Dokumentation für die Outlook-Integration
Dokumentation zur Integration des Microsoft Outlook Kalenders
Übersicht
Die Integration mit dem Microsoft Outlook Kalender ermöglicht die bidirektionale Synchronisierung von Veranstaltungen zwischen Yoffix und Microsoft Outlook Kalendern. Dieses Feature wurde entwickelt, um die Verwaltung sowohl persönlicher als auch räumlicher Kalender zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Veranstaltungen plattformübergreifend konsistent sind. Dieses Dokument beschreibt die technischen Details der Integration, die erforderlichen Berechtigungen und die Daten, die synchronisiert werden.
Berechtigungen
Bei der Integration mit dem Microsoft Outlook Kalender verlangt Yoffix die folgenden Berechtigungen:
Anmelden und Benutzerdaten lesen: Ermöglicht Yoffix, Benutzer zu authentifizieren und auf deren Profilinformationen zuzugreifen.
Kalender in allen Postfächern lesen und schreiben: Ermöglicht Yoffix, Kalenderereignisse in allen Postfächern zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen.
Alle Unternehmensräume lesen (Admin-Zustimmung erforderlich): Ermöglicht Yoffix den Zugriff auf und die Verwaltung von Raumkalendern innerhalb des Microsoft Active Directory (AD) der Organisation. Diese Berechtigungen sind erforderlich, um die volle Funktionalität der Integration sicherzustellen, einschließlich der Erstellung, Änderung, Löschung und der Echtzeit-Synchronisierung von Ereignissen.
Synchronisierung von Raumkalendern
Bidirektionale Synchronisierung wird zwischen Yoffix und den Microsoft Outlook Raumkalendern hergestellt, vorausgesetzt, die Yoffix-Räume sind korrekt den entsprechenden Räumen im Microsoft AD zugeordnet.
1. Ereigniserstellung/-änderung/-löschung in Yoffix:
Wenn ein Ereignis in Yoffix erstellt, geändert oder gelöscht wird, ruft Yoffix die entsprechenden Methoden (Ereignis erstellen, aktualisieren oder löschen) in der Microsoft Graph API auf.
Die Raum-E-Mail wird an die Microsoft Graph API übergeben, um sicherzustellen, dass das Ereignis genau im entsprechenden Outlook-Raumkalender wiedergegeben wird.
2. Abonnierung von Änderungen im Raumkalender:
Yoffix abonniert Änderungen in den Raumkalendern über die Raum-E-Mail. Dieses Abonnement ermöglicht es Yoffix, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn ein Ereignis im Outlook-Kalender des Raums erstellt, geändert oder gelöscht wird.
Nach Erhalt dieser Benachrichtigungen importiert Yoffix die Ereignisdaten in sein System, um die Synchronisierung aufrechtzuerhalten.
Verarbeitete Ereignisdaten:
Besitzer: Der Benutzer, der das Ereignis erstellt hat.
Teilnehmer: Anwesende des Ereignisses.
Titel: Der Titel oder das Thema des Ereignisses.
Beschreibung: Detaillierte Informationen zum Ereignis.
Online-Meeting-URL: Link zu einem verbundenen Online-Meeting.
IstPrivat: Hinweis darauf, ob das Ereignis privat ist.
Datum: Das Datum des Ereignisses.
Startzeit: Die Startzeit des Ereignisses.
Endzeit: Die Endzeit des Ereignisses.
Wiederholungsart: Gibt an, ob das Ereignis wiederkehrend ist und wenn ja, das Wiederholungsmuster.
Synchronisierung von persönlichen Kalendern
Yoffix unterstützt auch die Synchronisierung persönlicher Ereignisse zwischen Yoffix und den Microsoft Outlook Benutzerkalendern. Dieses Feature kann in den Einstellungen der Organisation aktiviert oder deaktiviert werden.
Synchronisierte Ereignisse:
Von Yoffix zu Microsoft Outlook:
Bürobuchung: Spiegelt wider, wann ein Benutzer einen Büroraum bucht.
Remote-Arbeit: Gibt an, wann ein Benutzer geplant ist, remote zu arbeiten.
Abwesenheit: Kennzeichnet die Abwesenheit eines Benutzers.
Von Microsoft Outlook zu Yoffix:
Abwesenheit: Importiert Abwesenheitsereignisse von Outlook nach Yoffix und sorgt dafür, dass Yoffix die korrekte Verfügbarkeit des Benutzers widerspiegelt.
Fazit
Diese Integration mit dem Microsoft Outlook Kalender stellt sicher, dass sowohl persönliche als auch raumbasierte Ereignisse genau zwischen Yoffix und Microsoft Outlook synchronisiert werden, wodurch Terminprobleme verringert und die Effizienz des Arbeitsplatzmanagements verbessert wird. Durch die Befolgung der in diesem Dokument beschriebenen Schritte können Organisationen eine nahtlose Kalender-Synchronisierung erreichen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.