So richtest du dein Büro in Yoffix ein

Dieser Leitfaden erklärt, wie Administratoren Büros, Grundrisse, Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze, Zonen, Catering und buchbare Büro-Ausstattung in Yoffix konfigurieren können.

Büro & Räume erstellen

1. Gehe zu Büroeinrichtung → Büro hinzufügen und gib ein:

• Büroname

• Adresse

• Bürozeiten

• Zeitzone (erforderlich für korrekte Kalendersynchronisation)

• Planungshorizont für Nutzende

• (optional) die Externe Büro-ID für Google Kalender-Integration.

2. Klicke auf Raum hinzufügen.

3. Lade deinen Grundriss hoch.

Arbeitsplätze erstellen

1. Klicke auf den Grundriss, um einen Arbeitsplatz zu platzieren.

Du kannst definieren:

• Arbeitsplatz-ID (erforderlich für QR-Code-Check-in)

• Tags / Attribute für bequemes Filtern (z.B. Doppelmonitor, Stehpult, Fenster, etc.)

• Verfügbarkeit (alle, persönlich, Teams, nicht verfügbar)

2. Aktiviere QR-Code Arbeitsplatzbuchung

Wähle Plätze aus und generiere ein PDF mit QR-Codes zum Drucken. Diese Codes ermöglichen Arbeitsplatzbuchung und Check-in per QR-Scan.

Besprechungsräume erstellen

Für jeden Raum definiere:

• Name

• Kapazität

• Tags (z.B. Whiteboard, Beamer, etc.)

Nutze die Verknüpfte Raum Funktion, wenn ein großer Raum in kleinere Einheiten aufgeteilt werden kann.

Zonen erstellen

Zonen ermöglichen es dir, Bereiche innerhalb des Büros zu gruppieren.

Du kannst:

• Eine Farbe zuweisen

• Tags hinzufügen (z.B. ruhig, hundefreundlich, etc.)

• Verfügbarkeit steuern

Admins können Zonen für Teamevents buchen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende zusammen sitzen.

Parkplätze erstellen

Erstelle Parkplätze mit:

• ID

• Tags

• Verfügbarkeitsregeln

Büro-weite Funktionen konfigurieren

Jedes Büro hat Allgemeine Einstellungen für globales Verhalten (Büro-Einstellungen → Allgemeine Einstellungen).

Kernbüroinformationen

Catering

• Catering aktivieren

• Benachrichtigungs-Mail hinzufügen

• Bestellbare Artikel definieren

Nutzende können Catering bei der Buchung von Besprechungsräumen hinzufügen.

Ressourcen (Ausstattung)

Du kannst Artikel erstellen, die Mitarbeitende im Büro buchen können (z.B. Ausrüstung, Firmenfahrzeuge, etc.). Gehe zu Ressourcen -> Allgemeine Einstellungen und schalte Ressourcen aktivieren um. Du kannst eine E-Mail der verantwortlichen Person hinzufügen, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine Ausstattung gebucht wird, z.B. ein Büroleiter.

Klicke anschließend auf Artikel und füge einen Artikel hinzu, den du buchbar machen möchtest. Du kannst ein Foto, den Namen und die Beschreibung hinzufügen und festlegen, ob sie unabhängig oder nur zusammen mit einem Arbeitsplatz oder Raum buchbar sind.

Besuchermanagement

Wenn in deinem Plan enthalten, kannst du Besuchermanagement aktivieren. Gehe zu Besuchern und schalte Besuchermanagement aktivieren um.

Konfiguriere anschließend:

Tickets (Serviceanfragen)

1. Büroeinstellungen → Tickets.

2. Schalte Tickets aktivieren um.

3. Gib E-Mails für Benachrichtigungen ein (Facility Management Team).

4. Nutzende reichen Anfragen (IT-Hilfe, Wartung) neben Buchungen ein.

Check-in-Einstellungen

Arbeitsplatzbuchung

Raumbuchung

• Schalte Check-in aktivieren um (einfacher für Räume).