Comment aménager votre bureau : bureaux, salles, zones, étiquettes et codes QR

Cet article couvre tout ce que les admins doivent configurer pour définir la structure physique et opérationnelle de leur espace de travail dans Yoffix : de l’inscription du compte entreprise à la création des plans d’étage, des zones, des codes QR, et à la personnalisation de l’expérience pour votre équipe.

Si vous cherchez comment gérer les utilisateurs, les équipes et les rôles, voir Gestion des utilisateurs. Pour les règles de réservation et la politique de présence, voir Règles de réservation et présence.

Inscription de l’entreprise et configuration initiale

Créez votre compte

Allez sur la page d’inscription Yoffix à app.yoffix.com. Entrez votre adresse e-mail pro, remplissez le formulaire et envoyez. Ouvrez l’e-mail de vérification de Yoffix et cliquez sur le lien de confirmation. Lors de la première connexion, on vous demandera de compléter votre profil et les infos de l’entreprise.

Votre compte est maintenant créé. Vous êtes le propriétaire — le seul rôle qui a accès à la facturation en plus de toutes les fonctions d’admin.

Configurez le profil de votre entreprise

Allez dans Paramètres de l’entreprise dans la barre latérale gauche.

Sous Informations du compte, ajoutez ou mettez à jour :

• Nom et adresse de l’entreprise

• Logo de l’entreprise — il s’affiche dans l’appli et dans les e-mails de notif envoyés aux employés

Définissez les règles de réservation et de présence

Allez dans Paramètres de l’entreprise → Réservation et présence pour définir les règles de base sur la façon dont votre équipe réserve le bureau.

Configurez les notifications

Allez dans Paramètres de l’entreprise → Centre de notifications pour gérer quels messages automatiques Yoffix envoie et à quel moment.

Notifications de check-in

• Activez Check-in ON pour obliger les employés à confirmer leur réservation de bureau.

• Plateforme de check-in — choisissez où les employés confirment : dans l’appli web, l’appli mobile ou via un code QR.

• Envoyer le rappel de check-in avant — à quel moment le rappel est envoyé à l’avance (p. ex. 30 minutes avant le début de la réservation).

• Annuler la réservation après — combien de temps après le début de la réservation une réservation non confirmée est automatiquement libérée et rendue disponible pour les autres.

• Désactiver le check-in pour les bureaux personnels — si activé, le check-in est requis seulement pour les bureaux partagés, pas pour les bureaux personnels attribués.

Présence de la semaine prochaine Activez un e-mail récapitulatif hebdomadaire pour que les employés voient leurs jours de bureau prévus pour la semaine à venir. Définissez le jour et l’heure d’envoi de l’e-mail (p. ex. tous les vendredis à 16:00).

Rapports mensuels Activez les rapports automatiques mensuels de présence et indiquez l’adresse e-mail ou la liste de diffusion qui doit les recevoir (p. ex. facilities@company.com).

Définissez votre bureau : emplacements, étages et bureaux

Créez un bureau

Allez dans Configuration du bureau → Ajouter un bureau et saisissez :

• Nom du bureau (p. ex. « Berlin HQ »)

• Adresse

• Horaires du bureau

• Fuseau horaire — crucial pour une bonne synchro du calendrier avec Outlook et Google

• Fenêtre de réservation pour les utilisateurs — jusqu’à combien de temps à l’avance les employés de ce bureau précis peuvent réserver (remplace la valeur par défaut de l’entreprise si elle est définie)

• ID externe du bureau — utile seulement si vous utilisez l’intégration Google Agenda

Chaque site physique est un bureau séparé. Ajoutez tous vos sites avant de créer les plans d’étage.

Importez un plan d’étage

Cliquez sur Ajouter un bureau dans le bureau, puis importez l’image de votre plan d’étage (PNG ou JPG). Un schéma simple marche très bien — pas besoin d’un plan d’archi, tant que la disposition est assez claire pour que les employés s’y repèrent.

Nous proposons aussi des plans d’étage 3D sur mesure, parfaitement adaptés à notre interface. Ils sont inclus dans l’abonnement Pro. Si vous êtes sur l’offre Business, vous pouvez les acheter séparément. 

Vous pouvez leur donner un nom (p. ex. « Étage 2 », « Aile ouest ») pour faciliter la navigation pour les employés.

Ajoutez des bureaux

Cliquez sur l’icône crayon pour ouvrir l’éditeur d’espace. Cliquez n’importe où sur le plan d’étage pour placer un bureau. Pour chaque bureau, vous pouvez définir :

• ID du bureau — un identifiant unique (p. ex. A-01, B-12). Requis si vous voulez générer des codes QR pour ce bureau.

• Attributs/tags — équipements et fonctionnalités sur lesquels les employés peuvent filtrer (p. ex. bureau debout, double écran, bureau près de la fenêtre, zone calme). Voir Ajouter des attributs aux bureaux et aux salles ci-dessous.

• Disponibilité — détermine qui peut réserver le bureau :

  • Libre pour tous — disponible pour tous les employés (par défaut)

  • Personnel — attribué à un seul employé ; seul lui peut le réserver

  • Équipe — seuls les membres de l’équipe ou des équipes attribuées peuvent le réserver

  • Indisponible — bloqué, personne ne peut le réserver

Conseil : gardez une structure cohérente pour les IDs de bureau dès le départ — par exemple par étage et par ordre (101, 102, 103 au 1er étage ; 201, 202, 203 au 2e étage). Changer les IDs plus tard oblige à réimprimer les codes QR.

Ajoutez des salles de réunion

Cliquez sur l’icône de salle dans la barre d’outils de l’éditeur d’étage, puis cliquez sur le plan pour la placer. Pour chaque salle, définissez :

• Nom (p. ex. « Boardroom », « Focus Room A »)

• Capacité

• Attributs/tags (p. ex. tableau blanc, projecteur, visio, restauration disponible)

• Approbation requise (facultatif) - quand les utilisateurs veulent réserver la salle, ils envoient une demande qui doit être approuvée 

• Propriétaire (facultatif) - cette personne sera notifiée à chaque réservation de la salle

• Photos (facultatif) - vous pouvez importer des photos de la salle pour faciliter la navigation

Si une grande salle peut être divisée en plusieurs espaces plus petits, utilisez la fonctionnalité Salle liée pour les relier. Quand la grande salle est réservée, les petites salles liées deviennent indisponibles, et inversement.

Ajoutez des places de parking

Cliquez sur l’icône parking dans la barre d’outils de l’éditeur d’étage et placez les places sur le plan (ou ajoutez-les comme liste si vous n’avez pas d’image de parking). Pour chaque place, définissez un ID, les tags pertinents (p. ex. recharge EV, accessible, moto) et les règles de disponibilité.

Créez des zones et des espaces d’équipe

Les zones sont des espaces nommés sur le plan d’étage que les employés peuvent réserver dans leur ensemble, sans choisir de bureau précis. C’est utile pour les sièges flexibles, les espaces de collaboration d’équipe ou les zones sans bureaux fixes.

À quoi servent bien les zones

• Espaces d’équipe — réservez une partie de l’étage pour une équipe précise les jours où elle est sur place

• Espaces projet — regroupez temporairement des bureaux pour un projet transverse

• Espaces ouverts sans bureaux — zones de conférence, salons ou espaces de collaboration informels où les employés réservent simplement un espace dans la zone

• Horaires hybrides tournants — donnez à différentes équipes l’accès à une zone selon les jours de la semaine

Créez une zone

Dans l’éditeur d’étage, cliquez sur l’icône de zone dans la barre d’outils et dessinez la zone sur le plan. Pour chaque zone, définissez :

• Nom (p. ex. « Sales Team Area », « Quiet Zone », « Project Alpha »)

• Couleur — affichée sur le plan pour distinguer visuellement les zones

• Tags — utilisés pour le filtrage (p. ex. « accepte les chiens », « double écran »)

• Capacité — définissez-la pour les zones sans bureaux individuels afin que Yoffix sache combien d’employés peuvent y réserver en même temps

• Disponibilité — vous pouvez restreindre une zone à certaines équipes, comme pour les bureaux individuels

Réservation de zone sans bureaux

Pour les espaces collaboratifs sans bureaux fixes — zones de conférence, salons, espaces projet ouverts — vous pouvez définir une capacité de zone sans placer de repères de bureau individuels. Les employés réservent « une place dans la zone » et Yoffix suit combien de personnes y ont réservé, jusqu’à la capacité définie.

Attribuez des bureaux et des zones à des équipes précises

Cliquez sur n’importe quel bureau ou zone du plan. Dans le panneau à droite, sous Disponibilité, sélectionnez Équipe puis choisissez la ou les équipes qui doivent avoir accès. Seuls les membres de ces équipes verront le bureau ou la zone comme réservable.

Définissez des règles de disponibilité hebdomadaires pour les équipes

Si vous définissez la disponibilité sur Équipe, vous pouvez aller encore plus loin en définissant des jours précis pour chaque équipe. Voici comment ça marche : 

• Les jours sélectionnés pour une équipe, tout le monde, y compris cette équipe, peut réserver 

• Les jours non sélectionnés pour une équipe, tout le monde sauf cette équipe peut réserver 

Par exemple, si vous sélectionnez lun., mer., ven. pour l’équipe IT, cela veut dire que les lundis, mercredis et vendredis, toutes les équipes peuvent réserver cette ressource précise, et les autres jours, toutes les équipes sauf IT peuvent la réserver. 

Ajoutez des attributs aux bureaux, salles, zones et au parking

Les attributs (aussi appelés tags) sont des étiquettes que vous ajoutez aux ressources pour que les employés puissent filtrer par équipements ou fonctionnalités lorsqu’ils cherchent le bon espace.

Ajouter des attributs

1. Dans Configuration du bureau, ouvrez le bureau et sélectionnez une ressource.

2. Dans le panneau à droite, cliquez sur Tags.

3. Tapez un nom de tag (p. ex. « bureau debout », « double écran », « fenêtre ») et appuyez sur Entrée.

4. Répétez pour ajouter d’autres tags.

Tags courants pour les bureaux : bureau debout, double écran, écran simple, fenêtre, zone calme, cabine téléphonique, près de l’imprimante, accessible.

Tags courants pour les salles : visio, projecteur, tableau blanc, restauration disponible, accessible, fenêtre extérieure, conférence téléphonique.

Comment les employés utilisent les attributs

Quand ils réservent un bureau ou une salle, les employés peuvent ouvrir le panneau de filtres dans Mon bureau ou dans la vue Salles et sélectionner un ou plusieurs attributs. Le plan d’étage ou la liste des salles affichera alors seulement les espaces qui correspondent à tous les filtres sélectionnés.

Mettre à jour les plans d’étage

Si l’agencement de votre bureau change — nouveaux bureaux ajoutés, zone réaménagée, salle réaffectée — vous pouvez mettre à jour l’image du plan d’étage à tout moment sans perturber les réservations existantes.

Comment mettre à jour un plan d’étage

1. Allez dans Configuration du bureau et ouvrez le bureau.

2. Cliquez sur le menu à trois points de l’étage que vous voulez mettre à jour.

3. Sélectionnez Remplacer l’image du plan d’étage et importez la nouvelle image.

4. La nouvelle image se chargera sous les repères de bureaux et de salles déjà en place. Les réservations existantes ne sont pas touchées.

5. Faites glisser chaque repère de bureau, de salle ou de parking vers sa nouvelle position sur le plan mis à jour.

Important : ne supprimez pas les repères de bureaux, de salles ou de parking existants lors de la mise à jour du plan d’étage — cela annulerait toutes les réservations futures pour ces ressources. Replacez-les simplement sur la nouvelle image. 

Ajouter de nouveaux bureaux ou de nouvelles salles

Après avoir importé le plan mis à jour, placez simplement les nouveaux repères de bureau ou de salle à leurs emplacements corrects. Les nouvelles ressources sont disponibles à la réservation immédiatement une fois enregistrées.

Configurez les codes QR pour les bureaux

Les codes QR permettent aux employés de réserver un bureau ou de faire le check-in en scannant un code placé sur le bureau avec leur téléphone — pas besoin d’ouvrir l’appli d’abord.

Étape 1 : attribuez un ID de bureau à chaque bureau

Chaque bureau a besoin d’un ID de bureau unique avant de pouvoir générer un code QR.

1. Allez dans Configuration du bureau et ouvrez le bureau.

2. Cliquez sur un bureau sur le plan d’étage.

3. Dans le panneau à droite, saisissez un ID de bureau unique (p. ex. A-01, 101).

4. Répétez pour tous les bureaux que vous voulez inclure.

Un format d’ID cohérent par étage et par zone facilite la recherche des bureaux dans les grands bureaux.

Étape 2 : générez le PDF des codes QR

1. Dans l’éditeur d’étage, cliquez sur l’icône de code QR dans la barre d’outils du bas.

2. Sélectionnez les bureaux pour lesquels vous voulez générer des codes, ou cliquez sur Tout sélectionner.

3. Cliquez sur Imprimer la sélection.

4. Un PDF est généré et téléchargé automatiquement. Chaque page contient un code QR avec l’ID du bureau imprimé en dessous.

Étape 3 : imprimez et placez les codes

Vous pouvez imprimer le PDF vous-même et coller les codes sur les bureaux avec des étiquettes autocollantes. Sinon, vous pouvez commander des autocollants QR code imprimés par un pro, avec votre charte graphique — contactez votre responsable Customer Success Yoffix ou écrivez à support@yoffix.com pour en faire la demande.

Étape 4 : activez le check-in par code QR

Les codes QR fonctionnent pour la réservation et le check-in, mais le check-in via code QR doit être activé à deux endroits :

Au niveau de l’entreprise : allez dans Paramètres de l’entreprise → Centre de notifications → Check-in → Plateforme de check-in et sélectionnez code QR.

Au niveau du bureau : allez dans Configuration du bureau → cliquez sur le menu à deux points du bureau → Paramètres → Check-in → Réservation de bureau. Activez le check-in et vérifiez que code QR est bien sélectionné comme plateforme.

Pour les salles de réunion, faites la même chose sous Check-in → Réservation de salle. Vous pouvez placer des codes QR à l’extérieur des salles pour que les employés fassent le check-in en scannant le code sur la porte — pas besoin de tablette, même si elle est aussi prise en charge.

Une fois les deux réglages actifs, les employés peuvent scanner n’importe quel code QR sur un bureau pour le réserver ou confirmer leur réservation existante en un seul geste.

Image de marque : logo, signalétique et modèles d’e-mails

Logo de l’entreprise

Importez votre logo dans Paramètres de l’entreprise → Informations du compte en cliquant sur l’emplacement du logo. Formats pris en charge : PNG, JPG, SVG. Le logo apparaît dans l’en-tête de l’appli et dans tous les e-mails automatiques envoyés aux employés (confirmations de réservation, rappels de check-in, récapitulatifs hebdomadaires de présence).

Image de marque pour tablette et écran d’accueil

Si vous utilisez Yoffix en mode tablette à l’accueil ou sur les écrans des salles de réunion, vous pouvez personnaliser ce que voient les employés et les visiteurs à l’écran.

Allez dans Configuration du bureau → cliquez sur le menu à deux points du bureau → Paramètres → Gestion des visiteurs :

• Définissez une couleur de marque pour coller à l’identité de votre entreprise

• Modifiez le message d’accueil affiché sur l’écran d’accueil

• Modifiez l’e-mail d’invitation 

• Ajoutez un lien vers votre politique de confidentialité 

Paramètres du bureau

Chaque bureau a ses propres réglages, en complément des valeurs par défaut de l’entreprise. Accédez-y via Configuration du bureau → cliquez sur le menu à trois points du bureau → Paramètres.

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