Gestion des utilisateurs | Admin
Cet article explique comment intégrer des employés dans Yoffix, les organiser en équipes, attribuer des rôles et gérer les attributs des employés. Pour les règles de réservation et la configuration de la politique de présence à l'échelle de l'entreprise, voir Règles de réservation et présence. Pour les intégrations SSO et HRIS, voir Intégrations.
Ajouter et importer des utilisateurs
Allez dans Gestion des personnes et choisissez la méthode qui vous convient.
Ajouter les employés un par un
Idéal pour les petites équipes ou pour ajouter des personnes une par une au démarrage.
Cliquez sur Ajouter un employé.
Saisissez : prénom, nom, adresse e-mail, équipe, poste et rôle.
Attribuez éventuellement un attribut (par ex. Premiers secours). Voir Attributs des employés ci-dessous.
Attribuez éventuellement un Buddy — un collègue dont le planning s'affichera en haut du calendrier de cet employé, pratique pour l'arrivée d'un nouveau ou pour des collaborateurs proches.
Choisissez d'inviter tout de suite (un e-mail d'inscription part immédiatement) ou d'ajouter sans accès (la personne est ajoutée au système, puis invitée plus tard).
Cliquez sur Enregistrer.
Importer une liste d'employés
Idéal pour ajouter un groupe de personnes en une seule fois.
Cliquez sur Importer des employés.
Préparez un fichier qui contient toutes les colonnes indiquées.
Importez le fichier.
Vérifiez les employés importés et envoyez les invitations si besoin.
Les noms de colonnes doivent correspondre exactement au modèle. Un format incorrect bloquera l'import.
Synchroniser depuis votre système RH ou votre annuaire
Recommandé pour les organisations de 50 employés ou plus, ou quand les données de Gestion des personnes doivent rester synchronisées avec une source de référence externe.
Allez dans Paramètres de l'entreprise → Intégrations → Synchronisation des utilisateurs.
Sélectionnez votre intégration (Personio, Microsoft Azure AD, SCIM, Workday ou autre) et suivez les étapes de configuration.
Une fois connecté, les employés, les équipes et les postes se synchronisent automatiquement selon un planning.
Attribuez les rôles manuellement après la synchronisation initiale, ou associez-les via l'intégration si votre configuration le permet.
Quand vous utilisez une intégration de synchronisation, vous pouvez activer Mettre à jour les données des employés depuis l'intégration de synchronisation des utilisateurs dans Paramètres de l'entreprise → Utilisateurs. Quand c'est activé, les données de votre système RH ou annuaire écrasent toutes les modifications manuelles faites dans Yoffix. Quand c'est désactivé, vous pouvez modifier les données des employés directement dans Yoffix, en parallèle de l'intégration.
Inviter et supprimer des employés
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs employés dans la liste des employés et envoyer des invitations ou supprimer des comptes en masse.
Important : Les comptes admin ne peuvent pas être supprimés directement. Pour retirer un admin, changez d'abord son rôle pour un rôle non admin, puis supprimez le compte.
Si les e-mails d'invitation n'arrivent pas aux employés, il se peut que le serveur de messagerie de votre organisation bloque les messages de Yoffix. Demandez à votre équipe informatique d'ajouter Yoffix à la liste d'autorisation. Contactez support@yoffix.com si vous avez besoin d'aide.
Paramètres utilisateur à l'échelle de l'entreprise
Avant d'ajouter un grand nombre d'employés, vérifiez les paramètres par défaut de tous les nouveaux utilisateurs dans Paramètres de l'entreprise → Utilisateurs :
Langue par défaut — définit la langue de l'interface pour tous les nouveaux employés. Les employés peuvent la changer dans les paramètres de leur profil.
Désactiver la modification du profil employé — quand c'est activé, les employés ne peuvent pas modifier les infos de leur profil. Utile quand toutes les données doivent venir de votre système RH.
Options de confidentialité des employés — définissent les niveaux de confidentialité que les employés peuvent choisir pour leurs données de présence. Les options disponibles ici deviennent celles que les employés voient dans leur profil.
Attributs des employés
Les attributs sont des labels que vous attribuez aux employés pour indiquer leurs compétences, certifications, rôles d'urgence ou toute autre info utile. Ils apparaissent dans les réservations de bureau afin que les collègues voient les compétences pertinentes en un clin d'œil, et les employés peuvent s'en servir pour chercher des personnes précises dans Mon bureau.
Attributs courants : Premiers secours, responsable sécurité incendie, secouriste en santé mentale, support informatique, formateur certifié.
Ajouter un attribut à un employé
Allez dans Gestion des personnes.
Recherchez un employé ou cliquez dessus.
Cliquez sur Attributs.
Sélectionnez un attribut existant dans la liste déroulante, ou saisissez-en un nouveau puis appuyez sur Entrée.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez ajouter plusieurs attributs à un même employé.
Rechercher par attribut
Allez dans Mon bureau.
Sélectionnez une date.
Dans la zone de recherche, cliquez sur Attributs et sélectionnez l'attribut par lequel vous voulez filtrer.
Les résultats affichent tous les employés ayant cet attribut, y compris leur statut au bureau pour le jour choisi — qu'ils soient présents, ou à quel moment ils doivent venir ensuite.
Pourquoi les attributs comptent aussi au-delà du quotidien
Des attributs comme Premiers secours ou responsable sécurité incendie permettent aux employés de trouver vite la bonne personne en cas d'urgence. Ils aident aussi à montrer la conformité — par exemple, le fait d'enregistrer des certifications via les attributs aide à respecter les exigences ISO et à être prêt pour un audit.
Équipes et responsables d'équipe
Les équipes sont l'unité de base pour organiser les employés, fixer les attentes de présence et coordonner la présence au bureau. Une personne peut appartenir à plusieurs équipes.
Créer une équipe
Allez dans Gestion des personnes → Équipes.
Cliquez sur Ajouter une équipe.
Donnez un nom à l'équipe.
Attribuez un responsable d'équipe.
Ajoutez des membres.
Enregistrez.
Attribuer un responsable d'équipe
Le rôle de responsable d'équipe donne à une personne la possibilité de gérer les réservations de ses membres, de créer des jours de présence de l'équipe au bureau et de voir les données de présence de l'équipe dans le tableau de bord. Vous pouvez attribuer un responsable d'équipe lors de la création ou de la modification d'une équipe, ou en modifiant le profil d'un employé et en réglant son rôle sur Responsable d'équipe.
Les responsables d'équipe peuvent aussi ajouter, modifier et supprimer directement les infos des employés de leur équipe — ils n'ont pas besoin d'accès admin pour gérer l'équipe.
Définir les règles de présence de l'équipe
Chaque équipe peut avoir ses propres règles de présence, qui remplacent les valeurs par défaut de l'entreprise. Dans les paramètres de l'équipe, vous pouvez définir :
Nombre minimum de jours au bureau par semaine ou par mois
Jours de présence — jours précis de la semaine où l'équipe est censée être au bureau ensemble (par ex. chaque mercredi). Les jours de présence permettent d'organiser la présence commune sans imposer quel bureau précis chaque personne réserve.
Fenêtre de réservation pour les équipes — combien de temps à l'avance les membres de l'équipe peuvent faire des réservations. Ce réglage remplace celui de l'entreprise si les deux sont définis.
Postes
Les postes sont des intitulés de poste ou des labels fonctionnels (par ex. « Product Manager », « Account Executive ») qui peuvent être attribués aux employés. Ils sont distincts des rôles (qui gèrent les permissions) et des équipes (qui gèrent la présence et l'accès aux réservations). Les postes apparaissent dans les profils des employés et peuvent servir de filtre dans Gestion des personnes.
Système Buddy
N'importe quel employé peut avoir un Buddy attribué — un collègue dont le planning hebdo s'affiche en haut de son calendrier. Les admins et les responsables d'équipe peuvent attribuer des Buddys en modifiant un profil d'employé. C'est surtout utile pour les nouveaux arrivants qui ont besoin de voir les jours au bureau d'un mentor ou d'un proche collaborateur.
Rôles et permissions
Les rôles définissent ce qu'un utilisateur peut voir et faire dans Yoffix. Ils concernent les permissions d'accès, pas les intitulés de poste. Yoffix inclut quatre rôles par défaut. Vous pouvez aussi créer des rôles personnalisés pour un contrôle plus fin.
Rôles par défaut
Utilisateur Accès standard pour un employé. Peut réserver des bureaux, des salles de réunion, des places de parking et des ressources pour lui-même ou pour des visiteurs. Ne peut pas réserver de bureaux personnels ni de bureaux attribués à des membres d'autres équipes.
Responsable d'équipe Tout ce qu'un Utilisateur peut faire, plus : peut créer, modifier et supprimer les réservations des membres de ses équipes ; peut créer des jours de présence au bureau pour ses équipes ; a accès aux données de présence au niveau de l'équipe dans le tableau de bord ; peut voir toutes les réservations des membres de son équipe, quels que soient les paramètres de confidentialité individuels.
Admin Accès opérationnel complet. Peut créer, modifier et supprimer les réservations de tous les utilisateurs ; a accès aux paramètres de l'entreprise, à la configuration du bureau et à la Gestion des personnes ; peut réserver n'importe quel bureau, salle, zone, place de parking ou ressource ; peut voir toutes les réservations des utilisateurs, quels que soient les paramètres de confidentialité ; peut mettre en place des intégrations et configurer les règles de politique hybride.
Propriétaire Même chose qu'Admin, avec en plus l'accès à la facturation et à la gestion de l'abonnement. Il y a en général un seul Propriétaire par compte — la personne qui a enregistré l'entreprise.
Créer un rôle personnalisé
Si les rôles par défaut ne correspondent pas à votre structure, créez des rôles personnalisés avec des permissions précises.
Allez dans Paramètres de l'entreprise → Rôles.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Donnez au rôle un nom et une description (par ex. « Office manager » — gère les bureaux et les ressources, mais n'a pas un accès admin complet).
Configurez les actions autorisées pour chaque domaine : réservations, employés, configuration du bureau, reporting, etc.
Cliquez sur Confirmer.
Gardez un nombre de rôles raisonnable. Des rôles trop détaillés deviennent difficiles à maintenir avec le temps.
Attribuer un rôle à un employé
Allez dans Gestion des personnes → Employés.
Cliquez sur le nom d'un employé.
Sélectionnez le rôle dans la liste déroulante Rôle.
Enregistrez.
Pour mettre à jour les rôles de plusieurs employés à la fois, sélectionnez-les avec les cases à cocher dans la liste des employés et utilisez le menu d'actions groupées pour attribuer un rôle.
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