So richtest Du Dein Büro ein: Arbeitsplätze, Räume, Bereiche, Schlagwörter und QR-Codes

Dieser Artikel deckt alles ab, was Admins brauchen, um die physische und die organisatorische Struktur ihrer Arbeitsumgebung in Yoffix einzurichten: vom Anlegen des Firmenkontos über Grundrisse und Zonen bis hin zum Einrichten von QR-Codes und dem Anpassen der Erfahrung für Dein Team.

Wenn Du wissen willst, wie Du Nutzende, Teams und Rollen verwaltest, schau unter Nutzerverwaltung nach. Für Buchungsregeln und Anwesenheit schau unter Buchungsregeln und Anwesenheit nach.

Firmenregistrierung und erste Einrichtung

Konto anlegen

Geh auf die Yoffix-Anmeldeseite unter app.yoffix.com. Gib Deine Firmen-E-Mail-Adresse ein, fülle das Formular aus und sende es ab. Öffne die Bestätigungs-E-Mail von Yoffix und klicke auf den Bestätigungslink. Beim ersten Login wirst Du gebeten, Dein Profil und die Firmendaten auszufüllen.

Dein Konto ist jetzt erstellt. Du bist der Owner, also die einzige Rolle mit Zugriff auf die Abrechnung und alle Admin-Funktionen.

Firmenprofil einrichten

Geh in der linken Seitenleiste zu Firmeneinstellungen.

Unter Kontoinformationen kannst Du Folgendes hinzufügen oder ändern:

• Firmenname und Adresse

• Firmenlogo, erscheint in der ganzen App und in Benachrichtigungs-E-Mails an Mitarbeitende

Buchungs- und Anwesenheitsregeln festlegen

Geh zu Firmeneinstellungen → Buchung und Anwesenheit, um die Grundregeln dafür festzulegen, wie Dein Team das Büro bucht.

Benachrichtigungen einrichten

Geh zu Firmeneinstellungen → Benachrichtigungszentrale, um zu verwalten, welche automatischen Nachrichten Yoffix sendet und wann.

Check-in-Benachrichtigungen

• Aktiviere Check-in EIN, wenn Mitarbeitende ihre Arbeitsplatzreservierung aktiv bestätigen müssen.

• Plattform für den Check-in, wähle aus, wo Mitarbeitende bestätigen: in der Web-App, in der Mobile App oder per QR-Code.

• Check-in-Erinnerung senden vor, wie weit im Voraus die Erinnerung verschickt wird, zum Beispiel 30 Minuten vor Beginn der Buchung.

• Reservierung stornieren nach, wie lange nach Buchungsstart eine nicht bestätigte Buchung automatisch freigegeben und für andere verfügbar wird.

• Check-in für persönliche Arbeitsplätze deaktivieren, wenn aktiv, ist Check-in nur für geteilte Arbeitsplätze nötig, nicht für zugewiesene persönliche Arbeitsplätze.

Anwesenheit in der nächsten Woche Aktiviere eine wöchentliche Zusammenfassungs-E-Mail, damit Mitarbeitende ihre geplanten Bürotage für die kommende Woche sehen können. Lege Tag und Uhrzeit fest, an denen die E-Mail rausgeht, zum Beispiel jeden Freitag um 16:00 Uhr.

Monatsberichte Aktiviere automatische monatliche Anwesenheitsberichte und gib die E-Mail-Adresse oder Verteilerliste an, die sie bekommen soll, zum Beispiel facilities@company.com.

Dein Büro festlegen: Standorte, Etagen und Arbeitsplätze

Ein Büro anlegen

Geh zu Büroeinrichtung → Büro hinzufügen und gib Folgendes ein:

• Büroname, zum Beispiel "Berlin HQ"

• Adresse

• Bürozeiten

• Zeitzone, wichtig für die richtige Kalendersynchronisation mit Outlook und Google

• Buchungsfenster für Nutzende, wie weit im Voraus Mitarbeitende in diesem konkreten Büro buchen können, überschreibt die Firmenvorgabe, falls gesetzt

• Externe Büro-ID, nur nötig, wenn Du die Google-Calendar-Integration nutzt

Jeder physische Standort ist ein eigenes Büro. Füge alle Standorte hinzu, bevor Du die Grundrisse anlegst.

Grundriss hochladen

Klicke im Büro auf Büro hinzufügen und lade dann das Bild Deines Grundrisses hoch, PNG oder JPG. Eine einfache Skizze reicht oft schon, sie muss keine technische Zeichnung sein, solange der Aufbau klar genug ist, damit sich Mitarbeitende orientieren können.

Wir bieten auch eigene 3D-Grundrisse an, perfekt auf unsere UI zugeschnitten. Sie sind im Pro-Abonnement enthalten. Wenn Du den Business-Plan nutzt, kannst Du sie separat kaufen. 

Du kannst sie benennen, zum Beispiel "Etage 2" oder "Westflügel", damit die Navigation für Mitarbeitende leichter wird.

Arbeitsplätze hinzufügen

Klicke auf das Stift-Symbol, um den Bereichseditor zu öffnen. Klicke irgendwo auf den Grundriss, um einen Arbeitsplatz zu platzieren. Für jeden Arbeitsplatz kannst Du Folgendes festlegen:

• Arbeitsplatz-ID, eine eindeutige Kennung, zum Beispiel A-01 oder B-12. Nötig, wenn Du für diesen Arbeitsplatz QR-Codes erstellen willst.

• Attribute/Tags, Ausstattung und Funktionen, nach denen Mitarbeitende filtern können, zum Beispiel Steharbeitsplatz, zwei Monitore, Fensterplatz, Ruhezone. Siehe unten Attribute zu Arbeitsplätzen und Räumen hinzufügen.

• Verfügbarkeit, steuert, wer den Arbeitsplatz buchen kann:

  • Für alle verfügbar, verfügbar für alle Mitarbeitenden, Standard

  • Persönlich, einer bestimmten Person zugewiesen, nur diese kann ihn buchen

  • Team, nur Mitglieder des oder der zugewiesenen Teams können ihn buchen

  • Nicht verfügbar, gesperrt, von niemandem buchbar

Tipp: Lege Deine Arbeitsplatz-IDs von Anfang an einheitlich fest, zum Beispiel nach Etage und Reihenfolge, 101, 102, 103 auf Etage 1, 201, 202, 203 auf Etage 2. Wenn Du die IDs später änderst, musst Du die QR-Codes neu drucken.

Besprechungsräume hinzufügen

Klicke in der Werkzeugleiste des Grundriss-Editors auf das Raum-Symbol und dann auf den Grundriss, um ihn zu platzieren. Für jeden Raum legst Du Folgendes fest:

• Name, zum Beispiel "Boardroom" oder "Focus Room A"

• Kapazität

• Attribute/Tags, zum Beispiel Whiteboard, Beamer, Videokonferenz, Catering möglich

• Freigabe nötig, optional, wenn Nutzende den Raum buchen wollen, schicken sie eine Anfrage, die freigegeben werden muss 

• Verantwortliche Person, optional, diese Person bekommt eine Nachricht, wenn der Raum gebucht wird

• Fotos, optional, Du kannst Fotos des Raums hochladen, damit die Orientierung leichter wird

Wenn ein großer Raum in kleinere Einheiten geteilt werden kann, nutze die Funktion Verknüpfter Raum, um sie zu verbinden. Wenn der große Raum gebucht ist, werden die verknüpften kleineren Räume gesperrt, und umgekehrt.

Parkplätze hinzufügen

Klicke in der Werkzeugleiste des Grundriss-Editors auf das Parkplatz-Symbol und platziere Parkplätze auf dem Plan, oder füge sie als Liste hinzu, wenn Du kein Bild vom Parkplatz-Layout hast. Lege für jeden Parkplatz eine ID, passende Tags, zum Beispiel Laden für E-Autos, barrierefrei, Motorrad, und die Verfügbarkeitsregeln fest.

Zonen und Team-Bereiche anlegen

Zonen sind benannte Bereiche auf dem Grundriss, die Mitarbeitende als Ganzes buchen können, ohne einen bestimmten Arbeitsplatz auszuwählen. Das ist praktisch für flexible Sitzplätze, Bereiche für Teamarbeit oder Flächen ohne feste Arbeitsplätze.

Wofür Zonen gut sind

• Team-Bereiche, reserviere einen Bereich der Etage für ein bestimmtes Team an den Tagen, an denen es da ist

• Projektbereiche, gruppiere Arbeitsplätze vorübergehend für ein bereichsübergreifendes Projekt

• Offene Bereiche ohne Arbeitsplätze, Konferenzbereiche, Lounges oder informelle Zonen für Zusammenarbeit, in denen Mitarbeitende einfach einen Platz im Bereich buchen

• Wechselnde Hybridpläne, gib verschiedenen Teams an unterschiedlichen Wochentagen Zugriff auf eine Zone

Eine Zone anlegen

Klicke im Grundriss-Editor in der Werkzeugleiste auf das Zonensymbol und zeichne die Zone auf den Grundriss. Für jede Zone legst Du Folgendes fest:

• Name, zum Beispiel "Sales Team Area", "Ruhezone" oder "Projekt Alpha"

• Farbe, wird auf dem Grundriss angezeigt, damit sich Zonen optisch unterscheiden lassen

• Tags, werden zum Filtern genutzt, zum Beispiel "hundefreundlich" oder "zwei Monitore"

• Kapazität, setze das für Zonen ohne einzelne Arbeitsplätze, damit Yoffix weiß, wie viele Mitarbeitende gleichzeitig darin buchen können

• Verfügbarkeit, Du kannst eine Zone genauso wie einzelne Arbeitsplätze auf bestimmte Teams beschränken

Zonenbuchung ohne Arbeitsplätze

Für gemeinsame Bereiche ohne feste Arbeitsplätze, also Konferenzbereiche, Lounges oder offene Projektflächen, kannst Du eine Zonenkapazität festlegen, ohne einzelne Arbeitsplatz-Markierungen zu setzen. Mitarbeitende buchen "einen Platz in der Zone", und Yoffix zählt mit, wie viele Personen bereits gebucht haben, bis zur festgelegten Kapazität.

Arbeitsplätze und Zonen bestimmten Teams zuweisen

Klicke auf einen Arbeitsplatz oder eine Zone auf dem Grundriss. Im Bereich rechts unter Verfügbarkeit wählst Du Team aus und suchst die Teams aus, die Zugriff bekommen sollen. Nur Mitglieder dieser Teams sehen den Arbeitsplatz oder die Zone als buchbar.

Wöchentliche Verfügbarkeitsregeln für Teams festlegen

Wenn Du die Verfügbarkeit auf Team setzt, kannst Du noch feiner steuern, indem Du für jedes Team bestimmte Tage festlegst. Das funktioniert so: 

• An Tagen, die für ein Team ausgewählt sind, können alle buchen, auch das ausgewählte Team 

• An Tagen, die für ein Team nicht ausgewählt sind, können alle außer dem ausgewählten Team buchen 

Wenn Du zum Beispiel für das Team IT Mo, Mi und Fr auswählst, heißt das, dass an Montagen, Mittwochen und Freitagen alle Teams diese bestimmte Ressource buchen können, und an allen anderen Tagen können alle Teams außer IT sie buchen. 

Attribute zu Arbeitsplätzen, Räumen, Zonen und Parkplätzen hinzufügen

Attribute, auch Tags genannt, sind Labels, die Du an Ressourcen hängst, damit Mitarbeitende bei der Suche nach dem passenden Bereich nach Ausstattung oder Funktionen filtern können.

Attribute hinzufügen

1. Öffne in Büroeinrichtung das Büro und wähle eine Ressource aus.

2. Klicke im Bereich rechts auf Tags.

3. Gib einen Tag-Namen ein, zum Beispiel "Steharbeitsplatz", "zwei Monitore" oder "Fenster", und drücke Enter.

4. Wiederhole das für weitere Tags.

Häufige Tags für Arbeitsplätze: Steharbeitsplatz, zwei Monitore, ein Monitor, Fenster, Ruhezone, Telefonkabine, nahe am Drucker, barrierefrei.

Häufige Tags für Räume: Videokonferenz, Beamer, Whiteboard, Catering möglich, barrierefrei, Außenfenster, Telefonkonferenz.

Wie Mitarbeitende Attribute nutzen

Wenn Mitarbeitende einen Arbeitsplatz oder Raum buchen, können sie im Filterbereich unter Mein Büro oder in der Ansicht Räume ein oder mehrere Attribute auswählen. Der Grundriss oder die Raumliste zeigt dann nur noch Bereiche, die zu allen ausgewählten Filtern passen.

Grundrisse aktualisieren

Wenn sich Dein Bürlayout ändert, neue Arbeitsplätze dazukommen, ein Bereich umgebaut wird oder ein Raum eine andere Nutzung bekommt, kannst Du das Grundrissbild jederzeit aktualisieren, ohne bestehende Buchungen zu stören.

So aktualisierst Du einen Grundriss

1. Geh zu Büroeinrichtung und öffne das Büro.

2. Klicke bei der Etage, die Du aktualisieren willst, auf das Drei-Punkte-Menü.

3. Wähle Grundrissbild ersetzen und lade das neue Bild hoch.

4. Das neue Bild wird unter Deinen bestehenden Markierungen für Arbeitsplätze und Räume geladen. Bestehende Buchungen bleiben unverändert.

5. Ziehe jede Markierung für Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz an die neue Position auf dem aktualisierten Plan.

Wichtig: Lösche beim Aktualisieren des Grundrisses keine bestehenden Markierungen für Arbeitsplätze, Räume oder Parkplätze, sonst werden alle zukünftigen Buchungen für diese Ressourcen storniert. Verschiebe sie stattdessen auf dem neuen Bild. 

Neue Arbeitsplätze oder Räume hinzufügen

Nachdem Du den aktualisierten Plan hochgeladen hast, setzt Du neue Markierungen für Arbeitsplätze oder Räume einfach an die richtige Stelle. Neue Ressourcen sind sofort buchbar, sobald sie gespeichert sind.

QR-Codes für Arbeitsplätze einrichten

Mit QR-Codes können Mitarbeitende einen Arbeitsplatz buchen oder per Scan eines auf dem Arbeitsplatz angebrachten Codes mit dem Handy einchecken, ohne die App erst öffnen zu müssen.

Schritt 1: Jedem Arbeitsplatz eine Arbeitsplatz-ID zuweisen

Jeder Arbeitsplatz braucht eine eindeutige Arbeitsplatz-ID, bevor ein QR-Code erstellt werden kann.

1. Geh zu Büroeinrichtung und öffne das Büro.

2. Klicke auf einen Arbeitsplatz auf dem Grundriss.

3. Gib im Bereich rechts eine eindeutige Arbeitsplatz-ID ein, zum Beispiel A-01 oder 101.

4. Wiederhole das für alle Arbeitsplätze, die Du einbeziehen willst.

Ein einheitliches ID-Format nach Etage und Zone macht es Mitarbeitenden leichter, Arbeitsplätze in großen Büros zu finden.

Schritt 2: Das QR-Code-PDF erstellen

1. Klicke im Grundriss-Editor in der unteren Werkzeugleiste auf das QR-Code-Symbol.

2. Wähle die Arbeitsplätze aus, für die Du Codes erstellen willst, oder klicke auf Alles auswählen.

3. Klicke auf Auswahl drucken.

4. Ein PDF wird erstellt und automatisch heruntergeladen. Jede Seite enthält einen QR-Code, darunter steht die Arbeitsplatz-ID.

Schritt 3: Codes drucken und anbringen

Du kannst das PDF selbst drucken und die Codes mit selbstklebenden Etiketten an den Arbeitsplätzen anbringen. Alternativ kannst Du QR-Code-Aufkleber in Deinem Firmen-Design professionell drucken lassen, sprich dafür Deine Ansprechperson aus dem Yoffix Customer-Success-Team an oder schreib an support@yoffix.com.

Schritt 4: QR-Code-Check-in aktivieren

QR-Codes funktionieren für Buchung und Check-in, aber der Check-in per QR-Code muss an zwei Stellen aktiviert sein:

Auf Firmenebene: Geh zu Firmeneinstellungen → Benachrichtigungszentrale → Check-in → Plattform für den Check-in und wähle QR-Code aus.

Auf Büroebene: Geh zu Büroeinrichtung → klicke im Büro auf das Menü mit den zwei Punkten → Einstellungen → Check-in → Arbeitsplatzbuchung. Aktiviere den Check-in und prüfe, ob QR-Code als Plattform ausgewählt ist.

Für Besprechungsräume machst Du das Gleiche unter Check-in → Raumbuchung. Du kannst QR-Codes außerhalb der Räume anbringen, damit Mitarbeitende per Scan des Codes an der Tür einchecken, ganz ohne Tablet, obwohl Tablets auch unterstützt werden.

Sobald beide Einstellungen aktiv sind, können Mitarbeitende jeden QR-Code an einem Arbeitsplatz scannen, um ihn zu buchen oder ihre bestehende Buchung mit einem Fingertipp zu bestätigen.

Branding: Logo, Beschilderung und E-Mail-Vorlagen

Firmenlogo

Lade Dein Logo unter Firmeneinstellungen → Kontoinformationen hoch, indem Du auf den Platzhalter für das Logo klickst. Unterstützte Formate: PNG, JPG, SVG. Das Logo erscheint im App-Header und in allen automatischen E-Mails an Mitarbeitende, also Buchungsbestätigungen, Check-in-Erinnerungen und Wochenübersichten zur Anwesenheit.

Branding für Tablet und Empfangsbildschirm

Wenn Du Yoffix am Empfang im Tablet-Modus oder auf Raumdisplays nutzt, kannst Du anpassen, was Mitarbeitende und Besucher auf dem Bildschirm sehen.

Geh zu Büroeinrichtung → klicke im Büro auf das Menü mit den zwei Punkten → Einstellungen → Besucher:

• Lege eine Markenfarbe fest, die zu Deinem Firmenauftritt passt

• Bearbeite den Begrüßungstext, der auf dem Empfangsbildschirm angezeigt wird

• Bearbeite die Einladungs-E-Mail 

• Verlinke Deine Datenschutzerklärung 

Büroeinstellungen

Jedes Büro hat eigene Einstellungen, die die Standardwerte auf Firmenebene ergänzen. Du findest sie unter Büroeinrichtung → klicke im Büro auf das Menü mit den drei Punkten → Einstellungen.

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