Dieser Artikel erklärt, wie Admins Buchungsverhalten, Richtlinien fürs hybride Arbeiten, Ressourcenverwaltung und Check-out-Einstellungen einrichten. Das meiste hier findest du an zwei Stellen: Unternehmenseinstellungen → Buchung und Anwesenheit für Regeln für das ganze Unternehmen und Personenverwaltung → Teams für Regeln auf Teamebene. Regeln für das ganze Unternehmen können durch standortspezifische Regeln überschrieben werden. So kannst du für verschiedene Büros unterschiedliche Vorgaben setzen.
Buchungszeitraum und Arbeitstage
Gehe zu Unternehmenseinstellungen → Buchung und Anwesenheit, um die Grundregeln dafür festzulegen, wann und wie weit im Voraus Mitarbeitende Buchungen anlegen können.
Buchungszeitraum Legt fest, wie weit im Voraus Mitarbeitende Arbeitsplätze, Parkplätze, Räume und andere Ressourcen buchen können, zum Beispiel 2 Wochen oder 3 Monate im Voraus. Standardmäßig gilt das für das ganze Unternehmen, und du kannst es pro Team oder Büro überschreiben (siehe Hybride Regeln festlegen unten).
Serienbuchungen außerhalb des Buchungszeitraums verbieten Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeitende keine Serienbuchung anlegen, die über den Buchungszeitraum hinausgeht. So blockiert niemand jeden Dienstag für die nächsten sechs Monate einen Arbeitsplatz, und die Verfügbarkeit bleibt für alle fair.
Arbeitstage Wähle aus, welche Tage in deiner Organisation als Arbeitstage zählen (z. B. Montag bis Freitag). Diese Tage bilden die Basis für die Verfügbarkeit von Buchungen und die Anwesenheitserfassung.
Buchungen an Nicht-Arbeitstagen blockieren Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeitende an Tagen außerhalb deiner definierten Arbeitswoche keine Buchungen machen, und diese Tage werden im Kalender nicht angezeigt. Aktiviere das, wenn deine Büros am Wochenende oder an Feiertagen geschlossen sind und du versehentliche Buchungen vermeiden willst.
Anwesenheitsdaten von Nutzenden löschen Legt fest, wie lange Anwesenheitsdaten gespeichert werden. Setze das passend zu deiner DSGVO oder deiner internen Aufbewahrungsrichtlinie. Mehr dazu findest du unter Sicherheit und Compliance.
Hybride Regeln
Yoffix gibt dir die Möglichkeit, Mindestvorgaben für die Anwesenheit im Büro und Ankertage festzulegen, entweder unternehmensweit oder pro Team. Diese Regeln werden automatisch nachverfolgt, Mitarbeitende sehen ihren Fortschritt im Kalender, und Admins sowie Teamleitungen können die Einhaltung in der Übersicht prüfen.
Regeln auf Teamebene festlegen
Teamregeln überschreiben die unternehmensweiten Standardwerte für Mitglieder dieses Teams. Gehe zu Personenverwaltung → Teams, wähle ein Team und öffne Einstellungen:
Mindesttage im Büro — lege für dieses Team eine Zahl pro Woche oder Monat fest.
Bürotage — lege feste Bürotage für das Team fest (z. B. jeden Mittwoch). Alle Teammitglieder sehen diese Tage im Kalender markiert.
Planungszeitraum fürs Team — wie weit im Voraus dieses Team seine Bürotage sehen und planen kann, getrennt vom allgemeinen Buchungszeitraum.
Regeln auf Büroebene festlegen
Wenn du für verschiedene Büros unterschiedliche Vorgaben hast, kannst du unternehmensweite Einstellungen wie Planungshorizont oder Check-in-Regeln für bestimmte Büros überschreiben. Gehe dazu zu Büroeinrichtung → Drei-Punkte-Menü neben einem Büro → Einstellungen.
Wie die Einhaltung der Regeln nachverfolgt wird
Sobald die Regeln fürs hybride Arbeiten aktiv sind, sehen Mitarbeitende direkt im Kalender, wie weit sie die Mindestvorgabe an Bürotagen schon erfüllt haben. Die Wochenansicht zeigt, wie viele Tage geplant sind und wie viele noch nötig sind.
In der Übersicht sehen Admins und Teamleitungen:
Regelkonformität — der Anteil der Mitarbeitenden, die in einem gewählten Zeitraum ihre Mindestvorgabe an Bürotagen erfüllen.
Ankertag-Anwesenheit — wie oft Teammitglieder an ihren festgelegten Ankertagen vor Ort sind.
Eine Ampel-Übersicht, damit du Teams schnell erkennst, die dauerhaft unter dem Ziel liegen.
Teamleitungen erhalten automatisch jede Woche eine Anwesenheitszusammenfassung für ihr Team.
Regeln für die wöchentliche Verfügbarkeit
Für Organisationen mit wenig Platz oder wechselnden Hybridplänen kannst du festlegen, an welchen Wochentagen jedes Team bestimmte Ressourcen buchen darf. So vermeidest du Überfüllung und machst die Planung im Hybridmodell besser vorhersehbar.
Gehe zu Büroeinrichtung → wähle ein Büro → klicke auf eine Ressource → setze Verfügbarkeit auf Team → lege die Tage für jedes Team fest.
Du kannst den Zugriff nach Wochentag einschränken für:
Zonen
Einzelne Arbeitsplätze
Parkplätze
Besprechungsräume
Beispiel: Team A kann Zone 1 montags und dienstags buchen. Team B kann dieselbe Zone mittwochs und donnerstags buchen. An Tagen, an denen ein Team keinen Zugriff hat, wird die Ressource für es als nicht verfügbar angezeigt.
Das ist besonders nützlich für:
Unternehmen, in denen es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende gibt
Teams mit Teilzeit oder wechselnden Präsenzzeiten vor Ort
Büros, in denen an verschiedenen Tagen unterschiedliche Abteilungen arbeiten
Parkplätze und Ressourcen verwalten
Parkplätze
Parkplätze werden in Büroeinrichtung zusammen mit Arbeitsplätzen und Räumen angelegt und verwaltet (siehe Büroeinrichtung). Als Admin kannst du:
die Verfügbarkeit einzelner Parkplätze auf Alle, Persönlich (einer Person zugewiesen) oder Team setzen
wöchentliche Verfügbarkeitsregeln anwenden, um festzulegen, welche Teams an welchen Tagen einen Platz buchen dürfen
alle Parkplatzbuchungen in der Übersicht sehen
Mitarbeitende können einen Parkplatz in einem einzigen Ablauf zu einer Arbeitsplatzbuchung hinzufügen. Sie müssen dafür keine separate Parkplatzbuchung anlegen.
Ressourcen und Ausstattung
Ressourcen sind buchbare Elemente, die nicht im Grundriss fest verankert sind, also Ausstattung wie Beamer, Kameras oder Whiteboards oder bewegliche Ressourcen, die dein Team reservieren muss. Du kannst auch Ressourcentypen für Firmenfahrzeuge anlegen (siehe unten).
Um Ressourcen für ein Büro zu aktivieren:
Gehe zu Büroeinrichtung → klicke im Büro auf das Drei-Punkte-Menü → Einstellungen → Ressourcen.
Aktiviere Ressourcen aktivieren.
Füge eine Benachrichtigungs-E-Mail hinzu. Diese Person oder das Team erhält eine Nachricht, wenn eine Ressource gebucht wird.
Gehe zu Elemente und füge jede Ressource hinzu: Gib ihr einen Namen, eine Beschreibung und optional ein Foto.
Lege fest, ob die Ressource allein buchbar ist oder nur zusammen mit einem Arbeitsplatz oder Raum.
Mitarbeitende können einer Arbeitsplatz- oder Raumreservierung eine Ressource hinzufügen.
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