Europäische mittelständische Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, stehen bei der Auswahl von Workplace-Management-Software vor einer konkreten Herausforderung im Einkauf: Die Sicherheitsdokumentation unterscheidet sich je nach Anbieter erheblich. Auch die Compliance-Angaben beziehen sich selten auf denselben Prüfstandard. Dadurch prüft die IT jede Plattform auf der Auswahlliste oft wochenlang.

Mit Yoffix erhältst du eine sichere, nach ISO 27001:2022 zertifizierte Workplace-Management-Plattform, die auf europäische Anforderungen an die Datenresidenz ausgelegt ist. Dieser Vergleich bewertet sechs Plattformen nach Identitätsverwaltung, Verschlüsselung, DSGVO-Konformität, Besuchersicherheit, Integrationen und wirtschaftlicher Eignung für Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitenden.

Im Folgenden findest du eine strukturierte Vergleichstabelle und anschließend einzelne Anbieterprofile. So gelangst du schneller von der Auswahlliste zur Sicherheitsprüfung.

Kurzüberblick: Die 6 besten sicheren Workplace-Management-Plattformen für europäische Unternehmen

1. Yoffix: Beste sichere Workplace-Management-Plattform im Gesamtvergleich für Unternehmen mit Microsoft 365 in Europa

2. deskbird: Planung hybrider Arbeit mit in der EU gehosteter Infrastruktur und SOC 2 Type 2-Konformität

3. Envoy: Plattform mit Schwerpunkt Besuchermanagement, ISO 27001-Zertifizierung und SCIM-Provisionierung

4. Robin: Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung mit optionaler EU-Datenresidenz und Benutzendenverwaltung per SCIM

5. Eptura: Facility-Management-Portfolio für Großunternehmen mit Lösungen für Workplace-Management, Anlagenverwaltung und Besuchermanagement

6. OfficeSpace Software: Flächenplanung und Arbeitsplatzbuchung mit SOC 2 Type 2-Testat

So haben wir die besten sicheren Workplace-Management-Plattformen ausgewählt

Wenn du ein Workplace-Management-System für ein europäisches Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitenden auswählst, reicht eine Funktionscheckliste nicht aus. Bevor der Einkauf zustimmt, brauchst du überprüfbare Sicherheitsmaßnahmen und klare Antworten zur Datenresidenz.

Wir haben jede Plattform anhand dieser Kriterien bewertet:

• Identitäts- und Zugriffsverwaltung: SSO-Unterstützung (SAML 2.0, Entra ID, Okta, Google), verpflichtende MFA, Provisionierung und Deprovisionierung per SCIM sowie rollenbasierte Zugriffskontrolle nach Standort, Etage oder Team. So bleibt dein Verzeichnis die zentrale Datenquelle.

• Datensicherheit: TLS-Version für die Datenübertragung, AES-256-Verschlüsselung gespeicherter Daten und eine Architektur zur Mandantentrennung. Denn Verschlüsselung allein reicht ohne diese Trennung nicht aus.

• Compliance und Zertifizierungen: Hosting-Standort, garantierte EU-Datenresidenz, Transparenz über Unterauftragsverarbeiter, Verfügbarkeit eines Auftragsverarbeitungsvertrags und Umsetzung der Betroffenenrechte nach DSGVO. Hinzu kommt die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022, einschließlich Zertifizierungsstelle und Datum des letzten Audits.

• Datenschutzfunktionen: Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen, Löschung personenbezogener Besucherdaten, Möglichkeiten zur Anonymisierung von Anwesenheitsdaten und Transparenzfunktionen für die Zustimmung des Betriebsrats. In regulierten Branchen im DACH-Raum gehören diese standardmäßig zu den Anforderungen.

• Besuchermanagement: Abläufe zur Voranmeldung, Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen, Ausweisdruck, Abgleich mit Beobachtungslisten und Integration physischer Zutrittskontrollsysteme.

• Integrationstiefe: Microsoft 365, Teams, Outlook-Kalendersynchronisierung, Google Workspace, Slack, HRIS-Anbindungen und Verfügbarkeit einer offenen API.

• Wirtschaftliche Eignung: Bereitstellungsmodell, Unterstützung mehrerer Standorte, typische Einführungsdauer und Preistransparenz.
  
  

Sichere Workplace-Management-Plattformen für Europa im Vergleich

Die 6 besten sicheren Workplace-Management-Plattformen für europäische Unternehmen

1. Yoffix: Beste sichere Workplace-Management-Plattform im Gesamtvergleich für europäische Unternehmen

Yoffix ist die Hybrid Workplace Orchestration-Plattform für europäische mittelständische Unternehmen mit Microsoft 365. Sie verbindet Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung, Parkplätze, Besucher, Ressourcen und Anwesenheit in einem System. Die daraus entstehenden Daten helfen dir, die Abläufe im Büro zu koordinieren. Sämtliche Daten werden auf AWS-Infrastruktur in Frankfurt am Main verarbeitet und gespeichert, ohne Übermittlung außerhalb der EU.

Für IT-Teams ist die Sicherheitsprüfung unkompliziert. Yoffix verfügt über eine ISO 27001:2022-Zertifizierung durch Insight Assurance und unterstützt SSO über Entra ID, Okta, OneLogin, Google sowie alle SAML 2.0-Anbieter. Die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Benutzendenkonten erfolgt über SCIM-Provisionierung. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle lässt sich nach Büro, Etage, Zone und Team eingrenzen. So sieht jede Administrationsebene nur die Daten ihres eigenen Bereichs.

Funktionen zur Erfüllung von Betriebsratsanforderungen sind im Produkt integriert. Der anonyme Modus entfernt individuelle Anwesenheitsdaten aus Berichten. Über persönliche Sichtbarkeitseinstellungen können Mitarbeitende festlegen, wer ihre Buchungen sieht. Auswertungen erfolgen auf Gruppenebene statt für einzelne Personen. Mit diesen Funktionen kannst du deinem Betriebsrat schon vor der Einführung ein klares Datenschutzkonzept vorlegen.

Yoffix ist nativ in Microsoft Teams integriert, um Arbeitsplätze zu buchen und Anwesenheit zu koordinieren. Für die Raumbuchung stehen eine Outlook-Synchronisierung und ein Outlook-Add-in zur Verfügung. Hinzu kommen Anbindungen an HRIS-Plattformen wie Personio, Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR, HiBob und weitere. Mit dem modularen Preismodell kannst du mit einem Modul starten und später weitere ergänzen. Die Einführung dauert in der Regel Tage statt Monate.

Yoffix-Funktionen

• Anbindung an Identitätsanbieter: Verbindet sich über SAML 2.0, Entra ID, Okta oder Google SSO mit deinem bestehenden Identitätsanbieter. Die SCIM-Provisionierung deaktiviert Konten noch am selben Tag, an dem eine Person aus deinem Verzeichnis entfernt wird.

• Datenresidenz in Deutschland: Verarbeitung, Speicherung und Backups bleiben auf der AWS-Infrastruktur in Frankfurt. Das erleichtert dem Einkauf und der Rechtsabteilung die Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen und Anbieterfragebögen.

• Funktionen für Betriebsratsanforderungen: Anonymer Modus, konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und Auswertungen auf Gruppenebene helfen dir bei der Abstimmung mit dem Betriebsrat. Dein Customer Success Manager unterstützt dich bei der Betriebsvereinbarung.

• Alle Bürobereiche abgedeckt: Arbeitsplatzbuchung, Meetingräume, Parkplätze, Besuchermanagement, Ressourcenbuchung, ein Ticketsystem für Probleme im Büro und Workplace-Analysen in einer Plattform. So ersetzt du mehrere Einzellösungen und brauchst nur eine Sicherheitsprüfung.

• Nativ in Microsoft Teams: Arbeitsplatzbuchung und Teamkoordination erfolgen direkt in der Teams-App. Die Nutzungsquote liegt dadurch bei über 90 %, weil Mitarbeitende die Anwendung bereits jeden Morgen öffnen.

• Modulares Preismodell: Starte mit Arbeitsplatzbuchung oder Besuchermanagement und ergänze weitere Module, wenn dein Bedarf wächst. Dafür musst du keinen gebündelten Enterprise-Vertrag neu verhandeln. Arbeitsplatzbuchung ist ab 1,50 € pro nutzender Person und Monat verfügbar.

Vor- und Nachteile von Yoffix

Vorteile:

• ISO 27001:2022-zertifiziert mit vollständiger EU-Datenresidenz in Frankfurt am Main und einem öffentlichen Trust Center für die Sicherheitsprüfung vor dem ersten Gespräch

• Native Microsoft Teams-Integration mit SCIM-Provisionierung und Entra ID SSO. IT-Teams können Yoffix einführen, ohne ein paralleles Verzeichnis für Benutzende zu verwalten

• Integrierte Funktionen für Betriebsratsanforderungen, darunter ein anonymer Modus, konfigurierbare Sichtbarkeit und Auswertungen auf Gruppenebene

Nachteile:

• Erweiterte Analysen und Private-Cloud-Optionen sind in höheren Tarifstufen verfügbar

• Die Plattform ist für Microsoft 365-Umgebungen optimiert. Unternehmen, die hauptsächlich Google Workspace nutzen, können daher weniger native Integrationen nutzen

Besonders geeignet für: Europäische mittelständische Unternehmen, die Büroanwesenheit koordinieren, Buchungen von Arbeitsplätzen, Meetingräumen, Parkplätzen und Besuchern aufeinander abstimmen und mit Anwesenheitsdaten ihre Bürokapazität planen möchten. Microsoft Teams dient Mitarbeitenden als Einstiegspunkt. Hinzu kommen Datenhosting in Deutschland und integrierte Datenschutzfunktionen für Betriebsratsanforderungen.

2. deskbird: Planung hybrider Arbeit mit EU-Hosting und SOC 2 Type 2-Konformität

deskbird ist eine Plattform für hybrides Arbeiten mit Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung und Büroplanung. Die Plattform hostet sämtliche Daten in der EU auf der Infrastruktur der Google Cloud Platform in Frankfurt und verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung sowie ein SOC 2 Type 2-Testat. SCIM-Provisionierung, SAML 2.0 SSO und rollenbasierte Zugriffskontrolle sind tarifübergreifend verfügbar.

Für europäische Unternehmen, die Datenschutzfunktionen prüfen, bietet deskbird standardmäßig eine automatische Anonymisierung von Buchungsdaten nach sechs Monaten. Enterprise-Kunden können die Aufbewahrungsfristen konfigurieren. Die Plattform erfasst Anwesenheit, bietet Funktionen für den Besucher-Check-in und ist in Microsoft Teams, Slack und führende HRIS-Systeme integriert.

deskbird-Funktionen

• EU-Datenresidenz: Sämtliche Daten werden auf ISO 27001-zertifizierter Infrastruktur der Google Cloud Platform in Frankfurt am Main verarbeitet und gehostet.

• Automatische Anonymisierung: Personenbezogene Transaktionsdaten aus Arbeitsplatzbuchungen, Raumbuchungen und Check-ins werden standardmäßig nach sechs Monaten anonymisiert.

• Unterstützung von Identitätsanbietern: SSO mit SAML 2.0 über Entra ID, Okta und Google Workspace sowie SCIM-Provisionierung für die automatisierte Verwaltung des Lebenszyklus von Benutzendenkonten.

Vor- und Nachteile von deskbird

Vorteile:

• EU-Datenresidenz mit Hosting in Frankfurt sowie Nachweise zu ISO 27001 und SOC 2 Type 2 in einem öffentlichen Trust Center

• Automatische Anonymisierung von Buchungsdaten nach einer konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist. Das reduziert den manuellen Aufwand für die DSGVO-Konformität

• SCIM-Provisionierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle nach Standort, Etage, Abteilung und Rolle

Nachteile:

• Die Funktionen für Besuchermanagement sind im Vergleich zu spezialisierten Besucherplattformen eingeschränkter

• Die Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen und der Abgleich von Besuchern mit Beobachtungslisten sind als verfügbare Funktionen nicht bestätigt

• Module für Parkplatzbuchung und Ressourcenbuchung gehören nicht zur Kernplattform

Besonders geeignet für: Teams, die neben Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung vor allem die Anwesenheit im hybriden Büro planen möchten.

3. Envoy: Besuchermanagement mit ISO 27001 und SCIM-Provisionierung

Envoy ist eine Workplace-Plattform, die ursprünglich für Besuchermanagement entwickelt und um Arbeitsplatzbuchung, Raumplanung und Workplace-Analysen erweitert wurde. Die Plattform verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung und ein SOC 2 Type 2-Testat. SCIM-Provisionierung erfolgt über Entra ID und andere Identitätsanbieter. Envoy stellt Dokumentation zur DSGVO-Konformität und ein öffentlich zugängliches Trust Center bereit.

Envoy bietet Besucherfunktionen wie Voranmeldung, Abgleich mit Beobachtungslisten und Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen beim Check-in. Hinzu kommen Integrationen mit Zutrittskontrollanbietern wie Brivo und Genetec. Die Plattform ist in Microsoft 365, Teams, Slack und Google-Kalender integriert. Die Daten werden in den USA gehostet. Unternehmen in der EU, die für grenzüberschreitende Datenübermittlungen Standardvertragsklauseln nutzen, müssen daher prüfen, ob dies ihre konkreten Compliance-Anforderungen erfüllt.

Envoy-Funktionen

• Besuchersicherheit: Voranmeldung, Abgleich mit Beobachtungslisten, Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen, Ausweisdruck und Integration physischer Zutrittskontrollsysteme, darunter Brivo und Genetec.

• SCIM und SSO: Provisionierung von Benutzendenkonten über Entra ID mit SCIM-API sowie SSO-Unterstützung für die Unternehmensauthentifizierung.

• Workplace-Analysen: Der Enterprise-Tarif nutzt Anwesenheitsdaten aus HRIS, MDM, WLAN, Zutrittskontrollsystemen und SSO für Berichte über Belegung und Auslastung.

Vor- und Nachteile von Envoy

Vorteile:

• Etablierte Besuchermanagement-Funktionen, darunter Abgleich mit Beobachtungslisten, Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen und Integration physischer Zutrittskontrollanbieter

• Nachweise zu ISO 27001 und SOC 2 Type 2 sowie ein öffentliches Trust Center für die Prüfung durch den Einkauf

• SCIM-Provisionierung über Entra ID und ein breites Angebot an Integrationen, darunter Slack, Teams und Google

Nachteile:

• Datenhosting in den USA erfordert Standardvertragsklauseln für Datenübermittlungen aus der EU

• Spezielle Funktionen zur Erfüllung von Betriebsratsanforderungen sind nicht bestätigt

• Die Anonymisierung von Anwesenheitsdaten für DSGVO-Zwecke ist nicht als Funktion dokumentiert

Besonders geeignet für: Unternehmen, bei denen Besuchermanagement und Empfangsabläufe im Mittelpunkt der Büroorganisation stehen.

4. Robin: Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung mit optionaler EU-Datenresidenz

Robin bietet Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung und Workplace-Analysen mit optionaler EU-Datenresidenz. Die Plattform unterstützt SCIM-Provisionierung über Entra ID und Okta, SAML 2.0 SSO sowie benutzerdefinierte rollenbasierte Zugriffskontrolle. Robin verfügt über eine SOC 2-Zertifizierung und hostet seine Infrastruktur auf AWS. Unternehmensdaten können optional in einem europäischen Rechenzentrum gespeichert werden.

Robin umfasst ein Besuchermanagement-Modul und ist in Microsoft 365, Google Workspace, Slack sowie Zutrittskontrollsysteme wie Avigilon und Brivo integriert. Mit der optionalen EU-Datenresidenz kannst du Anwendungsserver und Datenspeicher in Europa halten. Statische Inhalte werden jedoch über ein globales Content Delivery Network (CDN) bereitgestellt.

Robin-Funktionen

• Europäisches Rechenzentrum als Option: Unternehmen können für Anwendungsserver und Datenspeicher europäische Datenresidenz wählen.

• SCIM-Provisionierung: Automatisierte Verwaltung des Lebenszyklus von Benutzendenkonten über Connector-Apps für Entra ID, Okta und OneLogin.

• Zutrittskontrollintegrationen: Synchronisierung von Ausweisdaten mit Avigilon, Brivo und Kisi für Check-in und Belegungserfassung.

Vor- und Nachteile von Robin

Vorteile:

• Optionale EU-Datenresidenz für Unternehmen, die Daten in Europa speichern müssen

• SCIM-Provisionierung mit Entra ID, Okta und OneLogin sowie konfigurierbare anonyme Buchungen zum Schutz der Privatsphäre

• Zutrittskontrollintegrationen mit Avigilon, Brivo und Kisi für Belegungsdaten

Nachteile:

• Die ISO 27001-Zertifizierung gilt für den Hosting-Anbieter AWS, nicht für Robin als Unternehmen

• Funktionen zur Erfüllung von Betriebsratsanforderungen sind nicht dokumentiert

Besonders geeignet für: Teams, die vor allem Arbeitsplätze und Meetingräume im Arbeitsalltag buchen möchten.

5. Eptura (ehemals Condeco): Facility-Management für Großunternehmen mit FedRAMP-Zulassung

Eptura ist ein globales Worktech-Unternehmen mit einem Produktportfolio für Workplace-Management, Anlagenverwaltung und Besuchermanagement. Dazu gehören Eptura Workplace, Eptura Visitor (Proxyclick) und Archibus. Archibus verfügt über eine FedRAMP-Zulassung für den Einsatz bei US-Behörden. Für die übergreifende Plattform gibt Eptura ISO 27001- und DSGVO-Konformität an. Eptura bietet Besuchervoranmeldung, Abgleich mit Beobachtungslisten, Integrationen mit Zutrittskontrollanbietern wie Brivo und Genetec sowie Ausweisverwaltung.

Eptura richtet sich an Großunternehmen und Facility-Management-Teams, die komplexe Immobilienportfolios verwalten. Aufgrund der Architektur mit mehreren Produkten gelten manche Eigenschaften, etwa die FedRAMP-Zulassung, nur für bestimmte Produkte und nicht für die gesamte Suite. Die Einführung der vollständigen Plattform dauert tendenziell länger als bei cloudnativen Einzellösungen.

Eptura-Funktionen

• Besuchersicherheit: Abläufe zur Vorabgenehmigung, Zutrittskontrollintegrationen mit Brivo, Genetec und Paxton, personalisierte Zutrittsnachweise und Abgleich mit internen und externen Beobachtungslisten.

• Portfolio mit mehreren Produkten: Separate Module für Workplace-Management, Anlagenverwaltung und Besuchermanagement bei einem Anbieter.

• FedRAMP-Zulassung: Archibus verfügt über eine FedRAMP-Zulassung. Das ist für Unternehmen relevant, die mit US-Behörden zusammenarbeiten.

Vor- und Nachteile von Eptura

Vorteile:

• Umfassendes Besuchermanagement über Proxyclick, mit Abgleich gegen Beobachtungslisten, Zutrittskontrollintegrationen und personalisierten Zutrittsnachweisen

• ISO 27001-Konformität und FedRAMP-Zulassung für Archibus

• Breites Produktportfolio für Facility-Management, Anlagenverwaltung und Workplace-Management

Nachteile:

• Zertifizierungen wie FedRAMP gelten für einzelne Produkte wie Archibus, nicht für die gesamte Suite

• SCIM-Provisionierung und Okta SSO-Unterstützung sind nicht für alle Produkte bestätigt

• Die Einführung dauert aufgrund der komplexen Architektur mit mehreren Produkten tendenziell länger

Besonders geeignet für: Facility-Teams in Großunternehmen, die Büroabläufe, Anlagen und komplexe Immobilienportfolios verwalten.

6. OfficeSpace Software: Flächenplanung mit SOC 2 Type 2-Testat

OfficeSpace Software bietet Flächenmanagement, Arbeitsplatzbuchung, Umzugsmanagement und über Greetly auch Besuchermanagement. Die Plattform verfügt über ein SOC 2 Type 2-Testat und eine CSA STAR Level 1-Zertifizierung. Dokumentation zur DSGVO-Konformität steht im Trust Center bereit. Bei der Datenübertragung kommt TLS 1.2 oder höher zum Einsatz, gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt. Die Plattform folgt den Secure by Design-Prinzipien der CISA.

OfficeSpace ist in Microsoft 365 und Google-Kalender integriert und unterstützt SSO über SAML und Google Workspace. Die Plattform wird auf US-Infrastruktur von Google Cloud Platform und Heroku gehostet. Europäische Unternehmen müssen deshalb bei der Prüfung durch den Einkauf die Mechanismen für grenzüberschreitende Datenübermittlungen klären.

OfficeSpace Software-Funktionen

• Funktionen zur Flächenplanung: Visual Directory, Move Manager, Scenarios und Stack Plans unterstützen neben der Arbeitsplatzbuchung auch die Verwaltung von Immobilienportfolios.

• Besuchermanagement: Das Greetly-Modul übernimmt Besucher-Check-in, Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen und Ausweisdruck.

• SOC 2 Type 2 und CISA-Selbstverpflichtung: Unabhängiges Prüftestat und Ausrichtung an den Secure by Design-Prinzipien der CISA, einschließlich verpflichtender MFA für interne Zugriffe.

Vor- und Nachteile von OfficeSpace Software

Vorteile:

• SOC 2 Type 2-Testat und CSA STAR Level 1-Zertifizierung mit einem ausführlichen öffentlichen Trust Center

• Umzugsmanagement, gebäudeweite Etagenplanung und Szenariofunktionen für Unternehmen, die komplexe Büroumzüge organisieren

• Ausrichtung an den Secure by Design-Prinzipien der CISA, einschließlich verpflichtender MFA und Abschaffung von Standardpasswörtern

Nachteile:

• Datenhosting auf US-Infrastruktur erfordert Standardvertragsklauseln für Datenübermittlungen aus der EU

• SCIM-Provisionierung und Slack-Integration sind als verfügbare Funktionen nicht bestätigt

• Funktionen zur Erfüllung von Betriebsratsanforderungen sind nicht dokumentiert

Besonders geeignet für: Workplace- und Immobilienteams, die vor allem Flächen planen, Büroumzüge organisieren und Arbeitsplatzbuchung anbieten möchten.

Welche Sicherheitsfragen solltest du einem Anbieter für Workplace-Management stellen?

Auf der Marketingseite eines Anbieters stehen vielleicht Zertifizierungen. Der Einkauf braucht jedoch konkrete Antworten, bevor er unterschreibt. Mit diesen Fragen unterscheidest du nachgewiesene Sicherheit von vagen Compliance-Angaben.

Frage nach dem genauen Hosting-Standort deiner Daten, einschließlich Stadt und Cloud-Anbieter. Kläre, ob Verarbeitung, Speicherung und Backups im selben Rechtsraum bleiben oder ob einzelne Vorgänge anderswo stattfinden. Lass dir bei Angaben zu ISO 27001 die Zertifizierungsstelle, das Datum des letzten Audits und den Geltungsbereich des Zertifikats nennen.

Frage, wie die Plattform die Deprovisionierung per SCIM umsetzt. Endet der Zugriff ausscheidender Mitarbeitender noch am selben Tag, an dem sich ihr Verzeichniseintrag ändert? Prüfe, ob sich die rollenbasierte Zugriffskontrolle nach einzelnen Büros, Etagen oder Teams eingrenzen lässt und nicht nur globale Administrationsrollen vorsieht.

Fordere für die DSGVO-Prüfung den Auftragsverarbeitungsvertrag an und frage nach Transparenz über Unterauftragsverarbeiter. Du solltest wissen, welche Dritten deine Daten verarbeiten und wo sie tätig sind. Frage nach konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen und danach, ob personenbezogene Besucherdaten automatisch gelöscht werden oder dafür eine manuelle Anfrage nötig ist.

Wenn dein Unternehmen einen Betriebsrat hat, frage gezielt nach anonymem Modus, Anonymisierung von Anwesenheitsdaten und Auswertungen auf Gruppenebene. Kann ein Anbieter nicht erklären, wie sein Produkt eine Betriebsvereinbarung unterstützt, verlängert das deine interne Freigabe um Wochen.

So prüfst du die DSGVO-Konformität von Workplace-Software

DSGVO-Konformität bei Workplace-Software geht über ein Häkchen auf der Anbieterwebsite hinaus. Laut einer Studie aus dem Jahr 2025 zur DSGVO-Konformität im Beschäftigungskontext gehören unzulässige Datenerhebung, übermäßige Überwachung und unzureichende Aufbewahrungsrichtlinien zu den häufigen Verstößen.

Prüfe zuerst den Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Er sollte die Rechtsgrundlage der Verarbeitung nennen, bei Buchungsdaten von Mitarbeitenden typischerweise ein berechtigtes Interesse oder die Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung. Außerdem sollte er die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten und die Aufbewahrungsfristen festlegen. Kläre, ob der Anbieter die Betroffenenrechte nach DSGVO unterstützt, einschließlich Auskunft (Artikel 15), Berichtigung (Artikel 16) und Löschung (Artikel 17).

Achte besonders auf Anwesenheits- und Belegungsdaten. Workplace-Plattformen erfassen, wo Mitarbeitende sitzen, wann sie ankommen und wen sie treffen. Für europäische Unternehmen, insbesondere mit Betriebsrat, muss die Plattform eine Anonymisierung auf Analyseebene unterstützen. So werden Auslastungsberichte nicht zur Überwachung einzelner Personen genutzt. Yoffix setzt dies über konfigurierbare Datenschutzeinstellungen und Berichte auf Gruppenebene um, die sowohl DSGVO-Anforderungen als auch Erwartungen des Betriebsrats erfüllen.

Warum Yoffix die beste sichere Workplace-Management-Plattform für europäische Unternehmen ist

Die Unterschiede zwischen Anbietern werden deutlich, wenn du über Funktionslisten hinaus auf überprüfbare Sicherheitsmaßnahmen schaust. Yoffix verfügt über eine ISO 27001:2022-Zertifizierung durch Insight Assurance, speichert sämtliche Daten auf AWS-Infrastruktur in Frankfurt und bietet Funktionen für Betriebsratsanforderungen, die bei konkurrierenden Plattformen nicht dokumentiert sind.

Für IT-Teams mit Microsoft 365 macht Yoffix ein paralleles Verzeichnis für Benutzende überflüssig. Durch SCIM-Provisionierung über Entra ID folgen die Erstellung, Aktualisierung und Deaktivierung von Konten automatisch deinem Verzeichnis. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle nach Büro, Etage, Zone und Team begrenzt den Zugriff jeder Administrationsebene auf ihren Bereich. Weil Arbeitsplatzbuchung und Anwesenheitskoordination direkt in Microsoft Teams stattfinden, erreicht die Nutzungsquote regelmäßig über 90 %.

Das Preismodell passt zu Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitenden. Du wählst die benötigten Module, von Arbeitsplatzbuchung über Besuchermanagement bis zu Workplace-Analysen, ohne einen gebündelten Enterprise-Vertrag abzuschließen. Die Einführung dauert nur wenige Tage. Buche eine Demo und sieh dir an, wie Yoffix deine Sicherheitsanforderungen abdeckt.

Häufige Fragen zu sicherer Workplace-Management-Software

Was macht ein Workplace-Management-System sicher?

Ein sicheres Workplace-Management-System schützt die Standortdaten von Mitarbeitenden durch SSO-Authentifizierung, SCIM-Provisionierung, AES-256-Verschlüsselung gespeicherter Daten und konfigurierbare Aufbewahrungsfristen. Yoffix ergänzt diese Basis um eine ISO 27001:2022-Zertifizierung und Datenresidenz in Deutschland. So erhält dein IT-Team überprüfbare Sicherheitsnachweise.

Brauchen Workplace-Management-Plattformen eine ISO 27001-Zertifizierung?

ISO 27001 ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Europäische Einkaufsteams in Großunternehmen erwarten diesen Standard jedoch. Die Zertifizierung weist nach, dass ein Anbieter Informationssicherheit mit einem strukturierten, auditierten Managementsystem steuert. Yoffix verfügt über eine ISO 27001:2022-Zertifizierung durch Insight Assurance. Das erleichtert die Risikoprüfung des Anbieters.

So stellst du DSGVO-Konformität bei der Arbeitsplatzbuchung sicher

DSGVO-konforme Arbeitsplatzbuchung erfordert eine klare Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Standortdaten der Mitarbeitenden, konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und die Unterstützung von Betroffenenrechten. Yoffix verarbeitet alle Buchungsdaten auf EU-Infrastruktur. Administrierende können Aufbewahrungsfristen in den Unternehmenseinstellungen festlegen. Löschanfragen nach Artikel 17 werden über einen dokumentierten Prozess bearbeitet.

Kann Workplace-Software die Anforderungen deutscher Betriebsräte erfüllen?

Ja, wenn die Plattform konkrete Datenschutzfunktionen bietet. Du brauchst einen anonymen Modus für Anwesenheitsberichte, persönliche Sichtbarkeitseinstellungen, Auswertungen auf Gruppenebene und dokumentierte Unterstützung bei Betriebsvereinbarungen. Yoffix bietet alle vier und gibt deinem Betriebsrat damit eine klare Grundlage für die Zustimmung.

Welche Integrationen sollte eine sichere Workplace-Plattform unterstützen?

Mindestens brauchst du SSO über deinen Identitätsanbieter wie Entra ID, Okta oder Google, SCIM-Provisionierung für die automatisierte Verwaltung von Benutzendenkonten, Microsoft 365-Kalendersynchronisierung und Anbindungen an dein HRIS. Yoffix bietet diese Integrationen und zusätzlich Slack sowie eine offene API für individuelle Abläufe.