Créez votre compte d’entreprise, ajoutez des bureaux, des salles, reliez le calendrier, définissez des règles, des codes QR
Bienvenue sur Yoffix. Ce guide vous accompagne dans la configuration initiale pour que votre équipe puisse commencer à réserver des bureaux, des salles et des places de parking le plus vite possible. Prévoyez environ 30 à 60 minutes pour terminer la configuration de base.
Vous avez besoin du rôle Owner ou Admin pour accéder à tout ce qui est décrit ici. Si vous êtes la première personne à inscrire votre entreprise, vous êtes automatiquement Owner.
La suite de la configuration
Suivez ces étapes dans l’ordre — chacune s’appuie sur la précédente.
Créez votre site
Configurez les paramètres de votre entreprise et de votre site
Ajoutez vos utilisateurs
Connectez votre calendrier ou Microsoft 365 / Google Workspace
Définissez les règles de réservation et de présence
Passez en ligne
Ce guide explique comment les administrateurs peuvent configurer les sites, les plans d’étage, les bureaux, les salles de réunion, le parking, les zones, la restauration et les ressources de bureau réservables dans Yoffix.
Créez votre site
Allez dans Office Setup dans la barre latérale.
Ajoutez un emplacement. Cliquez sur Ajouter un bureau et saisissez le nom du site, l’adresse, les horaires de travail et le fuseau horaire. Si vous prévoyez d’activer l’intégration avec Google Working Locations, saisissez l’ID de votre site. Dans « horizon de planification pour les utilisateurs », vous pouvez définir jusqu’à combien de temps à l’avance les utilisateurs peuvent réserver leurs postes. Ce paramètre peut aussi être configuré globalement (on y revient plus bas), donc vous n’avez besoin d’utiliser le réglage propre au site que si vous voulez définir des valeurs différentes selon les sites.
Si vous avez plusieurs sites, ajoutez-les tous — les employés pourront choisir sur quel site ils réservent.
Importez votre plan d’étage. Pour chaque site, importez une image du plan d’étage (PNG ou JPG). Yoffix superpose la couche de réservation interactive sur votre image. Si vous n’avez pas d’image de plan d’étage, un simple schéma suffit — ce n’est pas obligé d’être un plan d’architecte.
Nous proposons aussi des plans d’étage 3D sur mesure, parfaitement adaptés à notre interface. Ils sont inclus dans l’abonnement Pro. Si vous êtes sur l’offre Business, vous pouvez les acheter séparément.
Ajoutez des bureaux, des salles et des zones.
Cliquez sur l’icône crayon sur le plan d’étage pour ouvrir l’éditeur d’espace.
Placez les bureaux sur le plan en cliquant là où ils doivent apparaître.
Ajoutez un ID à chaque bureau (le champ Name ). C’est obligatoire si vous prévoyez d’utiliser des QR codes ; sinon, c’est facultatif. Mais on vous conseille quand même d’ajouter des IDs pour que les utilisateurs comprennent plus facilement quel bureau ils ont réservé. Les IDs seront affichés dans le récapitulatif de réservation.
Ajoutez les salles de réunion et les places de parking de la même façon.
Regroupez les bureaux en zones si vous voulez autoriser la réservation par zone (par ex. « espace équipe commerciale », « zone calme »). Les zones permettent aux employés de réserver un bureau dans une zone sans choisir un bureau précis, et vous pouvez leur définir des règles détaillées de disponibilité.
Définissez la disponibilité des réservations (bureaux, salles, zones, places de parking).
Par défaut, toutes les ressources sont accessibles à tous les employés.
Pour créer une ressource personnelle (attribuée à une seule personne), cliquez sur le bureau → Disponibilité → Personnel → attribuez l’employé.
Pour créer une ressource d’équipe (réservable seulement par une équipe précise), cliquez sur le bureau → Disponibilité → Équipe → sélectionnez l’équipe.
Disponibilité des réservations selon l’équipe.
Si vous réglez la disponibilité sur Équipe, vous pouvez aller encore plus loin en définissant des jours précis pour chaque équipe. Ça fonctionne comme ça :
Les jours sélectionnés pour une équipe, tout le monde peut réserver, y compris cette équipe
Les jours non sélectionnés pour une équipe, tout le monde sauf cette équipe peut réserver
Par exemple, si vous choisissez lun., mer., ven. pour l’équipe IT, cela veut dire que les lundis, mercredis et vendredis, toutes les équipes peuvent réserver cette ressource précise, et que les autres jours, toutes les équipes sauf IT peuvent la réserver.
Ajoutez des attributs aux ressources.
Les attributs permettent aux employés de filtrer par équipements quand ils cherchent un bureau, une salle ou une place de parking. Exemples courants : bureau assis-debout, double écran, cabine téléphonique, accès fauteuil roulant, projecteur, visioconférence. Cliquez sur la ressource, puis sur Ajouter des tags. Ajoutez les attributs qui sont utiles pour votre site.
QR codes
Si vous voulez activer la réservation et le check-in via des QR codes, vérifiez d’abord que chaque bureau a bien un ID. Cliquez sur le symbole QR code ci-dessous → Tout sélectionner → Imprimer la sélection. Un fichier avec les codes sera téléchargé. Ce sont nos QR codes standard, que vous pouvez imprimer vous-même. Nous proposons aussi des autocollants QR code personnalisés avec votre logo et votre identité visuelle d’entreprise, imprimés par des pros et envoyés chez vous. Ils coûtent 1 EUR/autocollant.
Pour un guide complet de l’éditeur d’espace, voir : le guide Office Setup.
Configurez les paramètres de l’entreprise et du site
Allez dans Company Settings (en bas à gauche de la barre latérale).
Commencez par l’onglet Account information :
Nom et logo de l’entreprise — votre logo s’affiche dans l’app et dans les e-mails envoyés aux employés. Si vous voulez que les modèles d’e-mail et l’écran de connexion reprennent votre charte, importez-le ici.
Réservation et présence :
Horizon de planification pour les utilisateurs — jusqu’à combien de temps à l’avance les utilisateurs peuvent faire des réservations.
Interdire les réservations récurrentes au-delà de l’horizon de planification — si cette option est activée, les réservations récurrentes ne dépasseront pas la limite de réservation que vous avez définie.
Semaine de travail — définissez quels jours sont des jours travaillés. Cela contrôle les jours qui apparaissent dans le calendrier pour la réservation.
Rendre les postes personnels/d’équipe non réservés accessibles à tout le monde — si cette option est activée, les bureaux attribués à des personnes ou à des équipes précises deviennent accessibles à tout le monde s’ils ne sont pas réservés à l’avance (vous pouvez définir une limite).
Supprimer les données de présence des utilisateurs — si cette option est activée, toutes les données de réservation seront supprimées après le délai indiqué.
Centre de notifications :
Check-in — si cette option est activée, les utilisateurs recevront une notification leur demandant de confirmer leur réservation à chaque fois qu’ils réservent un bureau. S’ils ne font pas le check-in dans le délai prévu, le bureau sera libéré et leur réservation sera supprimée. Vous pouvez définir la fenêtre de check-in et choisir où les utilisateurs recevront la notification.
Présence de la semaine prochaine — si cette option est activée, les utilisateurs recevront chaque semaine un récapitulatif de leurs réservations / un rappel de réserver s’ils ne l’ont pas fait. Vous pouvez préciser le jour et l’heure d’envoi de la notification.
Rapports mensuels — si cette option est activée, un rapport détaillé de présence sera envoyé aux adresses e-mail indiquées à la fin de chaque mois.
Utilisateurs :
Langue par défaut pour les nouveaux employés — langue de l’interface définie automatiquement pour les utilisateurs qui s’inscrivent après la mise à jour de ce paramètre.
Mettre à jour les données employé depuis la synchronisation des utilisateurs — si cette option est activée, les données employé (nom, poste, équipe) provenant de votre synchronisation utilisateur (par exemple Personio, Azure AD, HRWorks, etc.) seront considérées comme la source de vérité et écraseront toute modification faite manuellement dans Yoffix.
Désactiver la modification du profil employé — si cette option est activée, les utilisateurs ne pourront pas modifier eux-mêmes les données employé (nom, poste, équipe).
Paramètres de confidentialité disponibles pour les employés — définissez quelles options de confidentialité sont proposées aux utilisateurs.
Confidentialité par défaut pour les nouveaux employés — choisissez le paramètre de confidentialité pour les utilisateurs qui s’inscrivent après la mise à jour de ce réglage.
Rôles :
Par défaut, Yoffix propose quatre rôles : Owner, Admin, Team lead, User. Ils ont les droits et permissions suivants :
Owner
Identique à Admin, avec en plus l’accès aux infos de facturation
Admin
A accès à tous les onglets
Peut voir le tableau de bord avec toutes les stats de présence
Peut créer/modifier/supprimer des utilisateurs et attribuer des rôles
Peut configurer les paramètres de l’entreprise, les intégrations et les sites
Peut réserver n’importe quelle ressource, y compris personnelles ou d’équipe
Peut créer/modifier/supprimer la réservation de n’importe quel utilisateur
Peut créer/modifier/supprimer une réservation pour n’importe quelle date, y compris dans le passé ou au-delà de la limite de réservation
Team lead
A accès au tableau de bord, mais ne peut voir que les stats de présence de ses équipes
Peut créer/modifier/supprimer les réservations des membres de son équipe
User
A accès à Calendar, My Office, Rooms, Resources, Visitors, Tickets et User Profile
Peut créer/modifier/supprimer ses propres réservations, sauf dans le passé ou au-delà de la limite de réservation
L’onglet Roles vous permet de créer des rôles supplémentaires ou de remplacer les permissions des rôles par défaut.
Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur Add new role et remplissez le nom et la description. Cliquez sur Manage permissions et définissez vos permissions personnalisées pour chacun des attributs dont vous avez besoin (sélectionnez-les dans la liste déroulante). Cliquez sur Rewrite company rules pour remplacer les règles de l’entreprise du rôle sélectionné (limite de réservation ou jours de travail).
Pour remplacer l’un des rôles par défaut, créez un nouveau rôle avec un nom qui correspond exactement à l’un des suivants : EMPLOYEE, TEAM_LEAD, MANAGER
Intégrations :
Pour chaque intégration, vous trouverez une explication pas à pas directement dans l’app. Cliquez simplement sur l’intégration que vous voulez configurer, puis suivez les étapes indiquées dans les instructions.
Vous pouvez revenir aux Company Settings à tout moment. Pas besoin que tout soit parfait avant de passer à la suite.
Paramètres du site :
Si vous avez plusieurs sites, vous pouvez vouloir configurer certains paramètres au niveau du site plutôt qu’au niveau de l’entreprise. Vous pouvez aussi activer certaines fonctionnalités supplémentaires dans des sites précis. Allez dans Office Setup et cliquez sur les trois points à droite du site.
Ajoutez vos utilisateurs
Allez dans People Management dans la barre latérale. Vous pouvez ajouter des utilisateurs de trois façons :
Ajouter des utilisateurs un par un en cliquant sur Add employee et en remplissant leurs informations.
Importer des utilisateurs en lot en cliquant sur Upload employees et en important un fichier. C’est la méthode la plus rapide si vous avez plus de 10 personnes à ajouter, mais que vous ne voulez pas configurer d’intégration.
Synchroniser tous les employés depuis un système RH (Personio, BambooHR, HRWorks, etc.) ou Azure AD. Allez dans Company Settings → Integrations, sélectionnez l’intégration, puis suivez les étapes décrites dans les instructions.
Les utilisateurs ne sont pas invités automatiquement quand vous les ajoutez au système - vous devez leur envoyer une invitation dans une étape séparée. Pour cela, sélectionnez les utilisateurs que vous voulez inviter, puis cliquez sur l’icône d’enveloppe qui apparaît.
Si votre entreprise utilise le SSO (Microsoft Entra ID, Okta, OneLogin, Google, ou un autre fournisseur SAML), vous pouvez d’abord le configurer pour que les utilisateurs se connectent automatiquement sans invitation séparée. Voir : configuration du Single Sign-On (SSO).
Attributs des employés :
Les attributs vous permettent d’associer aux employés des rôles ou des responsabilités précises dans votre site. Exemples courants : responsable sécurité incendie, secouriste, chef d’étage, référent santé mentale, contact accessibilité.
Pour ajouter un attribut, cliquez sur l’employé, puis sur Attributes. De là, vous pouvez sélectionner un attribut existant ou en créer un nouveau.
Connectez votre calendrier
Yoffix se synchronise avec Outlook et Google Calendar. Cela inclut les réservations de salles de réunion ainsi que les statuts synchronisés avec les calendriers personnels des employés.
Outlook :
Allez dans Company Settings → Integrations → Tools → MS calendar . Suivez les étapes de configuration pour autoriser Yoffix avec votre tenant Microsoft.
Google Workspace :
Allez dans Company Settings → Integrations → Tools → Google calendar. Connectez votre compte Google pour activer la synchronisation du calendrier et Google Working Locations.
MS Teams ou Slack :
Si votre équipe utilise Teams ou Slack, connectez l’intégration pour que les employés puissent réserver, faire le check-in et recevoir les notifications directement dans les outils qu’ils utilisent déjà. Allez dans Company Settings → Integrations et sélectionnez l’intégration voulue.
Les instructions de configuration détaillées pour chaque intégration se trouvent dans la section Integrations.
Passez en ligne
Une fois votre site configuré et vos premiers utilisateurs invités, vous êtes prêt à passer en ligne. Voici quelques points à vérifier avant de l’annoncer à l’équipe :
Au moins un site est publié et visible dans l’app
Tous les bureaux et toutes les salles sont correctement placés sur le plan d’étage
Des attributs ont été ajoutés aux bureaux et aux salles quand c’est pertinent
Tous les employés sont invités et ont reçu leur e-mail d’inscription
L’intégration du calendrier est connectée et testée avec un utilisateur
Les paramètres de check-in correspondent à la politique de votre site
Annoncer le lancement à votre équipe : Les déploiements les plus réussis incluent une courte communication interne qui explique pourquoi vous introduisez Yoffix, ce que les employés sont censés faire (réserver leurs jours au bureau, faire le check-in, etc.) et où aller pour obtenir de l’aide. Votre chargé de réussite client Yoffix peut vous fournir un modèle pour ça.
Et après
Une fois les bases en place, explorez :
QR codes — imprimez et placez des QR codes sur les bureaux pour que les employés puissent réserver ou faire le check-in sur place en les scannant
Gestion des visiteurs — enregistrez et gérez les visiteurs externes avec des parcours de check-in et des notifications automatiques à l’hôte
Tableau de bord analytique — suivez l’utilisation du site, le respect des présences et les jours de forte affluence
Attributs des employés — ajoutez des compétences, des certifications et des rôles d’urgence aux profils des employés
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