und Parkplätze auf dieselbe Weise hinzu.
Fasse Arbeitsplätze zu Zonen zusammen, wenn Du bereichsbasierte Buchung erlauben willst (z. B. „Vertriebsbereich“, „Ruhezone“). Mit Zonen können Mitarbeitende einen Arbeitsplatz in einem Bereich buchen, ohne einen bestimmten Arbeitsplatz auszuwählen. Dafür kannst Du detaillierte Regeln zur Buchbarkeit festlegen.
Buchbarkeit festlegen (Arbeitsplätze, Räume, Zonen, Parkplätze).
Standardmäßig sind alle Ressourcen für alle Mitarbeitenden verfügbar.
Um eine persönliche Ressource zu erstellen (nur einer Person zugewiesen), klicke auf den Arbeitsplatz → Verfügbarkeit → Persönlich → Mitarbeitende zuweisen.
Um eine Team-Ressource zu erstellen (nur für ein bestimmtes Team buchbar), klicke auf den Arbeitsplatz → Verfügbarkeit → Team → wähle das Team.
Buchbarkeit nach Team.
Wenn Du Verfügbarkeit auf Team setzt, kannst Du es noch genauer steuern, indem Du für jedes Team bestimmte Tage festlegst. Das funktioniert so:
An Tagen, die für ein Team ausgewählt sind, können alle buchen, auch das ausgewählte Team
An Tagen, die für ein Team nicht ausgewählt sind, können alle außer dem ausgewählten Team buchen
Wenn Du zum Beispiel für das Team IT Mo, Mi, Fr auswählst, können an Montage, Mittwochen und Freitagen alle Teams diese spezielle Ressource buchen, und an allen anderen Tagen können alle Teams außer IT sie buchen.
Attribute zu Ressourcen hinzufügen.
Attribute helfen Mitarbeitenden, bei der Suche nach einem Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz nach Ausstattung zu filtern. Häufige Beispiele: Steharbeitsplatz, zwei Monitore, Telefonkabine, rollstuhlgerecht, Beamer, Videokonferenz. Klicke auf die Ressource und dann auf Add Tags. Füge die Attribute hinzu, die für Dein Büro relevant sind.
QR-Codes
Wenn Du Buchung und Check-in per QR-Code aktivieren willst, stell bitte zuerst sicher, dass jeder Arbeitsplatz eine ID hat. Klicke unten auf das QR-Code-Symbol → Alle auswählen → Auswahl drucken. Dann wird eine Datei mit den Codes heruntergeladen. Das sind unsere Standard-QR-Codes, die Du selbst drucken kannst. Wir bieten auch eigene QR-Code-Sticker mit Deinem Logo und Corporate Design an, professionell gedruckt und per Post an Dich geschickt. Sie kosten 1 EUR pro Sticker.
Eine vollständige Anleitung zum Space Editor findest Du hier: Office-Setup-Anleitung.
Unternehmens- und Büroeinstellungen konfigurieren
Gehe zu Company Settings (unten links in der Seitenleiste).
Beginne mit dem Tab Kontoinformationen:
Firmenname und Logo - Dein Logo erscheint in der App und in E-Mails an Mitarbeitende. Wenn Du möchtest, dass E-Mail-Vorlagen und der Anmeldebildschirm zu Deinem Branding passen, lade es hier hoch.
Buchung & Anwesenheit:
Planungshorizont für Nutzer:innen - wie weit im Voraus Nutzer:innen buchen dürfen.
Wiederkehrende Serienbuchungen über den Planungshorizont hinaus verbieten - wenn aktiviert, laufen Serienbuchungen nicht über das Buchungslimit hinaus, das Du festgelegt hast.
Arbeitswoche - Lege fest, welche Tage Arbeitstage sind. Das bestimmt, welche Tage im Kalender für Buchungen erscheinen.
Nicht reservierte persönliche oder Team-Arbeitsplätze für alle freigeben - wenn aktiviert, werden Arbeitsplätze, die bestimmten Personen oder Teams zugewiesen sind, für alle verfügbar, wenn sie nicht im Voraus gebucht wurden. Du kannst das Limit festlegen.
Anwesenheitsdaten löschen - wenn aktiviert, werden alle Buchungsdaten nach der festgelegten Zeit gelöscht.
Benachrichtigungszentrale:
Check-in - wenn aktiviert, bekommen Nutzer:innen bei jeder Arbeitsplatzbuchung eine Nachricht, in der sie gebeten werden, ihre Buchung zu bestätigen. Wenn sie den Check-in nicht innerhalb des festgelegten Zeitfensters abschließen, wird der Arbeitsplatz freigegeben und die Buchung gelöscht. Du kannst das Zeitfenster für den Check-in festlegen und auswählen, wo Nutzer:innen die Nachricht erhalten.
Anwesenheit in der nächsten Woche - wenn aktiviert, bekommen Nutzer:innen jede Woche eine Übersicht über ihre Buchungen oder eine Erinnerung, falls sie noch keine haben. Du kannst den Tag und die Uhrzeit festlegen, an denen die Nachricht gesendet wird.
Monatsberichte - wenn aktiviert, wird am Ende jedes Monats ein detaillierter Anwesenheitsbericht an die angegebenen E-Mail-Adressen gesendet.
Nutzer:innen:
Standardsprache für neue Mitarbeitende - die Sprache der Oberfläche wird automatisch für Nutzer:innen gesetzt, die sich nach dieser Änderung registrieren.
Mitarbeiterdaten aus der Benutzer-Synchronisierung aktualisieren - wenn aktiviert, gelten die Mitarbeiterdaten (Name, Position, Team) aus Deiner Benutzer-Synchronisierung, zum Beispiel Personio, Azure AD, HRWorks usw., als maßgeblich und überschreiben alle Änderungen, die Du in Yoffix manuell machst.
Bearbeiten von Mitarbeiterprofilen deaktivieren - wenn aktiviert, können Nutzer:innen Mitarbeiterdaten (Name, Position, Team) nicht mehr manuell ändern.
Verfügbare Datenschutzeinstellungen für Mitarbeitende - lege fest, welche Optionen Nutzer:innen wählen können.
Standard-Datenschutzeinstellung für neue Mitarbeitende - wähle die Datenschutzeinstellung für Nutzer:innen, die sich nach dieser Änderung registrieren.
Rollen:
Standardmäßig gibt es in Yoffix vier Rollen: Inhaber:in, Admin, Teamleitung, Nutzer:in. Sie haben diese Zugriffsrechte und Berechtigungen:
Inhaber:in
Wie Admin, plus Zugriff auf Rechnungsdaten
Admin
Hat Zugriff auf alle Tabs
Kann das Dashboard mit allen Anwesenheitsstatistiken sehen
Kann Nutzer:innen anlegen, bearbeiten, löschen und Rollen zuweisen
Kann Unternehmens-einstellungen, Integrationen und Büros konfigurieren
Kann jede Ressource buchen, auch persönliche oder Team-Ressourcen
Kann Buchungen für jede Person anlegen, bearbeiten oder löschen
Kann Buchungen für jedes Datum anlegen, bearbeiten oder löschen, auch in der Vergangenheit oder über das Buchungslimit hinaus
Teamleitung
Hat Zugriff auf das Dashboard, kann aber nur die Anwesenheitsstatistiken der eigenen Teams sehen
Kann Buchungen der Teammitglieder anlegen, bearbeiten oder löschen
Nutzer:in
Hat Zugriff auf Kalender, Mein Büro, Räume, Ressourcen, Besucher, Tickets und das Nutzerprofil
Kann Buchungen für sich selbst anlegen, bearbeiten oder löschen, außer in der Vergangenheit oder über das Buchungslimit hinaus
Im Tab Rollen kannst Du zusätzliche Rollen erstellen oder Berechtigungen für Standardrollen überschreiben.
Um eine neue Rolle zu erstellen, klicke auf Neue Rolle hinzufügen und fülle Name und Beschreibung aus. Klicke auf Berechtigungen verwalten und setze Deine eigenen Rechte für jedes benötigte Attribut (wähle sie im Dropdown aus). Klicke auf Unternehmensregeln überschreiben, um die Unternehmensregeln für die ausgewählte Rolle zu überschreiben (Buchungslimit oder Arbeitstage).
Um eine der Standardrollen zu überschreiben, erstelle eine neue Rolle mit genau einem dieser Namen: EMPLOYEE, TEAM_LEAD, MANAGER
Integrationen:
Für jede Integration findest Du direkt in der App eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Klicke einfach auf die Integration, die Du einrichten möchtest, und folge den Schritten aus der Anleitung.
Du kannst jederzeit zu den Unternehmenseinstellungen zurückkehren. Du musst nicht alles perfekt einrichten, bevor Du weitermachst.
Büroeinstellungen:
Wenn Du mehrere Standorte hast, willst Du manche Einstellungen vielleicht auf Büroebene statt auf Unternehmensebene setzen. In einzelnen Büros kannst Du auch zusätzliche Funktionen aktivieren. Gehe zu Office Setup und klicke auf die zwei Punkte rechts neben dem Büro.
Füge Deine Nutzer:innen hinzu
Gehe in der Seitenleiste zu People Management. Du kannst Nutzer:innen auf drei Arten hinzufügen:
Nutzer:innen einzeln hinzufügen, indem Du auf Mitarbeitende hinzufügen klickst und ihre Daten ausfüllst.
Nutzer:innen gesammelt importieren, indem Du auf Mitarbeitende hochladen klickst und eine Datei hochlädst. Das ist der schnellste Weg, wenn Du mehr als 10 Personen hinzufügen willst, aber keine Integration einrichten möchtest.
Alle Mitarbeitenden synchronisieren aus einem HR-System (Personio, BambooHR, HRWorks usw.) oder Azure AD. Gehe zu Company Settings → Integrationen, wähle die Integration aus, und folge den Schritten in der Anleitung.
Nutzer:innen werden nicht automatisch eingeladen, wenn Du sie im System anlegst - Du musst die Einladungen in einem extra Schritt schicken. Wähle dafür die Nutzer:innen aus, die Du einladen willst, und klicke auf das Umschlag-Symbol, das dann erscheint.
Wenn Dein Unternehmen SSO nutzt (Microsoft Entra ID, Okta, OneLogin, Google oder einen anderen SAML-Anbieter), kannst Du das zuerst einrichten, damit sich Nutzer:innen automatisch anmelden und keine separaten Einladungen brauchen. Siehe: Einrichtung von Single Sign-On (SSO).
Mitarbeiter:in-Attribute:
Attribute helfen Dir, Mitarbeitende im Büro mit bestimmten Rollen oder Aufgaben zu markieren. Häufige Beispiele: Brandschutzbeauftragte:r, Ersthelfer:in, Evakuierungshelfer:in, Ansprechperson für mentale Gesundheit, Kontakt für Barrierefreiheit.
Um ein Attribut hinzuzufügen, klicke auf die Person und dann auf Attribute. Dort kannst Du ein vorhandenes Attribut wählen oder ein neues anlegen.
Deinen Kalender verbinden
Yoffix synchronisiert sich mit Outlook und Google Kalender. Dazu gehören auch Buchungen von Besprechungsräumen sowie Status, die mit den persönlichen Kalendern der Mitarbeitenden synchronisiert werden.
Outlook:
Gehe zu Company Settings → Integrations → Tools → MS calendar . Folge den Schritten, um Yoffix in Deinem Microsoft-Mandanten zu autorisieren.
Google Workspace:
Gehe zu Company Settings → Integrations → Tools → Google calendar. Verbinde Dein Google-Konto, um die Kalendersynchronisation und Google-Arbeitsorte zu aktivieren.
MS Teams oder Slack:
Wenn Dein Team Teams oder Slack nutzt, verbinde die Integration, damit Mitarbeitende direkt in den Tools buchen, einchecken und Benachrichtigungen bekommen, die sie sowieso nutzen. Gehe zu Company Settings → Integrations und wähle die passende Integration aus.
Detaillierte Anleitungen für jede Integration findest Du im Bereich Integrationen.
Live schalten
Sobald Dein Büro eingerichtet ist und Deine ersten Nutzer:innen eingeladen wurden, kannst Du live schalten. Prüfe vorher noch ein paar Dinge, bevor Du es dem Team ankündigst:
Mindestens ein Büro ist veröffentlicht und in der App sichtbar
Alle Arbeitsplätze und Räume sind richtig im Grundriss platziert
Bei Arbeitsplätzen und Räumen sind passende Attribute hinterlegt
Alle Mitarbeitenden sind eingeladen und haben ihre Registrierungs-E-Mail bekommen
Die Kalender-Integration ist verbunden und mit einer Person getestet
Die Check-in-Einstellungen passen zu Deiner Büro-Richtlinie
Ankündigung an Dein Team: Die erfolgreichsten Einführungen enthalten eine kurze interne Info dazu, warum Du Yoffix einführst, was Mitarbeitende tun sollen (ihre Bürotage buchen, einchecken usw.) und wohin sie sich bei Fragen wenden können. Deine Yoffix-Ansprechperson aus dem Kundenerfolg kann Dir dafür eine Vorlage geben.
Was kommt als Nächstes
Wenn die Grundlagen laufen, schau Dir das hier an:
QR-Codes - Drucke QR-Codes für Arbeitsplätze aus und platziere sie, damit Mitarbeitende vor Ort per Scan buchen oder einchecken können
Besuchermanagement - Erfasse und verwalte externe Besucher mit Check-in-Abläufen und automatischen Benachrichtigungen an die Gastgeber:innen
Analyse-Dashboard - Verfolge Büroauslastung, Anwesenheitsquote und Tage mit Spitzenbelegung
Mitarbeiter:in-Attribute - Ergänze Fähigkeiten, Zertifikate und Notfallrollen in den Profilen
Verwandte Artikel: Büroeinrichtung · Nutzer:innenverwaltung · Microsoft Single Sign-On (SSO) · Microsoft 365 Kalender-Integration · Analyse und Berichte