Yoffix Anfragen: Büroprobleme melden und nachverfolgen
Anfragen ist das integrierte System von Yoffix zum Melden und Beheben von Problemen im Büro. Mitarbeitende melden Probleme direkt in der App und markieren den genauen Standort im Raumplan. Facility Manager und Admins verfolgen, weisen zu und lösen alles über ein zentrales Dashboard, ohne Postfächer durchsuchen oder Status manuell nachverfolgen zu müssen.
Anfragen müssen von einem Admin pro Büro aktiviert werden, bevor Mitarbeitende die Funktion nutzen können.
Für Mitarbeitende: Eine Anfrage einreichen
Jede Person kann eine Anfrage einreichen, wenn sie ein Problem im Büro bemerkt, egal ob ein defekter Stuhl, ein nicht funktionierender Bildschirm, ein Heizungsproblem oder etwas anderes, das Aufmerksamkeit braucht.
So reichst du eine Anfrage ein
Gehe in der linken Navigation zu Anfragen.
Klicke auf Neue Anfrage.
Gib dem Problem einen Titel und eine kurze Beschreibung, damit das Facility-Team weiß, was zu tun ist.
Füge ein Foto hinzu, wenn es das Problem besser veranschaulicht.
Markiere den Standort im Raumplan, damit die zuständige Person genau weiß, wo sie hinmuss.
Wähle eine Kategorie aus, falls dein Admin welche eingerichtet hat (zum Beispiel IT, Wartung oder Reinigung).
Reiche die Anfrage ein.
Deine Anfrage ist sofort für die zuständige Person oder das zuständige Team sichtbar. Den aktuellen Status kannst du jederzeit in der Anfragen-Ansicht einsehen.
Deine Anfragen verfolgen
Öffne die Anfragen-Ansicht, um alle von dir eingereichten Anfragen und ihren aktuellen Status zu sehen. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald deine Anfrage aktualisiert oder gelöst wird.
Für Admins und Facility Manager: Anfragen verwalten
Admins und Facility Manager haben Zugriff auf das vollständige Anfragen-Dashboard, das alle offenen Probleme über alle Bürostandorte und Etagen hinweg in einer Ansicht zeigt.
Das Anfragen-Dashboard
Wenn du Anfragen öffnest, siehst du alle eingereichten Anfragen aus deinen Büros. Du kannst nach Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt), nach Standort, Priorität oder Kategorie filtern, um den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Das Dashboard wird in Echtzeit aktualisiert, sodass du immer einen genauen Überblick über offene Punkte hast.
Anfragen zuweisen und aktualisieren
Klicke auf eine Anfrage, um die Detailansicht zu öffnen. Von dort aus kannst du:
Die Anfrage einer Person oder einem Team zuweisen, das für die Lösung verantwortlich ist
Die Prioritätsstufe festlegen oder ändern
Den Status im Verlauf der Bearbeitung anpassen (Offen, In Bearbeitung, Erledigt)
Einen Kommentar oder ein Update hinzufügen, um die einreichende Person auf dem Laufenden zu halten
Die Person, die die Anfrage eingereicht hat, erhält eine Benachrichtigung bei jeder Statusänderung.
Anfragen für ein Büro aktivieren
Gehe zu Büro-Setup.
Klicke auf das Zweipunktmenü des Büros, für das du Anfragen aktivieren möchtest.
Wähle Einstellungen > Anfragen.
Aktiviere den Schalter Anfragen aktivieren.
Füge eine Benachrichtigungs-E-Mail für dein Facility-Team hinzu. An diese Adresse wird bei jeder neu eingereichten Anfrage eine Nachricht gesendet.
Wiederhole diesen Vorgang für jedes Büro, in dem Anfragen aktiv sein sollen. Sobald aktiviert, wird der Anfragen-Tab für alle Mitarbeitenden in diesem Büro sichtbar.
Anfragen mit externen Tools verbinden
Wenn dein Facility-Team in Jira oder einer anderen Plattform arbeitet, lassen sich Anfragen mit diesen Tools verbinden, sodass Probleme direkt in den bestehenden Workflow fließen. Das erfordert ein individuelles Setup. Wende dich an support@yoffix.com, um dein Setup zu besprechen und die Verbindung herzustellen.
Häufige Fragen
Kann ich eine Anfrage einreichen, ohne einen Standort zu markieren?
Die Standortmarkierung im Raumplan ist optional, wird aber ausdrücklich empfohlen. Sie hilft dem Facility-Team, das Problem schneller zu finden, ohne nachfragen zu müssen.
Wer kann meine Anfrage sehen?
Eingereichte Anfragen sind für Admins und Facility Manager sichtbar. Andere Mitarbeitende können deine Anfrage nicht sehen, es sei denn, sie sind dafür zuständig.
Kann ich eine Anfrage auf dem Smartphone einreichen?
Ja. Die Anfragen-Funktion ist vollständig in der Yoffix-App und im mobilen Browser verfügbar.
Was passiert, nachdem eine Anfrage gelöst wurde?
Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald der Status deiner Anfrage auf Erledigt wechselt. Erledigte Anfragen bleiben zur Dokumentation und für Prüfzwecke im Dashboard erhalten.