So verfolgst Du Anwesenheit, Auslastung und die Einhaltung von Richtlinien im Analytics-Dashboard
Dieser Artikel erklärt, wie Yoffix-Admins und Teamleitungen das Analyse- und Reporting-Dashboard nutzen, um Büroanwesenheit, Arbeitsplatznutzung, die Einhaltung der Hybrid-Richtlinie und monatliche Anwesenheitsberichte zu prüfen. Er zeigt das Auslastungsdiagramm, die Aufteilung zwischen Büro und Homeoffice, Ansichten zur Anwesenheit von Teams und Mitarbeitenden sowie Heatmaps zur Nutzung für Entscheidungen zur Flächenplanung.
Das Dashboard
Das Dashboard zeigt Admins und Teamleitungen in Echtzeit und im Verlauf, wie es um Büroanwesenheit, Arbeitsplatznutzung und die Einhaltung der Hybrid-Richtlinie steht. Du findest es über den Eintrag Dashboard in der linken Seitenleiste.
Admins sehen Daten für die ganze Firma. Teamleitungen sehen Daten nur für ihre Teams.
Büroauslastung
Das Auslastungsdiagramm zeigt, wie hoch die durchschnittliche Belegung der Arbeitsplätze in Prozent ist. Das ist die wichtigste Kennzahl für Entscheidungen zur Flächenplanung:
Wenn die Auslastung dauerhaft niedrig ist, habt ihr vielleicht mehr Arbeitsplätze als nötig, eine Chance, Kosten für Bürofläche zu senken oder Fläche anders zu nutzen.
Wenn die Auslastung dauerhaft nahe 100 % liegt, müsst ihr vielleicht mehr Arbeitsplätze schaffen, eure Hybrid-Richtlinie anpassen oder feste Bürotage auf die Teams staffeln, um Spitzen zu senken.
Nutze die Filter für Büro und Etage, um zu sehen, ob die niedrige oder hohe Auslastung in einem bestimmten Bereich liegt.
Aufteilung zwischen Büro und Homeoffice
Diese Ansicht zeigt das Verhältnis von Mitarbeitenden, die im Büro arbeiten, zu denen, die von zu Hause arbeiten, an einem bestimmten Tag oder über einen Zeitraum. Zusammen mit der Aufschlüsselung nach Wochentag zeigt sie, welche Tage die meiste Büroanwesenheit bringen, nützlich für die Entscheidung, welche Tage ihr als feste Bürotage festlegt, und für die Planung von Reinigung, Catering und Gebäudediensten.
Teams und Anwesenheit der Mitarbeitenden
Die Teamansicht zeigt Dir, welche Teams am häufigsten oder am seltensten kommen, wann ein bestimmtes Team zuletzt gemeinsam im Büro war und wie die Anwesenheit einzelner Mitarbeitender im Vergleich zu ihrem Hybrid-Ziel aussieht.
Die Ampel-Übersicht hebt Teams hervor, deren Einhaltung der Richtlinie auf Kurs ist (grün), knapp darunter oder darüber liegt (gelb) oder unter dem Ziel liegt (rot), so können Teamleitungen und Admins ihre Aufmerksamkeit dorthin lenken, wo sie gebraucht wird.
Anwesenheit der Teams im letzten Monat
Bei Teams mit festgelegten Bürotagen verfolgt das Dashboard, wie oft Teammitglieder an diesen Tagen tatsächlich da sind. Das wird getrennt von der allgemeinen Anwesenheit gezeigt, damit ihr unterscheiden könnt zwischen Mitarbeitenden, die ihre Mindesttage im Büro an anderen Tagen erfüllen, und solchen, die genau die abgestimmten Teamtage verpassen.
Monatlicher Anwesenheitsbericht
Der monatliche Anwesenheitsbericht ist eine automatische E-Mail, die am Ende jedes Monats verschickt wird und die Anwesenheits- und Auslastungsdaten des Zeitraums zusammenfasst.
So aktivierst Du ihn:
Gehe zu Einstellungen → Benachrichtigungen.
Schalte unter Monatsberichte den Bericht ein.
Gib die E-Mail-Adresse oder Verteilerliste ein, die ihn bekommen soll (z. B. facilities@company.com oder ein gemeinsames Team-Postfach).
Der Bericht umfasst dieselben Daten, die auch im Dashboard verfügbar sind: Belegungstrends, Aufteilung zwischen Büro- und Homeoffice-Arbeit, Anwesenheit der Teams, Besucheraufkommen und No-Shows. In allen Zahlen sind inaktive Mitarbeiter automatisch ausgeschlossen, sodass die Zahlen ausschließlich Ihre aktive Belegschaft widerspiegeln. Der Bericht wird als fertige Zusammenfassung zum Teilen bereitgestellt und eignet sich für Büroleiter, Personalverantwortliche oder Führungskräfte, die sich regelmäßig einen Überblick verschaffen möchten, ohne sich im Dashboard anmelden zu müssen.
Wenn Du detailliertere oder maßgeschneiderte Berichte brauchst, die über die normale Monatszusammenfassung hinausgehen, melde Dich bei support@yoffix.com.
Heatmaps
Heatmaps zeigen, welche Arbeitsplätze und Bereiche im Bürogrundriss in einem gewählten Zeitraum am meisten und am wenigsten genutzt werden. Stark genutzte Bereiche erscheinen in warmen Farben, wenig genutzte in kühlen. So lässt sich erkennen, ob euer Büro so aufgeteilt ist, wie Menschen die Fläche wirklich nutzen, zum Beispiel, ob ein bestimmter Bereich ständig zu voll ist, während ein anderer leer bleibt.
Heatmaps gibt es im Enterprise-Plan als Teil der KI-gestützten Flächenoptimierung. Wenn Du einen Business- oder Pro-Plan nutzt und über ein Upgrade sprechen möchtest, melde Dich bei Deiner Ansprechperson im Kundenerfolg oder schreib an support@yoffix.com.