What is a visitor management system?

A visitor management system (VMS) is software that replaces old paper logbooks with a smart, automated process. Instead of signing a paper visitor log, guests use a digital kiosk or app to check in. The system handles everything from visitor registration to host notifications, making office visitor management more secure, professional, and efficient.

Why is visitor management important?

Visitor management is important for security, compliance, and professionalism. It helps you know who's in your building at all times, keeps visitor records for audits, and creates a smooth experience that reflects well on your company. Plus, it saves your reception team time by automating manual tasks.

What is an example of a visitor management software?

A comprehensive visitor management software handles everything from guest invitations to check-out. Visitors can pre-register, check in at a branded kiosk, sign documents digitally, and receive printed badges. Hosts get real-time notifications, and you can even book desks and parking for guests.

How to choose the best visitor management app?

The best visitor management software should offer easy guest registration, self-service check-in kiosks, instant host notifications, digital document signing, badge printing, and evacuation lists. Look for systems that integrate with your existing tools and can be customized with your branding.

What are the benefits of a digital visitor management system?

Digital visitor management saves time, improves security, and creates a better guest experience. Your reception team spends less time on manual tasks, visitors feel more welcome with a professional check-in process, and you get complete visibility into who's in your building. It's also more sustainable than paper logbooks.

Can we customize our visitor check-in system?

Yes, with Yoffix you can fully customize the visitor experience. Add your logo, company colors, and custom welcome messages to the check-in kiosk. You can also customize notification templates and create different workflows for different types of visitors.

Does your guest management software support evacuations?

Absolutely. Yoffix provides real-time visitor lists that show exactly who's in the building at any moment. During emergencies, facility managers can quickly generate evacuation lists to ensure everyone is accounted for. This feature is essential for safety compliance.

Is your visitor management solution secure and compliant?

Yes, Yoffix is ISO 27001 certified and fully GDPR compliant. All data is hosted securely in Germany with enterprise-level security measures. The system maintains detailed visitor logs while protecting personal information according to strict privacy standards.

Gestion des visiteurs pour espaces de travail sécurisés

Accueillez vos visiteurs en toute simplicité : Yoffix est une solution intelligente de gestion des visiteurs qui facilite les enregistrements, fonctionne comme une réception numérique et fait gagner du temps à votre équipe à chaque étape de la visite.

Système de gestion des visiteurs n°1 pour Microsoft Teams

Système de gestion des visiteurs n°1 pour MS-365

Application de gestion des invités n°1 pour MS-365

ISO-27001

Prêt pour l'entreprise

4,8

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Gestion des visiteurs

Accueillant. Fluide. Sûr.

Créez la meilleure expérience pour les visiteurs au bureau

Accueillez vos invités comme des VIP grâce à des invitations incluant bureau, salle et parking. Activez l’enregistrement et le départ autonomes, informez instantanément les hôtes et assurez des visites sans stress.

Personnalisez chaque point de contact du parcours des invités.

Adaptez chaque étape de la visite avec Yoffix, des kiosques personnalisés et écrans d'accueil aux invitations sur mesure, notifications et personnalisation complète en marque blanche.

Gérez vos visiteurs et votre lieu de travail avec une seule application

Ajoutez des invités lors de la réservation de bureaux ou de salles, envoyez des invitations instantanées, gérez tout dans Teams et Outlook, et recevez des mises à jour en temps réel sans changer d'outil.

Assurez-vous que chaque visite est sécurisée et conforme

Garantissez une réception sûre et conforme au RGPD grâce à des listes d’évacuation, des registres de visiteurs, des signatures numériques et l’impression de badges, le tout avec une sécurité de niveau entreprise pour faciliter les audits.

Comment fonctionne le logiciel de gestion des visiteurs Yoffix

plan

Inscription facile des visiteurs

Fini les feuilles de calcul compliquées et les invitations oubliées.

Avec Yoffix, vous pouvez :

Fini les feuilles de calcul désordonnées ou les invitations oubliées.

Avec Yoffix, vous pouvez :

Plus de tableaux désordonnés ou d'invitations oubliées.

Avec Yoffix, vous pouvez :

Pré-enregistrez les visiteurs en quelques secondes

Ajoutez des salles de réunion, des bureaux ou un parking à l'invitation

Partagez des invitations personnalisées avec des informations d’arrivée claires.

Bienvenue

Borne d'accueil prête à l'emploi

Transformez n'importe quelle tablette en borne libre-service et enregistrez facilement les visiteurs et les livreurs.

L'application Yoffix pour l'enregistrement/départ des visiteurs offre :

Transformez n'importe quelle tablette en borne libre-service et enregistrez les visiteurs et livreurs facilement.

L'application d'enregistrement Yoffix propose :

Transformez n'importe quelle tablette en borne libre-service et faites signer les visiteurs et livreurs facilement.

L'application Yoffix pour l'enregistrement/départ des visiteurs propose :

Écrans d'accueil personnalisés avec des messages de bienvenue

Enregistrements rapides avec QR-code

Impression immédiate de badge

informer

Notifications en temps réel pour l'hôte

Plus d’attente dans le hall : Yoffix informe immédiatement les bonnes personnes via Teams, Slack ou email, pour que chaque invité se sente attendu et accueilli chaleureusement.

Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires comme l'hôte, la réception ou la sécurité.

contrôle

tableau de bord visiteur

Obtenez un aperçu complet de tous les visiteurs en temps réel. Exportez des listes d'évacuation, ajoutez ou modifiez des invités, et gérez les enregistrements et sorties manuels pour un contrôle total et une transparence maximale.

Une application de gestion des visiteurs

Conçue pour les lieux de travail hybrides

Une application de gestion des visiteurs

Conçue pour les lieux de travail hybrides

Une application de gestion des visiteurs

Conçue pour les lieux de travail hybrides

Pré-enregistrement des visiteurs

Envoyez des invitations par email aux couleurs de votre entreprise, incluant les détails de la réunion, le bureau et le parking. Ajoutez des instructions d’arrivée, un message personnalisé et une demande de confirmation.

Enregistrement des livraisons

Les livreurs s'inscrivent facilement sans travail manuel.

Marque blanche

Personnalisez les kiosques, les emails et les notifications avec votre marque. Les clients entreprises peuvent apposer leur propre marque sur l'ensemble de l'application visiteurs.

Aperçu et journaux des visiteurs

Gardez un aperçu en temps réel des invités attendus et présents. Exportez les journaux des visiteurs pour les audits et les rapports de conformité.

Prêt pour l'entreprise

Soyez opérationnel en seulement 30 minutes : utilisez n’importe quelle tablette, ajoutez votre logo, personnalisez vos couleurs et commencez à accueillir vos visiteurs sans attendre.

Gestion des visiteurs conforme à l'ISO

Rendez votre bureau conforme au RGPD et à la norme ISO 27001 avec un accord de politique de confidentialité, des règles de conservation des données, et des journaux d'accès.

Enregistrement en libre-service

Les visiteurs peuvent s’enregistrer via QR code, borne ou mobile. Les livreurs et contractuels sont également pris en charge, garantissant un enregistrement fluide pour tous.

Notifications instantanées pour l’hôte

Les hôtes reçoivent des alertes instantanées via MS Teams, Slack ou email dès qu'un visiteur arrive.

Préparation aux urgences et évacuations

Générez des listes d'évacuation instantanément pour assurer la sécurité. Envoyez des notifications d'urgence à tous sur site via Teams, Slack ou e-mail.

Réservation de bureau, de salle et de parking pour les invités

Réservez des espaces de travail et des ressources pour les visiteurs directement dans le même processus.

Impression des badges visiteurs

Badges visiteurs personnalisés pour une sécurité pro.

Microsoft natif

Invitez les visiteurs, gérez les arrivées et recevez des notifications directement dans Teams et Outlook. Votre réception fait maintenant partie de Microsoft 365.

Prêt à accueillir des visiteurs au bureau sans souci ?

Découvrez comment Yoffix peut rendre votre bureau hybride simple, collaboratif et économique.

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Pourquoi nos clients adorent l'outil de gestion des visiteurs Yoffix

« Depuis le passage au travail hybride, notre réception est souvent vide. Avant, les livreurs devaient appeler partout pour trouver quelqu’un. Avec Yoffix, ils s’enregistrent directement à la borne et la bonne personne est alertée immédiatement. Un vrai gain de temps ! »
Katrin
Responsable de bureau
« Nous utilisons Yoffix pour les entretiens. Les candidats reçoivent une invitation soignée avec le trajet et un accueil personnalisé sur le kiosque. Bien plus professionnel que de simplement inscrire les noms dans le registre des visiteurs. »
Anika
Responsable Recrutement
« Avant, nous gérions les visiteurs sur Excel. Lors des audits, c’était toujours un cauchemar de prouver qui était présent dans le bâtiment. Aujourd’hui, le registre numérique et la liste d’évacuation sont disponibles sans stress ni travail manuel.»
Marc
Responsable Conformité
« L’installation a été incroyablement simple et l’application si intuitive que notre équipe a pu l’utiliser immédiatement. Ajouter et enregistrer les visiteurs est un jeu d’enfant, ce qui nous fait gagner un temps précieux sur les tâches administratives. »
Lena
Superviseur de l'accueil