Dieser Artikel erklärt, wie Du Mitarbeitende in Yoffix aufnimmst, in Teams organisierst, Rollen zuweist und Mitarbeitendendaten verwaltest. Für Buchungsregeln und Anwesenheit auf Unternehmensebene sieh Buchungsregeln und Anwesenheit. Für SSO- und HRIS-Integrationen sieh Integrationen.
Nutzende hinzufügen und importieren
Gehe zu Personenverwaltung und wähle die Methode, die zu Deiner Situation passt.
Mitarbeitende einzeln hinzufügen
Am besten für kleine Teams oder wenn Du beim ersten Einrichten einzelne Personen hinzufügst.
Klicke auf Mitarbeitende hinzufügen.
Gib ein: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Team, Position und Rolle.
Optional kannst Du ein Attribut zuweisen, zum Beispiel Erste Hilfe. Siehe unten Mitarbeiter:in-Attribute.
Optional kannst Du einen Buddy zuweisen, also eine Kollegin oder einen Kollegen, deren oder dessen Plan oben im Kalender dieser Mitarbeitenden angezeigt wird. Das ist praktisch fürs Onboarding oder bei engen Zusammenarbeitenden.
Wähle, ob Du die Person direkt einladen willst, dann geht sofort eine Registrierungs-E-Mail raus, oder ohne Zugriff hinzufügen willst. Dann wird die Person ins System aufgenommen und später eingeladen.
Klicke auf Speichern.
Eine Liste von Mitarbeitenden importieren
Am besten, wenn Du mehrere Personen auf einmal hinzufügen willst.
Klicke auf Mitarbeitende hochladen.
Erstelle eine Datei mit allen angegebenen Spalten.
Lade die Datei hoch.
Prüfe die importierten Mitarbeitenden und sende bei Bedarf Einladungen.
Die Spaltennamen müssen exakt zur Vorlage passen. Falsche Formatierung blockiert den Import.
Aus Deinem HR-System oder Verzeichnis synchronisieren
Empfohlen für Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden oder wenn die Daten aus der Personenverwaltung mit einer externen Quelle synchron bleiben sollen.
Gehe zu Unternehmenseinstellungen → Integrationen → Nutzer-Sync.
Wähle Deine Integration aus (Personio, Microsoft Azure AD, SCIM, Workday oder andere) und folge den Einrichtungsschritten.
Wenn die Verbindung steht, werden Mitarbeitende, Teams und Positionen automatisch nach Plan synchronisiert.
Weise Rollen nach der ersten Synchronisierung manuell zu oder ordne sie über die Integration zu, wenn Deine Einrichtung das unterstützt.
Wenn Du eine Sync-Integration nutzt, kannst Du unter Unternehmenseinstellungen → Nutzende Mitarbeitendendaten aus der Nutzersync-Integration aktualisieren aktivieren. Wenn das an ist, überschreiben die Daten aus Deinem HR-System oder Verzeichnis alle manuellen Änderungen in Yoffix. Wenn es aus ist, kannst Du Mitarbeitendendaten direkt in Yoffix bearbeiten, parallel zur Integration.
Mitarbeitende einladen und entfernen
Du kannst eine oder mehrere Mitarbeitende in der Mitarbeitendenliste auswählen und Einladungen senden oder Konten gesammelt löschen.
Wichtig: Admin-Konten kannst Du nicht direkt löschen. Um eine Admin-Person zu entfernen, ändere zuerst die Rolle in eine Nicht-Admin-Rolle und lösche dann das Konto.
Wenn Einladungs-E-Mails nicht bei den Mitarbeitenden ankommen, blockiert der E-Mail-Server Deiner Organisation vielleicht Nachrichten von Yoffix. Bitte Dein IT-Team, Yoffix auf die Allowlist zu setzen. Wenn Du dabei Hilfe brauchst, melde Dich bei support@yoffix.com.
Nutzereinstellungen für das ganze Unternehmen
Bevor Du viele Mitarbeitende hinzufügst, prüfe die Standard-Einstellungen für alle neuen Nutzenden unter Unternehmenseinstellungen → Nutzende:
Standardsprache setzt die Sprache der Oberfläche für alle neuen Mitarbeitenden. Mitarbeitende können das später in ihren Profileinstellungen ändern.
Bearbeiten des Mitarbeitendenprofils deaktivieren bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Profildaten nicht selbst ändern können. Das ist nützlich, wenn alle Daten aus Deinem HR-System kommen müssen.
Datenschutzoptionen für Mitarbeitende legen fest, welche Datenschutzstufen Mitarbeitende für ihre Anwesenheitsdaten wählen können. Die hier freigegebenen Optionen erscheinen in der Auswahl im Profil.
Mitarbeiter:in-Attribute
Attribute sind Labels, die Du Mitarbeitenden zuweist, um Fähigkeiten, Zertifikate, Notfallrollen oder andere wichtige Infos zu erfassen. Sie erscheinen in Arbeitsplatzbuchungen, damit Kolleg:innen relevantes Wissen auf einen Blick sehen können, und Mitarbeitende können damit in My office nach bestimmten Personen suchen.
Häufige Attribute: Erste Hilfe, Brandschutzbeauftragte Person, Mental Health First Aider, IT-Support, zertifizierte Trainerin, zertifizierter Trainer.
Ein Attribut zu einer oder einem Mitarbeitenden hinzufügen
Gehe zu Personenverwaltung.
Suche nach einer oder einem Mitarbeitenden oder klicke darauf.
Klicke auf Attribute.
Wähle ein vorhandenes Attribut aus dem Dropdown oder tippe ein neues ein und drücke Enter.
Klicke auf Speichern.
Du kannst einer oder einem Mitarbeitenden mehrere Attribute zuweisen.
Nach Attribut suchen
Gehe zu My office.
Wähle ein Datum aus.
Klicke im Suchfeld auf Attribute und wähle das Attribut aus, nach dem Du filtern willst.
Die Ergebnisse zeigen alle Mitarbeitenden mit diesem Attribut, inklusive ihres Bürostatus für den gewählten Tag, also ob sie im Büro sind oder wann sie das nächste Mal kommen.
Warum Attribute über den Alltag hinaus wichtig sind
Attribute wie Erste Hilfe oder Brandschutzbeauftragte Person machen es für Mitarbeitende leicht, im Notfall die richtige Person zu finden. Sie helfen auch beim Nachweis von Vorgaben, zum Beispiel unterstützen erfasste Zertifikate über Attribute die ISO-Anforderungen und die Prüfungsvorbereitung.
Teams und Teamleitungen
Teams sind die wichtigste Einheit, um Mitarbeitende zu organisieren, Anwesenheit zu planen und Büropräsenz abzustimmen. Eine Person kann zu mehr als einem Team gehören.
Ein Team anlegen
Gehe zu Personenverwaltung → Teams.
Klicke auf Team hinzufügen.
Gib dem Team einen Namen.
Weise eine Teamleitung zu.
Füge Mitglieder hinzu.
Speichern.
Eine Teamleitung zuweisen
Die Rolle Teamleitung gibt einer Person die Möglichkeit, Buchungen für die Teammitglieder zu verwalten, Team-Bürotage anzulegen und die Anwesenheitsdaten des Teams im Dashboard zu sehen. Du kannst eine Teamleitung beim Erstellen oder Bearbeiten eines Teams zuweisen oder im Profil einer einzelnen Mitarbeitendenperson die Rolle auf Teamleitung setzen.
Teamleitungen können außerdem die Details der Mitarbeitenden in ihrem Team direkt hinzufügen, bearbeiten und löschen, sie brauchen dafür keinen Admin-Zugriff für die Verwaltung auf Teamebene.
Teamregeln für Anwesenheit festlegen
Jedes Team kann eigene Anwesenheitsregeln haben, die die Standardwerte des Unternehmens überschreiben. In den Teameinstellungen kannst Du festlegen:
Mindestzahl an Bürotagen pro Woche oder Monat
Bürotage, also feste Wochentage, an denen das Team gemeinsam im Büro sein soll, zum Beispiel jeden Mittwoch. Bürotage steuern die gemeinsame Präsenz, ohne festzulegen, welchen Arbeitsplatz jede Person buchen muss.
Buchungszeitraum für Teams, also wie weit im Voraus Teammitglieder Buchungen machen können. Diese Einstellung überschreibt die Unternehmenseinstellung, wenn beide gesetzt sind.
Positionen
Positionen sind Jobtitel oder Funktionslabels, zum Beispiel "Product Manager" oder "Account Executive", die Mitarbeitenden zugewiesen werden können. Sie sind getrennt von Rollen, die Berechtigungen steuern, und von Teams, die Anwesenheit und Buchungszugriff steuern. Positionen erscheinen in Mitarbeitendenprofilen und können in der Personenverwaltung zum Filtern genutzt werden.
Buddy-System
Jede Mitarbeitende kann einen Buddy zugewiesen bekommen, also eine Kollegin oder einen Kollegen, deren oder dessen Wochenplan oben im Kalender erscheint. Admins und Teamleitungen können Buddies zuweisen, wenn sie ein Mitarbeitendenprofil bearbeiten. Das ist besonders nützlich für neue Mitarbeitende, die die Bürotage einer Mentorin, eines Mentors oder einer engen Zusammenarbeitenden Person sehen müssen.
Rollen und Rechte
Rollen steuern, was eine Nutzerin oder ein Nutzer in Yoffix sehen und tun kann. Es geht dabei um Zugriffsrechte, nicht um Jobtitel. Yoffix bringt vier Standardrollen mit. Du kannst auch eigene Rollen anlegen, wenn Du mehr Feinkontrolle brauchst.
Standardrollen
User Standardzugriff für Mitarbeitende. Kann Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Ressourcen für sich selbst oder für Besucher buchen. Kann keine persönlichen Arbeitsplätze oder Arbeitsplätze buchen, die Mitgliedern anderer Teams zugewiesen sind.
Team lead Alles, was ein User kann, plus: kann Buchungen für Teammitglieder anlegen, bearbeiten und löschen; kann Team-Bürotage für seine Teams anlegen; hat Zugriff auf Anwesenheitsdaten auf Teamebene im Dashboard; kann alle Buchungen der Teammitglieder sehen, unabhängig von den individuellen Datenschutzeinstellungen.
Admin Voller Zugriff im Betrieb. Kann alle Buchungen der Nutzenden anlegen, bearbeiten und löschen; hat Zugriff auf Unternehmenseinstellungen, Büroeinrichtung und Personenverwaltung; kann jeden Arbeitsplatz, Raum, jede Zone, jeden Parkplatz oder jede Ressource buchen; kann alle Buchungen der Nutzenden sehen, unabhängig von den Datenschutzeinstellungen; kann Integrationen einrichten und Regeln für Hybridrichtlinien konfigurieren.
Owner Wie Admin, zusätzlich mit Zugriff auf Rechnungen und Abo-Verwaltung. In der Regel gibt es pro Konto eine Owner-Person, also die Person, die das Unternehmen registriert hat.
Eine eigene Rolle anlegen
Wenn die Standardrollen nicht zu Deiner Unternehmensstruktur passen, lege eigene Rollen mit bestimmten Rechten an.
Gehe zu Unternehmenseinstellungen → Rollen.
Klicke auf Neue Rolle hinzufügen.
Gib der Rolle einen Namen und eine Beschreibung, zum Beispiel "Office manager" , verwaltet Büros und Ressourcen, hat aber keinen vollen Admin-Zugriff.
Lege die erlaubten Aktionen für jeden Bereich fest: Buchungen, Mitarbeitende, Büroeinrichtung, Berichte und so weiter.
Klicke auf Bestätigen.
Halte die Zahl der Rollen überschaubar. Zu fein aufgeteilte Rollen werden mit der Zeit schwer zu pflegen.
Eine Rolle einer oder einem Mitarbeitenden zuweisen
Gehe zu Personenverwaltung → Mitarbeitende.
Klicke auf den Namen einer oder eines Mitarbeitenden.
Wähle die Rolle im Dropdown Rolle aus.
Speichern.
Um Rollen für mehrere Mitarbeitende auf einmal zu ändern, wähle sie über die Checkboxen in der Mitarbeitendenliste aus und nutze das Menü für Sammelaktionen, um eine Rolle zuzuweisen.
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