Comment suivre la présence, l’utilisation et le respect des règles dans le tableau de bord Analytics
Cet article explique comment les admins et les responsables d’équipe de Yoffix utilisent le tableau de bord Analytics and Reporting pour suivre la présence au bureau, l’occupation des bureaux, le respect de la politique hybride et les rapports mensuels de présence. Il couvre le graphique d’utilisation, la répartition bureau/télétravail, les vues de présence des équipes et des employés, ainsi que les cartes de chaleur d’usage pour aider à décider de l’aménagement de l’espace.
Le tableau de bord
Le tableau de bord donne aux admins et aux responsables d’équipe une vue en temps réel et historique de la présence au bureau, de l’occupation des bureaux et du respect de la politique hybride. Ouvrez-le depuis l’élément Dashboard dans la barre latérale gauche.
Les admins voient les données de toute l’entreprise. Les responsables d’équipe ne voient que celles de leurs équipes.
Occupation du bureau
Le graphique d’utilisation montre le taux moyen d’occupation des bureaux, en pourcentage. C’est l’indicateur principal pour les décisions d’aménagement de l’espace :
Si l’utilisation reste basse, vous avez peut-être plus de bureaux qu’il n’en faut — une occasion de réduire les coûts immobiliers ou de réutiliser l’espace.
Si l’utilisation reste proche de 100 %, vous devrez peut-être ajouter des bureaux, ajuster votre politique hybride ou décaler les jours d’ancrage entre les équipes pour réduire le pic de demande.
Utilisez les filtres du bureau et de l’étage pour voir si l’utilisation faible ou forte est concentrée dans une zone précise.
Répartition bureau / télétravail
Cette vue montre le ratio d’employés qui travaillent au bureau par rapport à ceux qui travaillent de chez eux, pour un jour ou une période donnée. Avec le détail par jour de la semaine, elle montre quels jours génèrent le plus de présence au bureau — pratique pour choisir les jours d’ancrage et planifier le nettoyage, la restauration et les ressources des locaux.
Présence des équipes et des employés
La vue équipes vous permet de voir quelles équipes viennent le plus ou le moins souvent, quand une équipe précise était pour la dernière fois au bureau ensemble, et comment la présence de chaque employé se compare à l’objectif fixé par sa politique hybride.
L’aperçu en feux tricolores met en avant les équipes dont le respect de la politique est sur la bonne voie (vert), limite (ambre) ou sous l’objectif (rouge), pour que les responsables d’équipe et les admins puissent concentrer leur attention là où il faut.
Présence des équipes le mois dernier
Pour les équipes avec des jours d’ancrage définis, le tableau de bord suit à quelle fréquence les membres de l’équipe sont vraiment présents ces jours-là. C’est affiché à part de la présence générale, pour que vous puissiez distinguer les employés qui atteignent leur minimum de jours au bureau les autres jours de ceux qui manquent surtout les jours d’équipe coordonnés.
Rapport mensuel de présence
Le rapport mensuel de présence est un e-mail automatique envoyé à la fin de chaque mois, qui récapitule les données de présence et d’utilisation sur la période.
Pour l’activer :
Allez dans Paramètres de l’entreprise → Notifications.
Dans Rapports mensuels, activez le rapport.
Saisissez l’adresse e-mail ou la liste de diffusion qui doit le recevoir (par ex. facilities@company.com ou une boîte de réception partagée pour l’équipe).
Le rapport reprend les mêmes données que le tableau de bord : tendances d’occupation, répartition bureau/télétravail, présence des équipes, trafic des visiteurs et absences. Toutes les valeurs excluent automatiquement les employés inactifs, donc les chiffres reflètent seulement vos actifs. Le rapport est présenté sous forme de résumé prêt à partager et il est utile pour les office managers, les responsables RH ou la direction qui veulent un aperçu régulier sans se connecter au tableau de bord.
Pour des rapports plus détaillés ou personnalisés, au-delà du résumé mensuel standard, contactez support@yoffix.com.
Cartes de chaleur d’utilisation
Les cartes de chaleur montrent quels bureaux et quelles zones de votre plan d’étage attirent le plus et le moins de passage sur une période donnée. Les zones très fréquentées apparaissent en couleurs chaudes ; les zones peu utilisées en couleurs froides. Cela aide à voir si l’agencement de votre bureau correspond à la façon dont les gens utilisent vraiment l’espace — par exemple, si une zone précise est toujours bondée tandis qu’une autre reste vide.
Les cartes de chaleur sont disponibles dans le forfait Enterprise dans le cadre de l’optimisation d’espace pilotée par l’IA. Si vous êtes sur un forfait Business ou Pro et que vous voulez en parler, contactez votre Customer Success Manager ou écrivez à support@yoffix.com.