Yoffix-Tickets: Büroprobleme melden und nachverfolgen
Yoffix Tickets ist das integrierte System von Yoffix, um Probleme im Büro zu melden und zu lösen. Mitarbeitende melden Probleme direkt in der App und markieren ihren genauen Ort im Grundriss. Facility-Verantwortliche und Admins sehen, weisen zu und lösen alles über eine zentrale Übersicht, ohne E-Mails zu durchsuchen oder den Status manuell nachzufassen.
Tickets müssen für jedes Büro von einem Admin aktiviert werden, bevor Mitarbeitende die Funktion nutzen können.
Für Mitarbeitende: ein Ticket einreichen
Jede mitarbeitende Person kann ein Ticket einreichen, wenn sie ein Problem im Büro entdeckt, zum Beispiel einen kaputten Stuhl, einen defekten Bildschirm, ein Problem mit der Heizung oder etwas anderes, das Aufmerksamkeit braucht.
So reichst Du ein Ticket ein
Geh in der linken Navigation zu Tickets.
Klicke auf Ticket hinzufügen.
Gib dem Problem einen Titel und eine kurze Beschreibung, damit Dein Facility-Team weiß, was zu tun ist.
Füge ein Foto hinzu, wenn es hilft, das Problem zu zeigen.
Markiere den Ort im Grundriss, damit die richtige Person genau weiß, wohin sie gehen muss.
Wähle eine Kategorie aus, wenn Dein Admin sie eingerichtet hat (zum Beispiel IT, Wartung oder Reinigung).
Sende die Anfrage ab.
Dein Ticket ist sofort für die zuständige Person oder das zuständige Team sichtbar, und Du kannst den Status jederzeit in der Tickets-Ansicht prüfen.
Deine Tickets verfolgen
Öffne die Tickets-Ansicht, um alle Tickets zu sehen, die Du eingereicht hast, zusammen mit dem aktuellen Status. Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn Dein Ticket aktualisiert oder gelöst wird.
Für Admins und Facility-Verantwortliche: Tickets verwalten
Admins und Facility-Verantwortliche haben Zugriff auf die komplette Ticket-Übersicht, in der alle offenen Probleme an allen Bürostandorten und auf allen Etagen in einer Ansicht stehen.
Die Ticket-Übersicht
Wenn Du Tickets öffnest, siehst Du alle eingereichten Tickets aus Deinen Büros. Du kannst nach Status (offen, in Bearbeitung, gelöst), Ort, Priorität oder Kategorie filtern, um Dich auf das zu konzentrieren, was jetzt am wichtigsten ist. Die Übersicht wird in Echtzeit aktualisiert, damit Du immer ein genaues Bild davon hast, was noch offen ist.
Tickets zuweisen und aktualisieren
Klicke auf ein Ticket, um die Detailansicht zu öffnen. Dort kannst Du:
Das Ticket einem Teammitglied oder einem Team zuweisen, das dafür zuständig ist
Die Priorität festlegen oder ändern
Den Status ändern, während die Arbeit vorangeht (offen, in Bearbeitung, gelöst)
Einen Kommentar oder ein Update hinzufügen, damit die meldende Person auf dem Laufenden bleibt
Die mitarbeitende Person, die das Ticket eingereicht hat, bekommt eine Benachrichtigung, wann immer sich der Status ändert.
Tickets für ein Büro aktivieren
Geh zu Büro-Setup.
Klicke im Büro, in dem Du Tickets aktivieren willst, auf das Zwei-Punkte-Menü.
Wähle Einstellungen > Tickets.
Aktiviere Tickets aktivieren.
Füge eine E-Mail-Adresse für Dein Facility-Team hinzu. An diese Adresse geht jedes Mal eine Nachricht, wenn ein neues Ticket eingereicht wird.
Wiederhole das für jedes Büro, in dem Tickets aktiv sein sollen. Sobald es aktiviert ist, ist der Tab „Tickets“ für alle Mitarbeitenden in diesem Büro sichtbar.
Tickets mit externen Tools verbinden
Wenn Dein Facility-Team in Jira oder auf einer anderen Plattform für Gebäudemanagement arbeitet, kannst Du Tickets mit diesen Tools verbinden, damit Probleme direkt in Deinen bestehenden Workflow laufen. Dafür ist eine eigene Einrichtung nötig. Wende Dich an support@yoffix.com, um Deine Einrichtung zu besprechen und die Verbindung einzurichten.
Häufige Fragen
Kann ich ein Ticket ohne markierten Ort einreichen?
Einen Ort im Grundriss zu markieren ist optional, aber sehr empfohlen. So findet Dein Facility-Team das Problem schneller, ohne erst noch nach mehr Infos fragen zu müssen.
Wer kann mein Ticket sehen?
Eingereichte Tickets sind für Admins und Facility-Verantwortliche sichtbar. Andere Mitarbeitende können Deine Anfrage nicht sehen, außer sie sind dafür zuständig.
Kann ich ein Ticket mobil einreichen?
Ja. Die Funktion Tickets ist voll in der Yoffix Mobile App und im Browser auf Deinem Handy verfügbar.
Was passiert, nachdem ein Ticket gelöst ist?
Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn sich der Status Deines Tickets auf „gelöst“ ändert. Gelöste Tickets bleiben aus Dokumentations- und Prüfzwecken in der Übersicht.