So funktioniert der Check-in: QR-Code, Slack, Teams und Bestätigung in der App

Check-in-Übersicht

Was ist Check-in?

Check-in ist eine optionale Funktion, die dein Admin aktivieren kann, damit geprüft wird, ob Mitarbeitende wirklich zu ihren Buchungen kommen. Wenn niemand im Check-in-Zeitraum eincheckt, wird die Buchung automatisch storniert und der Arbeitsplatz (oder Raum) freigegeben.

Warum es Check-in gibt

In Büros mit hoher Nachfrage nach Arbeitsplätzen können Buchungen ohne Check-in Arbeitsplätze blockieren, die gerade niemand nutzt. Check-in hilft, die Verfügbarkeit genau zu halten und Nichterscheinen zu senken.

So funktioniert es

Wenn Check-in aktiviert ist:

1. Du buchst wie gewohnt.

2. Bevor deine Buchung beginnt, also innerhalb eines Zeitfensters, das dein Admin festlegt, bekommst du eine Check-in-Benachrichtigung.

3. Du bestätigst deine Buchung mit einem Tipp, über die Nachricht, den QR-Code oder die App.

4. Wenn du nicht innerhalb des Check-in-Zeitraums bestätigst, wird deine Buchung automatisch storniert.

Wofür Check-in gilt

Check-in kann für Arbeitsplatzbuchungen und Raumbuchungen eingerichtet werden. Das hängt von den Einstellungen ab, die dein Admin wählt. 

Check-in-Methoden

Je nachdem, wie dein Admin alles eingerichtet hat, kannst du hier einchecken:

• Über eine Nachricht in Slack oder Microsoft Teams

• Über eine E-Mail-Benachrichtigung

• Durch Scannen eines QR-Codes am Arbeitsplatz

• Direkt in der Yoffix-App

Check-in per QR-Code

Wenn dein Büro QR-Codes an den Arbeitsplätzen hat, kannst du für deine Buchung einchecken, indem du den Code mit deinem Handy scannst, ganz ohne die App manuell zu öffnen.

So checkst du per QR-Code ein

1. Geh zu deinem gebuchten Arbeitsplatz.

2. Öffne die Kamera auf deinem Handy.

3. Scanne den QR-Code am Arbeitsplatz.

4. Tippe auf den Link, der erscheint, um Yoffix zu öffnen.

5. Bestätige deinen Check-in.

Das war's, deine Buchung ist bestätigt und dein Arbeitsplatz ist gesichert.

Musst du immer einen QR-Code nutzen?

Nicht unbedingt. Ob QR-Codes nötig sind, hängt von den Einstellungen deines Admins ab. Dein Admin kann statt dessen Check-in über eine Nachricht erlauben, also über Slack, Teams oder E-Mail, oder QR-Code-Check-in extra verlangen. Wenn du nicht weißt, welche Methode dein Unternehmen nutzt, frag deinen Admin.

Was passiert, wenn du nicht eincheckst?

Wenn Check-in aktiviert ist und du deine Buchung nicht innerhalb des Check-in-Zeitraums bestätigst, wird deine Buchung automatisch storniert. Du musst neu buchen, wenn noch ein Arbeitsplatz frei ist.

Check-in per Slack oder Microsoft Teams

Wenn dein Benachrichtigungskanal auf Slack oder Microsoft Teams steht, kommt deine Check-in-Erinnerung dort als Nachricht an. Dann kannst du deine Buchung direkt in dieser Nachricht bestätigen oder stornieren.

So funktioniert es

1. Bevor deine Buchung beginnt, bekommst du vom Yoffix-Bot eine Check-in-Nachricht in Slack oder Teams.

2. Die Nachricht hat zwei Optionen: Bestätigen oder Stornieren.

3. Tippe auf Bestätigen, um einzuchecken und deine Buchung zu sichern.

4. Wenn du auf Stornieren tippst oder nicht innerhalb des Check-in-Zeitraums antwortest, wird deine Buchung automatisch storniert.

Der genaue Zeitpunkt der Nachricht, also wie früh sie rausgeht und wie viel Zeit du zum Antworten hast, wird von deinem Admin festgelegt.

Deinen Benachrichtigungskanal einstellen

Damit du Check-in-Nachrichten in Slack oder Teams bekommst, muss dein gewünschter Benachrichtigungskanal so eingestellt sein:

1. Geh zu deinen Profileinstellungen.

2. Wähle unter Benachrichtigungen Slack oder Microsoft Teams als Benachrichtigungskanal.

3. Speichere deine Einstellungen.

Wenn du Nach deiner Wahl auswählst, geht deine Check-in-Nachricht an den Kanal, den du in deinem Profil gewählt hast.

Check-in-Benachrichtigungen

Check-in-Benachrichtigungen erinnern dich daran, deine Buchung zu bestätigen, bevor sie automatisch storniert wird. Hier erfährst du, was du erwarten kannst und wie du sie verwaltest.

Wann du eine Benachrichtigung bekommst

Wenn dein Admin Check-in aktiviert, bekommst du vor dem Start deiner Buchung eine Benachrichtigung. Der genaue Zeitpunkt hängt von deinem Admin ab, vielleicht 30 Minuten vorher, eine Stunde vorher oder noch früher. Du hast dann ein festes Zeitfenster, um zu antworten, bevor die Buchung freigegeben wird.

Wohin Benachrichtigungen geschickt werden

Das hängt von den Einstellungen deines Admins und von deinem Profil ab:

• Wenn dein Admin festgelegt hat, dass Benachrichtigungen nach deiner Wahl gehen, kommt deine Check-in-Nachricht über den Kanal, den du in deinem Profil gewählt hast: E-Mail, Slack oder Microsoft Teams.

• Wenn dein Admin einen festen Kanal für alle festgelegt hat, geht deine Benachrichtigung dorthin, egal was in deinem Profil steht.

Um deinen bevorzugten Kanal zu ändern, geh zu Profileinstellungen → Benachrichtigungen → Benachrichtigungskanal.

Check-in über die App 

Wenn der Check-in-Zeitraum startet, erscheint im Kalender am Tag deiner Buchung ein Check-in-Button. So checkst du ein: 

1. Öffne Yoffix und geh zum Kalender.

2. Klick am Tag deiner Buchung auf den Check-in-Button.

Weitere Benachrichtigungen, die du in Yoffix bekommst

Neben Check-in sendet Yoffix Benachrichtigungen für:

• Buchungsänderungen, wenn ein Admin oder eine Teamleitung eine Buchung in deinem Namen erstellt, ändert oder storniert

• Teamevents, wenn du von einer Teamleitung zu einem Office-Tag eingeladen wirst

• Meeting-Einladungen, wenn jemand einen Besprechungsraum bucht und dich als Teilnehmenden hinzufügt

• Wöchentliche Anwesenheitsübersicht, eine Zusammenfassung deines Plans für die kommende Woche, einmal pro Woche gesendet, wenn vom Admin aktiviert

Du kannst einzelne Benachrichtigungsarten in Profileinstellungen → Benachrichtigungen ein- oder ausschalten.