Condeco half dabei, die Büroplatzbuchung für Unternehmen zu definieren. Für große Organisationen mit komplexen Immobilienstrukturen, vielen Standorten und eigenen Admin-Teams hat diese Tiefe immer noch ihren Wert. Für viele mittelständische Unternehmen ist das eigentliche Bedürfnis jedoch eine einfachere Koordination des hybriden Arbeitens direkt in Microsoft Teams und Outlook – und kein schwerfälliges System, das auf Konzernaufsicht ausgelegt ist. Deswegen gewinnen modernere Alternativen wie Yoffix an Aufmerksamkeit: Sie machen es leichter, gemeinsame Bürotage im Team abzustimmen, Arbeitsplätze und Räume zu buchen und das Büro mit weniger Aufwand zu verwalten.

Was ist Condeco?

Condeco, das jetzt zu Eptura gehört und in Eptura Engage umbenannt wurde, ist eine Plattform für die Arbeitsplatzbuchung in Unternehmen. Sie soll Organisationen dabei helfen, Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Besucher und andere Büroressourcen in komplexen Büroumgebungen zu verwalten. Condeco wurde 2005 gegründet und für die Koordination in großen Unternehmen entwickelt. 

Was Condeco gut macht

Die Stärke von Condeco liegt in der Breite. Die Plattform ist darauf ausgelegt, mehrere Büros, Etagen, Raumtypen, Arbeitsplatztypen, Services und Richtlinien über ein einziges Admin-System zu verwalten. Sie unterstützt auch Buchungsabläufe über Microsoft Outlook und Microsoft-Integrationen, weshalb sie in größeren Organisationen, die bereits in Microsoft-Umgebungen arbeiten, weit verbreitet ist.

Condeco bietet Funktionen wie standortübergreifende Unternehmenssteuerung, anpassbare Buchungsregeln, Arbeitswochenplanung, Analysen zu Belegung und Auslastung, Geräte- und Sensoren-Support sowie integrierte Prozesse für Besucher oder Services. Für globale Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden, deren komplexe Immobilienportfolios von eigenen Admin-Teams verwaltet werden, ist die Tiefe von Condeco absolut sinnvoll.

Warum Organisationen von Condeco wegwechseln

Condeco kann viel, und für Großkunden ist das oft richtig. Aber für den Mittelstand kann dieselbe administrative Komplexität schnell zur Last werden. Für Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitenden, die drei Hauptprobleme lösen wollen – Mitarbeitenden beim Finden und Buchen der richtigen Plätze zu helfen, Office-Managern die zentrale Kontrolle zu geben und der Geschäftsführung Daten für Raum- und Auslastungsentscheidungen zu liefern – zählt die praktische Koordination, nicht komplexe Immobilienverwaltung. Sie wollen, dass Mitarbeitende sehen, welche Teammitglieder ins Büro kommen, einen Arbeitsplatz in deren Nähe buchen und einen Meetingraum reservieren – alles, ohne Microsoft Teams oder Outlook zu verlassen. Was sie stattdessen erleben, ist eine monatelange Einführung, eine IT-abhängige Einrichtung bei jeder Richtlinienänderung und ein separates Portal, das die Mitarbeitenden ungern nutzen.

Die Entscheidung gegen Condeco liegt meist an drei Faktoren: der Einführungszeit, der ständigen IT-Abhängigkeit bei Einstellungsänderungen (die eigentlich die Office-Manager direkt steuern sollten) und den Gesamtkosten, die neben Lizenzen auch Dienstleistungen, Schulungen und das Change Management umfassen. Wenn das Hauptziel das hybride Arbeiten im Team ist und nicht die Optimierung von Immobilien, wirkt diese Investition oft am eigentlichen Problem vorbei.

Worauf du bei einer Alternative zu Condeco achten solltest

Bevor du konkrete Plattformen bewertest, kläre, was deine Organisation wirklich von einem Büroverwaltungssystem braucht. Die Antwort unterscheidet sich stark, je nachdem, ob dein Fokus auf der Optimierung von Immobilien, der Koordination von hybriden Teams, der Besuchersicherheit oder der Analyse der Raumauslastung liegt.

Für mittelständische Unternehmen in der EU sind drei Kriterien wichtiger als die bloße Anzahl an Funktionen:

• Die Integration in das Microsoft-Ökosystem (funktioniert das Tool direkt in Teams und Outlook oder müssen die Mitarbeitenden eine weitere App nutzen?),

• die Schnelligkeit der Einführung (können Office-Manager Richtlinien anpassen, ohne auf die IT zu warten, oder braucht jede Änderung die Entwickler?), 

• eine transparente Preisgestaltung mit individuellem Hosting in der Region, das DSGVO- und Betriebsratsvorgaben erfüllt.

Ein praktischer Bewertungsrahmen sollte Folgendes abdecken:

• Buchungsabläufe (können Mitarbeitende Arbeitsplätze und Räume in ihren gewohnten Tools buchen oder müssen sie eine neue Oberfläche lernen?),

• Teamkoordination (sehen die Mitarbeitenden, wer ins Büro kommt, bevor sie ihre eigenen Bürotage planen?),

• Einhaltung von Richtlinien (kann das System nicht genutzte Buchungen automatisch freigeben und Vorrangregeln ohne manuelles Eingreifen anwenden?),

• Analysetiefe (bietet die Plattform Belegungsdaten und Auslastungsmuster, die bei der Raumplanung helfen?), 

• Einhaltung von Vorschriften (bietet der Anbieter Datenhaltung in der EU, DSGVO-konforme Verträge zur Auftragsverarbeitung und Unterlagen für den Betriebsratsvorsitzenden).

Die Einführungszeit ist genauso wichtig wie die Funktionen selbst. Organisationen, die einen Büroumzug oder die Rückkehr ins Büro planen, brauchen Systeme, die in Wochen und nicht in Quartalen startklar sind. Such nach Plattformen mit fertigen Microsoft-Integrationen, einfachem Upload von Raumplänen via Vorlage und einer rollenbasierten Verwaltung, die Office-Manager ohne IT-Hilfe bedienen können. Das Ziel ist die Einsatzbereitschaft innerhalb von zwei Wochen, nicht ein halbes Jahr Einrichtungszeit.

Microsoft-native Plattformen versus eigenständige Systeme

Die wichtigste architektonische Entscheidung ist, ob du eine Microsoft-native Plattform oder ein eigenständiges System mit API-Anbindungen nutzt. Diese Wahl beeinflusst die Akzeptanz der Belegschaft, den IT-Aufwand und die langfristigen Gesamtkosten viel stärker als jede einzelne Funktion.

Microsoft-native Plattformen wie Yoffix und Microsoft Places funktionieren direkt in Teams und Outlook. Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze über eine Teams-App oder ein Outlook-Add-in, sehen Team-Kalender direkt in ihrem bestehenden Kalender und erhalten Buchungsbestätigungen über die gewohnten Kanäle. Der Kalenderabgleich läuft automatisch in beide Richtungen – kein manueller Export, kein separater Login, kein ständiger Wechsel der Anwendungen. Für Organisationen, die bereits Microsoft 365 nutzen, nimmt dieser Ansatz den Mitarbeitenden die Hürden, an denen die meisten Büro-Projekte scheitern.

Eigenständige Systeme wie Robin, Envoy und traditionelle Condeco-Installationen laufen als separate Apps mit eigenen Oberflächen, Logins und Benachrichtigungen. Sie verbinden sich per API mit Microsoft und können Buchungen in den Outlook-Kalender übertragen. Die Mitarbeitenden müssen jedoch immer noch eine eigene App öffnen, um nach freien Plätzen zu suchen, die Verfügbarkeit zu prüfen oder Buchungen zu ändern. Dieser zusätzliche Schritt – ein anderes Tool öffnen, ein weiteres Passwort merken, noch einen Benachrichtigungskanal prüfen – sorgt für Reibung, die sich direkt in den Nutzungsdaten zeigt. Ein Beratungsunternehmen in München verzeichnete bei einem eigenständigen Buchungssystem eine Nutzungsrate von nur 43 %. Nach dem Wechsel zu einer Teams-nativen Plattform stieg die Nutzung innerhalb von drei Wochen auf 87 %.

Dieser Unterschied ist besonders für mittelständische Unternehmen ohne eigene Change-Management-Teams entscheidend. Großkonzerne können die Einführung neuer Tools über Richtlinien und Schulungen erzwingen. Mittelständische Unternehmen brauchen Tools, die die Mitarbeitenden gerne nutzen, weil sie sich ganz natürlich in den Arbeitsalltag einfügen. Deshalb liefert eine Microsoft-native Architektur oft einen höheren ROI, selbst wenn sie weniger Funktionen hat als eine für die Immobilienwirtschaft gebaute Plattform.

Alternativen zu Condeco im Vergleich

Wenn du weißt, was dein Unternehmen bei den einzelnen Funktionen braucht, findest du schnell die passende Plattform.

Yoffix bietet eine vollständige Verwaltung des Arbeitsplatzes direkt in Microsoft Teams. Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze und Besprechungsräume über die Teams-App oder das Outlook-Add-in, sehen vor der Planung des eigenen Bürotages, wer aus dem Team vor Ort ist, und erhalten Bestätigungen direkt über Teams-Benachrichtigungen.

Die Plattform umfasst: 

• Arbeitsplatzbuchung mit interaktiven Raumplänen und Desk-Sharing-Support,

• Raumbuchung mit einem Outlook-Add-in und automatischer Synchronisierung,

• Teamplanung (gemeinsame Übersicht, wer wann ins Büro kommt),

• Parkplatz- und Ressourcenbuchung,

• Besuchermanagement,

• Büro-Analysen, die Belegungen und Auslastungsraten aufzeigen.

Die Einführung dauert im Schnitt nur einen Tag bis maximal eine Woche bei komplexeren Setups. Die Preise sind modular und transparent: 1,50 € pro Nutzer und Monat für die Arbeitsplatzbuchung. Zusätzliche Module für Raumbuchung, Parkplätze und Besuchermanagement können nach Bedarf hinzugefügt werden. Das regionale Hosting in EU-Rechenzentren erfüllt die DSGVO-Vorgaben, zudem liefert der Anbieter standardmäßig Unterlagen für den Betriebsrat mit.
Passt am besten zu: mittelständischen Unternehmen (500 bis 5.000 Mitarbeitende) in der EU, die Wert auf eine enge Integration in das Microsoft-Ökosystem, eine schnelle Einführung, transparente Preise und starke Datenschutzkonformität legen.

Microsoft Places ist eine einfache Koordinationslösung direkt in Microsoft 365. Das 2024 veröffentlichte Tool zeigt Mitarbeitenden, an welchen Tagen Kolleginnen und Kollegen im Büro sein wollen, und gleicht die Standorte (Büro oder Homeoffice) mit dem Outlook-Kalender ab. Das Tool ist in den Lizenzen Microsoft 365 E3/E5 enthalten, sodass kein eigenständiger Einkauf nötig ist. Die Raumbuchung läuft über den bestehenden Outlook-Kalender ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand. Allerdings sind die Funktionen begrenzt: Places hilft bei der Abstimmung im Team und einfachen Raumreservierungen, bietet aber keine Arbeitsplatzbuchung, keine interaktiven Raumpläne, kein Parkplatzmanagement, keine Besucherregistrierung und keine detaillierten Büro-Analysen.
Passt am besten zu: Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und eine einfache Abstimmung im Team suchen, ohne Geld für eine eigene Software zur Arbeitsplatzverwaltung auszugeben.

Robin konzentriert sich auf die Verwaltung von Besprechungsräumen inklusive Hardware-Integrationen. Die Plattform umfasst Raumdisplays, Belegungssensoren und detaillierte Raum-Analysen, die Auslastungsmuster und ungenutzte Buchungen aufzeigen. Die Raumbuchung läuft über eine eigenständige App mit Outlook-Kalenderabgleich. Das System gibt ungenutzte Räume automatisch wieder frei, wenn kein Check-in erfolgt. Eine Arbeitsplatzbuchung gibt es zwar, sie spielt jedoch eine Nebenrolle. Die Einführung dauert wegen der Hardware-Einrichtung meist 6 bis 12 Wochen. Die Abrechnung erfolgt pro Raum statt pro Nutzer, was gut für Unternehmen ist, die primär Konferenzräume optimieren möchten.
Passt am besten zu: Unternehmen mit Problemen bei der Raumauslastung und Budget für Hardware-Sensoren, bei denen die Arbeitsplatzbuchung oder Teamkoordination zweitrangig ist.

Envoy ist auf das Besuchermanagement und den Empfangsbereich spezialisiert. Die Plattform registriert Gäste vorab, benachrichtigt die Gastgeber bei der Ankunft, druckt Besucherausweise und führt DSGVO-konforme Besucherlisten. Arbeitsplatz- und Raumbuchungen sind zwar möglich, aber weit weniger ausgereift als der Besucherprozess. Zum System gehören iPad-basierte Besucher-Kioske, Paketverfolgung und Evakuierungslisten für den Notfall. Die Einführung dauert inklusive Hardware-Einrichtung und Druckeranbindung 4 bis 8 Wochen. Die Abrechnung erfolgt pro Standort mit Zusatzkosten für Hardware.
Passt am besten zu: Unternehmen mit hohem Besucheraufkommen, strengen Sicherheitsvorgaben oder einem Empfang, der digitalisiert werden soll, weniger für die reine Arbeitsplatzbuchung der Belegschaft.

OfficeSpace ist eine umfassende Arbeitsplatz-Plattform für Unternehmen, denen die reine Buchung nicht ausreicht. Mitarbeitende buchen Tische und Meetingräume mobil, am Desktop, über Slack, Microsoft Teams oder Outlook. Gleichzeitig verwalten Office-Teams interaktive Raumpläne, feste Team-Zonen, Besucherprozesse, Umzüge und detaillierte Büro-Analysen in einem System. Der Nachteil liegt in der Komplexität und dem Vertriebsmodell: OfficeSpace ist eher eine umfassende Plattform für Konzerne als eine schlanke Buchungslösung. Die Einführung dauert meist mehrere Wochen und die Preise gibt es nur auf individuelle Anfrage statt als einfaches monatliches Abo.
Passt am besten zu: Großunternehmen mit vielen Standorten, komplexer Raumplanung und einer eigenen IT-Abteilung.

Der Wechsel ohne Störung des laufenden Betriebs

Der Wechsel einer Arbeitsplatz-Plattform im laufenden Betrieb erfordert ein gutes Timing und eine klare Kommunikation, um Doppelbuchungen, Datenverlust oder Verwirrung bei den Mitarbeitenden zu vermeiden. Das Ziel ist ein reibungsloser Übergang.

Starte am besten mit einer parallelen Phase von zwei bis vier Wochen, in der das alte und das neue System nebeneinander laufen. So können sich alle an das neue Tool gewöhnen, während bestehende Buchungen im alten System sichtbar bleiben. Exportiere die Buchungsdaten vorher aus Condeco – die meisten Plattformen ermöglichen einen CSV-Export von Reservierungen, Raumplan-Einstellungen und Nutzerprofilen. Das neue System sollte diese Daten importieren, damit Raumnamen, Tischnummern und Team-Zonen für die Mitarbeitenden wie gewohnt erhalten bleiben.

Besonders in Europa spielt der Betriebsrat bei solchen Projekten eine wichtige Rolle. Beziehe die Arbeitnehmervertretung frühzeitig ein und zeige auf, wie das neue System mit Mitarbeiterdaten umgeht, welche Auswertungen gefahren werden und wie die Privatsphäre geschützt wird. Yoffix liefert standardmäßig Unterlagen für den Betriebsrat mit – inklusive AVV-Vorlagen, DSGVO-Nachweisen und Optionen zur Anonymisierung von Daten. Das vermeidet Verzögerungen beim Start.

Konzentriere dich bei der Kommunikation darauf, was gleich bleibt, und weniger auf die Änderungen. Wenn Mitarbeitende bisher über Outlook gebucht haben, zeige ihnen, dass das neue System im gleichen gewohnten Ablauf funktioniert. Wenn Raumbuchungen im Teams-Kanal zu sehen waren, demonstriere, dass dies auch mit der neuen Plattform so bleibt. Je weniger sich die Gewohnheiten ändern müssen, desto schneller wird das Tool akzeptiert.

Bei Microsoft-nativen Plattformen wie Yoffix sieht der Zeitplan meist so aus: Woche eins (Admin-Setup, Upload der Raumpläne, SSO-Einrichtung über Microsoft Entra ID), Woche zwei (Testphase mit 20 bis 50 Personen aus verschiedenen Teams und Standorten), Woche drei (nehmensweiter Start mit Hilfen direkt im Tool und per E-Mail), Woche customize (Auswertung der Nutzung und letzte Anpassungen). Dieser kurze Zeitrahmen funktioniert, weil die Microsoft-Integration bereits fertig ist und die Belegschaft Teams und Outlook ohnehin täglich nutzt.

Ein häufiger Fehler ist es, lange Funktionslisten zu erklären, statt das eigentliche Problem der Abstimmung zu lösen. Den Mitarbeitenden ist es im Alltag egal, ob ein Tool 47 Funktionen hat. Sie wollen wissen, ob sie sehen können, wer aus dem Team ins Büro kommt, und ob die Buchung eines Tisches 30 Sekunden oder fünf Minuten dauert. Erkläre diesen praktischen Nutzen, dann kommt die Akzeptanz von ganz allein.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollten wir lieber bei Condeco bleiben?

Bleib bei Condeco, wenn dein Schwerpunkt auf der Verwaltung einer komplexen Immobilien-Infrastruktur liegt und weniger auf der täglichen Abstimmung im hybriden Alltag. Wenn du viele unterschiedliche Länder, Schließsysteme, Gebäude-Integrationen und globale Analysen verwaltest, kann Condeco weiterhin passen. Wenn es dir aber vor allem darum geht, dass Teams ihre Bürotage abstimmen, schnell Tische buchen und in Microsoft Teams und Outlook arbeiten können, ist eine modernere Alternative wie Yoffix meist die bessere Wahl.

Was sollten wir bei einer Alternative zu Condeco zuerst prüfen?

Schau dir zuerst den Ablauf an, den die Mitarbeitenden und Office-Manager tatsächlich täglich nutzen. Können Mitarbeitende Tische und Räume direkt in Teams oder Outlook buchen? Sehen sie, wann das Team im Büro ist, bevor sie ihre eigene Woche planen? Können Office-Manager Richtlinien anpassen, ohne jedes Mal die IT zu kontaktieren? Genau bei diesen Punkten überzeugen modernere Lösungen wie Yoffix: Hier steht die praktische Abstimmung im Fokus, nicht die administrative Komplexität.

Warum ist die Microsoft-Integration so wichtig?

Weil mangelnde Akzeptanz das größte Risiko für jedes neue Tool ist. Wenn Mitarbeitende Teams oder Outlook verlassen und ein neues System öffnen müssen, nur um Belegungen zu prüfen oder zu buchen, sinkt die Nutzung extrem. Eine Plattform wie Yoffix fügt sich über eine eigene Teams-App, Outlook-Integration und zweiseitigen Kalenderabgleich ganz natürlich in den Arbeitsalltag ein. Das macht die Nutzung im Alltag spürbar einfacher.

Wann passt eine Plattform gut zum Mittelstand?

Wenn sie die Abstimmung der Mitarbeitenden löst, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand für Großkonzerne aufzubauen. Für den Mittelstand zählen einfache Buchungsabläufe, sichtbare Team-Kalender, eine DSGVO-konforme Verwaltung und genug Daten, um fundierte Entscheidungen zur Bürogröße zu treffen. Deswegen entscheiden sich viele Teams für Yoffix: Es deckt den täglichen Bedarf ab, ohne die Komplexität eines reinen Immobiliensystems zu erzwingen.

Was sollten wir vor dem Wechsel einer Plattform planen?

Plane vor allem den reibungslosen Übergang und nicht nur die Technik. Kläre, welche Buchungsdaten mitgenommen werden müssen, benenne Räume und Arbeitsplätze einheitlich, binde Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte frühzeitig ein und sag den Mitarbeitenden, was für sie gleich bleibt. Beim Wechsel zu Yoffix ist der Vorteil, dass die tägliche Nutzung ganz nah an den bereits verwendeten Microsoft-Tools bleibt. Das minimiert die Hürden beim Start.

Kann Microsoft Places eine eigene Arbeitsplatz-Plattform komplett ersetzen?

Das hängt von den konkreten Anforderungen ab. Microsoft Places eignet sich für eine einfache Abstimmung, wer wann im Büro ist. Wenn du aber auch Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze und Besucher verwalten willst oder detaillierte Analysen brauchst, ist eine spezialisierte Lösung meist unverzichtbar. In diesem Fall bietet Yoffix das vollständige Paket, behält aber das Microsoft-native Erlebnis bei.

Was ist der größte Fehler bei der Auswahl einer neuen Lösung?

Viele vergleichen nur Funktionslisten statt der Bedienung im Alltag. Ein Tool kann auf dem Papier alles bieten, scheitert im Alltag aber, wenn die Belegschaft es nicht nutzt oder das Office-Management bei jeder kleinen Änderung die IT braucht. Entscheidend ist, dass das Tool zu euren täglichen Abläufen passt. Für viele mittelständische Unternehmen ist Yoffix hier die modernere Option: weniger Admin-Aufwand, intuitive Abstimmung im Team und ein Workflow direkt in den bereits genutzten Microsoft-Anwendungen.