Büroflächen optimieren – mit verlässlichen Nutzungsdaten
Plane dein Büro nicht länger auf Basis von Buchungen, Vermutungen oder einem einzigen jährlichen Bericht. Yoffix zeigt dir, wie deine Flächen tatsächlich genutzt werden – nach Etage, Bereich, Team und Wochentag. So kannst du dein Büro gezielt anpassen.
Büros sind im Schnitt zu 70 % ausgelastet
Über 90 % Nutzungsrate
Über 1.000 Kundinnen und Kunden
Die Herausforderung
Du hast die Daten. Aber kannst du ihnen vertrauen?
Die meisten Firmen messen, wie ihr Büro genutzt wird. Das Problem: Die Daten zeigen selten das ganze Bild. Daten vom Einlass zeigen nur, dass jemand da ist. Buchungen zeigen, was geplant war. Beide verraten nicht zuverlässig, wo die Mitarbeitenden wirklich arbeiten oder an welchen Tagen der meiste Trubel herrscht.
Ausweisdaten zeigen nur den Zutritt zum Gebäude, nicht die Nutzung von Arbeitsplatz oder Etage
Buchungen zeigen Reservierungen, nicht die tatsächliche Anwesenheit
Nicht-Erscheinen lässt die Nachfrage künstlich hoch wirken
Wöchentliche Schnitte zeigen nicht die vollsten Tage, nach denen sich der Bedarf an Arbeitsplätzen richtet.
Mach aus Auslastungsdaten kluge Entscheidungen
Yoffix verbindet verlässliche Präsenzdaten mit übersichtlichen Berichten. So siehst du genau, wie dein Büro genutzt wird, und kannst bessere Entscheidungen zu Flächen, Kosten und Arbeitsplatz-Regeln treffen.
Erfasse die Präsenz, nicht die Absicht
Ein Arbeitsplatz gilt erst als genutzt, wenn sich jemand anmeldet. Checkt niemand ein, wird er automatisch wieder frei. Badge-Daten, WLAN-Signale und Abwesenheitsinfos aus der HR liefern zusätzliche Details. Bei einer Nutzungsrate von 90 % oder mehr zeigen deine Daten das Büro, das die Mitarbeitenden tatsächlich nutzen – und nicht das, das sie geplant hatten.
Check-in-Zeiten und automatische Freigabe bei Nichterscheinen
Ausweis und WLAN
Abwesenheitsdaten aus Personio, Workday, HiBob und weiteren Systemen
Sieh, wo die Nachfrage am größten ist
Zieh dir die Auslastung nach Etage, Zone, Team und Wochentag rein. Vergleiche die durchschnittliche Nutzung mit den Spitzenzeiten, statt beides in einer einzigen Zahl zu verstecken. Heatmaps zeigen dir sofort, wo es ruhig ist und um welche Plätze sich alle reißen. Automatische Berichte liefern der Teppichetage, den Finanzen und den Office-Teams genau die Infos, die sie brauchen.
Durchschnitts- und Spitzennutzung werden getrennt angezeigt
Heatmaps auf Zonen-Ebene für jeden Standort
Automatische Berichte für Leitung und Finanzen
Triff bessere Entscheidungen durch bessere Daten
Sicher zusammenführen
Schließe oder nutze Bereiche anders, wenn deine Daten zeigen, dass sie kaum belegt sind. So lassen sich bis zu 30 bis 50 % der Bürofläche sparen.
Finde das passende Verhältnis für Arbeitsplätze
Plane Arbeitsplätze basierend auf dem tatsächlichen Bedarf, nicht auf Schätzungen oder der Anzahl der Mitarbeitenden. Rechne es einfach in unserem Rechner nach.
Mitte der Woche den Andrang senken
Plane feste Teamtage so, dass sich die Auslastung besser verteilt und der Dienstag nicht zu voll wird.
Weniger laufende Kosten
Passe Reinigung, Heizung, Kühlung und Energieverbrauch einfach an die Etagen an, die auch wirklich genutzt werden.
Passe dein Büro das ganze Jahr über an
Du musst nicht erst auf die Vertragsverlängerung warten, um deinen Arbeitsplatz zu verbessern. Schon nach vier bis sechs Wochen erkennst du tägliche Muster und kannst die Zahl der Arbeitsplätze, die Reinigung oder die Raumaufteilung anpassen. Für Entscheidungen über ganze Etagen oder Verträge solltest du acht bis zwölf Wochen messen, um Feiertage und das Quartalsende einzurechnen. Wiederhole das einfach, wenn sich der Bedarf ändert.
Monatlich: Arbeitsplatz-Quote, Reinigung und Zonen-Layouts prüfen
Vierteljährlich: Etagen, Mietverträge und Zusammenlegung prüfen
Laufend prüfen: Präsenztage und Team-Überschneidungen
Microsoft 365
Lass Mitarbeitende direkt über Teams und Outlook buchen und einchecken – ganz einfach mit der Entra ID-Anmeldung.
Google und Slack
Synchronisiere Kalender und verwalte Buchungen für Teams direkt in deiner bevorzugten Umgebung.
Personalsoftware
Integriert mit SAP SF, Workday und mehr als 20 HRIS, um HR-Abläufe und die Büroverwaltung zu synchronisieren.
Belegungssensoren
Bringe Belegungsdaten von Partner-Sensoren direkt in deine Berichte.
Ausweis- und WLAN-Daten
Füge vorhandene Gebäudesignale als zusätzliche Ebene für mehr Genauigkeit hinzu.
Export und API
Sende anonymisierte Daten an deine BI-Tools oder eigenen Dashboards.
Daten, die dein Betriebsrat einsehen kann
Analysen zum Arbeitsplatz sollen zeigen, dass am Dienstag 18 Arbeitsplätze im dritten Stock genutzt wurden – nicht, wer sie genutzt hat. Yoffix fasst Daten standardmäßig zusammen. Du kannst eine Mindestgröße für Gruppen einstellen, bevor eine Zahl angezeigt wird.
Anonymer Modus und einstellbare Mindestgrößen für Gruppen
ISO 27001:2022-zertifiziert und DSGVO-konform
In Deutschland hergestellt und gehostet – Private Cloud und regionales Hosting möglich
Betriebsratskonform mit Belegen zur Prüfung
Einfach verwalten
Ein System für dein ganzes Büro
Alles an einem Ort
Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Schließfächer, Ressourcen, Besucher und Büro-Anfragen verwaltest du alle in einer einzigen Admin-Oberfläche. Einheitliche Regeln, ein Dashboard, eine verlässliche Quelle.
Komplexität reduzieren
Mitarbeitende buchen und planen direkt in Microsoft Teams und Outlook – also mit Tools, die sie schon kennen. Keine neue App, kein extra Login und keine Umgewöhnung nötig.
Daten, die sich auszahlen
Jede Buchung, jeder Check-in und jede Sensormessung wird zu Nutzungsdaten. Mit der Zeit erfährst du so ganz ohne manuelle Berichte, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird und wo du optimieren kannst.
Preisgekrönte App für hybrides Arbeiten
4.8
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Finde heraus, was dir deine Buchungs-, Ausweis- und Belegungsdaten schon jetzt über deine gemieteten Flächen verraten.
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Antwort innerhalb von 24 Stunden
Individuelle Preisgestaltung basierend auf deinen Bedürfnissen
Keine Verpflichtung
