Configurer votre bureau en tant qu'admin dans Yoffix

Ce guide explique comment les administrateurs peuvent configurer des bureaux, des plans d'étage, des bureaux, des salles de réunion, des parkings, des zones, des services de restauration et des actifs de bureau réservables dans Yoffix.

Créer des Bureaux & Espaces

1. Allez à Configuration du Bureau → Ajouter un Bureau et entrez :

• Nom du bureau

• Adresse

• Heures de bureau

• Fuseau horaire (nécessaire pour la synchronisation correcte du calendrier)

• Horizon de planification pour les utilisateurs

• (optionnel) l'ID Externe du Bureau pour l'intégration à Google Calendar.

2. Cliquez sur Ajouter un Espace.

3. Téléchargez votre plan d'étage.

Créer des Bureaux

1. Cliquez sur le plan d'étage pour placer un Bureau.

Vous pouvez définir :

• ID du bureau (requis pour l'enregistrement par code QR)

• Étiquettes / attributs pour un filtrage pratique (par exemple, double écran, bureau debout, fenêtre, etc.)

• Disponibilité (tout le monde, personnel, équipes, non disponible)

2. Activer la Réservation de Bureau par Code QR

Sélectionnez les sièges et générez un PDF avec des codes QR à imprimer. Ces codes permettent la réservation de bureau et l’enregistrement via scan QR.

Créer des Salles de Réunion

Pour chaque salle, définissez :

• Nom

• Capacité

• Étiquettes (par exemple, tableau blanc, projecteur, etc.)

Utilisez la fonctionnalité Salle Liée si une grande salle peut être divisée en unités plus petites.

Créer des Zones

Les zones vous permettent de regrouper des secteurs dans le bureau.

Vous pouvez :

• Attribuer une couleur

• Ajouter des étiquettes (par exemple, calme, accepte les chiens, etc.)

• Contrôler la disponibilité

Les administrateurs peuvent réserver des zones pour des événements d'équipe afin de garantir que les employés soient assis ensemble.

Créer des Espaces de Stationnement

Créez des espaces de stationnement avec :

• ID

• Étiquettes

• Règles de disponibilité

Configurer les Fonctionnalités de Bureau à l'Échelle

Chaque bureau a des Paramètres Communs pour le comportement global (Paramètres du bureau → Paramètres Communs).

Infos essentielles du bureau

Restauration

• Activer la restauration

• Ajouter un e-mail de notification

• Définir les articles commandables

Les utilisateurs peuvent ajouter la restauration lors de la réservation de la salle de réunion.

Ressources (actifs)

Vous pouvez créer des articles que les employés peuvent réserver au bureau (par exemple, équipement, véhicules de l'entreprise, etc.). Allez à Ressources -> Paramètres Communs et basculez Activer les ressources. Vous pouvez ajouter un e-mail de la personne responsable pour recevoir des notifications lorsqu'un actif est réservé, par exemple un responsable de bureau.

Ensuite, cliquez sur Articles et ajoutez un article que vous souhaitez rendre réservable. Vous pouvez ajouter une photo, un nom et une description et décider s'ils sont réservables indépendamment ou uniquement en combinaison avec un bureau ou une salle.

Gestion des Visiteurs

Si elle est incluse dans votre plan, vous pouvez activer la gestion des visiteurs. Allez sur Visiteurs et basculez Activer les Visiteurs.

Ensuite, configurez :

Tickets (demandes de service)

1. Paramètres du bureau → Tickets.

2. Basculez Activer les Tickets.

3. Entrez E-mails pour notifications (équipe des installations).

4. Les utilisateurs soumettent des demandes (assistance informatique, maintenance) en même temps que les réservations.

Paramètres d'Enregistrement

Réservation de bureau

Réservation de salle

• Basculez Activer l'Enregistrement (plus simple pour les salles).