So buchst du einen Arbeitsplatz über den Kalender, den Grundgriss oder per QR-Code
So buchst Du einen Arbeitsplatz
Yoffix bietet Dir zwei Hauptwege, einen Arbeitsplatz zu buchen: direkt im Lageplan in Mein Büro oder im Kalender. Mit beiden Optionen kannst Du einen bestimmten Arbeitsplatz wählen, Deine Zeiten festlegen und Extras wie einen Parkplatz dazubuchen. Nimm einfach das, was zu Deinem Arbeitsablauf passt.
Buchen über Mein Büro
Mein Büro zeigt Dir den Live-Lageplan für einen Tag, so siehst Du genau, welche Arbeitsplätze frei sind und wo Dein Team sitzt.
Gehe zu Mein Büro.
Wähle oben auf dem Bildschirm Dein Datum, Deinen Bürostandort und Deine Etage aus, falls Dein Büro mehrere Etagen hat.
Nutze Filter, um den passenden Arbeitsplatz zu finden, wenn Du einen Arbeitsplatz mit besonderer Ausstattung oder bestimmten Merkmalen brauchst.
Klicke auf einen freien Arbeitsplatz im Lageplan.
Lege im Buchungsbereich Deine Start- und Endzeit fest oder lass Deine normalen Arbeitszeiten stehen.
Optional:
Aktiviere Wiederholen, um die Buchung an ausgewählten Tagen zu wiederholen (z. B. jeden Dienstag)
Füge einen Parkplatz für denselben Zeitraum hinzu
Klicke auf Bestätigen, um Deine Buchung zu speichern.
Tipp: Arbeitsplätze, die grau angezeigt werden oder mit einem Namen markiert sind, sind schon belegt oder reserviert. Fahre mit der Maus über einen Arbeitsplatz, um die Details zur Verfügbarkeit zu sehen. Unten rechts findest Du auch die Legende, damit Du siehst, wofür die Symbole stehen.
Wenn du einen Lieblingsarbeitsplatz festgelegt hast, schlägt Yoffix ihn automatisch vor, sobald du eine Buchung öffnest. Erfahre mehr über Lieblingsarbeitsplätze und wie du deinen festlegst.
Buchen über den Kalender
Der Kalender hilft Dir, Deinen Tagesstatus (Büro, Homeoffice, Nicht verfügbar) zu verwalten und in einem Schritt einen Arbeitsplatz zu buchen.
Gehe zu Kalender.
Klicke auf den Tag, den Du buchen willst.
Wähle Büro als Deinen Status.
Der Buchungsbereich öffnet sich. Lege Deine Start- und Endzeit fest oder lass Deine normalen Arbeitszeiten stehen.
Aktiviere optional Wiederholen und füge einen Parkplatz hinzu.
Yoffix schlägt Dir standardmäßig Deinen Lieblingsplatz vor. Wenn Du einen anderen Arbeitsplatz wählen willst, klicke auf den Lageplan und wähle einen freien Platz.
Klicke auf Speichern.
Dein Kalender zeigt für diesen Tag Büro an, und Dein Arbeitsplatz ist reserviert.
Buchen über den Kalender - Buchung mit einem Klick
Du kannst auch eine schnelle Buchung anlegen, ohne die Zeit festzulegen und einen Arbeitsplatz auszuwählen. Für diese Buchungsart nutzt Yoffix automatisch Deinen Lieblingsplatz und Deine Standard-Arbeitszeiten.
Gehe zu Kalender.
Klicke auf den Tag, den Du buchen willst.
Klicke in die Mitte des Bürostatus. Beim Darüberfahren siehst Du die Buchungsübersicht.
Buchen per QR-Code (vor Ort)
Wenn Dein Büro QR-Codes an den Arbeitsplätzen hat, kannst Du direkt am Arbeitsplatz buchen oder einchecken. Du musst dafür nicht durch die App klicken.
Gehe zu dem Arbeitsplatz, den Du nutzen willst.
Öffne die Kamera auf Deinem Handy und scanne den QR-Code am Arbeitsplatz.
Tippe auf den Link, der erscheint, um Yoffix zu öffnen.
Wähle Deinen Zeitraum und bestätige die Buchung oder den Check-in.
QR-Codes müssen von Deinem Admin aktiviert werden. Wenn Du sie in Deinem Büro nicht siehst, bitte Deinen Admin, sie einzurichten.
Serienbuchungen
Wenn Du an denselben Tagen jede Woche ins Büro kommst, richte eine Serienbuchung ein, damit Du nicht jedes Mal manuell buchen musst.
So legst Du eine Serienbuchung an
Du kannst Serienbuchungen sowohl über Mein Büro als auch über den Kalender anlegen.
Über Mein Büro:
Klicke auf einen freien Arbeitsplatz.
Aktiviere im Buchungsbereich Wiederholen.
Wähle die Wochentage aus, an denen sich die Buchung wiederholen soll (z. B. Montag, Mittwoch).
Lege Deine Zeiten fest und bestätige.
Über den Kalender:
Klicke auf einen Tag und wähle Büro als Deinen Status.
Aktiviere im Buchungsbereich Wiederholen.
Wähle aus, an welchen Wochentagen die Buchung wiederkehren soll.
Wähle einen Arbeitsplatz und speichere.
Deine Serienbuchung erscheint ab dann an allen ausgewählten Tagen. Du kannst einzelne Termine jederzeit ändern oder stornieren, ohne den Rest der Serie zu beeinflussen.
Hinweis: Wenn Dein Admin Buchungseinschränkungen festgelegt hat, zum Beispiel ein maximales Zeitfenster für Vorausbuchungen, werden Serienbuchungen nur innerhalb dieses erlaubten Bereichs angelegt.
Den passenden Arbeitsplatz finden
Wenn Du einen Arbeitsplatz mit bestimmter Ausstattung oder bestimmten Merkmalen brauchst, zum Beispiel zwei Monitore, einen höhenverstellbaren Tisch oder einen bestimmten Standort, kannst Du in Mein Büro Filter nutzen, um Deine Auswahl einzugrenzen.
Arbeitsplätze in Mein Büro filtern
Gehe zu Mein Büro und wähle Dein Datum und Deine Etage.
Klicke oben links im Lageplan auf Filter.
Wähle die Tags aus, nach denen Du suchst (z. B. zwei Monitore, höhenverstellbarer Tisch, Ladestation).
Der Lageplan hebt die Arbeitsplätze hervor, die zu Deinen Kriterien passen.
Klicke auf einen passenden Arbeitsplatz, um ihn zu buchen.
Tags werden von Deinem Admin gesetzt. Wenn ein Tag oder eine Art von Ausstattung fehlt, sprich Deinen Admin darauf an, damit es ergänzt wird.
Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich diesen Arbeitsplatz nicht buchen?
Wenn ein Arbeitsplatz als nicht verfügbar erscheint oder Du ihn nicht auswählen kannst, gibt es ein paar häufige Gründe.
Der Arbeitsplatz ist für eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Team reserviert
Einige Arbeitsplätze sind als persönlich eingerichtet, also für eine Person, oder als Team-Arbeitsplätze, also nur für ein bestimmtes Team. Wenn Du nicht diese Person bist oder nicht im Team bist, kannst Du ihn nicht buchen.
Zum Prüfen: Fahre mit der Maus über den Arbeitsplatz im Lageplan. Ein Tooltip zeigt Dir, ob es ein persönlicher Arbeitsplatz, ein Teamarbeitsplatz oder ein Platz für alle ist.
Dein Team hat an dem Tag keinen Zugriff
Admins können Regeln für die wöchentliche Verfügbarkeit festlegen, die einschränken, welche Teams an welchen Tagen bestimmte Arbeitsplätze buchen können. Zum Beispiel kann Team A nur montags und dienstags Zugriff auf eine Zone haben.
Wenn ein Arbeitsplatz ausgegraut ist, ist er für Dein Team an diesem Tag vielleicht einfach nicht verfügbar.
Der Arbeitsplatz ist schon gebucht
Wenn jemand anderes den Arbeitsplatz schon für diesen Zeitraum gebucht hat, wird er im Lageplan als nicht verfügbar angezeigt. Beim Darüberfahren siehst Du den Buchungshinweis.
Dein Admin hat Buchungen eingeschränkt
Dein Admin hat vielleicht Regeln gesetzt, die festlegen, wer buchen kann, wie weit im Voraus oder an wie vielen Tagen pro Woche. Wenn das alles nicht erklärt, warum Du nicht buchen kannst, melde Dich bei Deinem Admin, damit die Buchungsregeln Deines Kontos geprüft werden.
Privatsphäre bei Buchungen: Wer kann meine Buchungen sehen?
Standardmäßig können Deine Kolleg:innen Deine geplanten Bürotage und Buchungen sehen. So können Teams ihre Pläne besser abstimmen und wissen, wer an einem Tag kommt.
Was andere sehen können
Wenn Du das Teilen Deiner Anwesenheit aktiviert hast, können Deine Kolleg:innen sehen:
An welchen Tagen Du im Büro sein willst
Deinen Status (Büro, Homeoffice, Nicht verfügbar) im Kalender
Deinen Arbeitsplatz im Lageplan
Deine persönlichen Profildaten und Kontaktdaten werden anderen Nutzer:innen nur mit Deiner Zustimmung angezeigt.
So schränkst Du ein, wer Deine Buchungen sieht
Wenn Du Deine Anwesenheit lieber privat halten willst:
Klicke oben rechts auf Deinen Avatar, um Dein Profil zu öffnen.
Gehe zu Profileinstellungen.
Suche das Dropdown Meine Anwesenheitsdaten teilen.
Wähle die Option, die für Dich passt.
Wenn das Teilen Deiner Anwesenheit aus ist, erscheinst Du für andere als anonyme Person. Admins sehen Deine Buchungen in der Admin-Ansicht weiterhin.
Warum ist meine Buchung verschwunden?
Wenn eine Arbeitsplatzbuchung, die Du gemacht hast, nicht mehr angezeigt wird, sind das die wahrscheinlichsten Gründe.
Du hast nicht rechtzeitig eingecheckt
Wenn Dein Admin die Check-in-Funktion aktiviert hat, muss jede Arbeitsplatzbuchung innerhalb eines festen Zeitfensters bestätigt werden, zum Beispiel innerhalb von 30 Minuten nach dem Start der Buchung. Wenn Du in diesem Zeitfenster nicht eincheckst, wird Deine Buchung automatisch storniert, damit der Arbeitsplatz für andere frei wird.
Du bekommst eine Check-in-Benachrichtigung per App, E-Mail oder Teams/Slack, je nach Deinen Einstellungen. Dort kannst Du die Buchung bestätigen oder stornieren. Wenn Du sie verpasst, wird die Buchung freigegeben.
Was Du tun kannst: Buche den Arbeitsplatz erneut, wenn er noch frei ist. Wenn er inzwischen belegt ist, nimm einen anderen freien Arbeitsplatz.
Ein Admin oder eine Teamleitung hat sie storniert
Admins und Teamleitungen können Buchungen im Namen anderer Nutzer:innen stornieren, zum Beispiel um Plätze für ein Teamevent neu zu ordnen oder ein Kapazitätsproblem zu lösen. In dem Fall bekommst Du eine E-Mail mit der Info, wer die Buchung storniert hat und warum.
Vergangene Buchungen kannst Du nicht bearbeiten
Nur Admins und Teamleitungen können Buchungen für vergangene Tage ändern. Wenn Du nach einer Buchung aus der Vergangenheit suchst, kannst Du sie in der Nutzeransicht nicht bearbeiten. Das ist so gewollt.