Yoffix integriert sich jetzt nativ mit HRworks, einer der führenden HR-Plattformen in Deutschland für mittelständische Unternehmen. Ist die Verbindung einmal aktiv, werden Mitarbeitendenprofile und Abwesenheitsdaten in Echtzeit per Webhooks von HRworks zu Yoffix synchronisiert. So bekommen HRworks-Nutzende ein voll funktionsfähiges Workplace-Management-System, das aktuelle HR-Daten abbildet, ohne manuelle Updates und ohne extra Verwaltungsaufwand.

Dieser Beitrag zeigt, was die Integration macht, welche Yoffix-Module für HRworks-Nutzende verfügbar sind und wie Du loslegst.

Warum Desk-Sharing ohne eine HRworks-Verbindung zu Platzproblemen führt

Desk-Sharing klappt nur gut, wenn das System weiß, wer wirklich verfügbar ist. Wenn die Abwesenheitsdaten in HRworks liegen, die Arbeitsplatzverwaltung aber separat läuft, driften die beiden schnell auseinander. Mitarbeitende im Urlaub oder krank erscheinen im Arbeitsplatzplan weiter als buchbar. So werden Arbeitsplätze von Personen blockiert, die gar nicht da sind, während Teammitglieder, die ins Büro kommen, keinen freien Platz finden.

Das ist kein kleines Ärgernis. Es treibt den Flächenbedarf im Büro direkt nach oben. Unternehmen mit manuellen oder getrennten Systemen halten am Ende mehr Arbeitsplätze vor, als sie brauchen, weil ihnen kein verlässliches Signal für die echte tägliche Verfügbarkeit fehlt. Yoffix-Kundschaft berichtet von bis zu 30 bis 50 % weniger Flächenbedarf, sobald Abwesenheitsdaten automatisch ins Workplace-Management-System fließen. Die HRworks-Integration macht das für HRworks-Nutzende möglich.

Wie die HRworks-Integration den Echtzeit-Sync steuert

Yoffix nutzt Webhooks für die Verbindung mit HRworks. Das heißt: Änderungen in HRworks greifen in Yoffix sofort statt erst mit Verzögerung. Wenn in HRworks Urlaub freigegeben wird oder ein Krankheitstag erfasst wird, wird die betroffene Person sofort aus dem Yoffix-Buchungspool entfernt. Kein Admin-Eingriff nötig.

Neue Mitarbeitende, die in HRworks angelegt werden, können automatisch in Yoffix übernommen werden oder für eine manuelle Prüfung zurückgehalten werden, je nach Wunsch. So oder so sind Profil, Teamzuordnung und Verfügbarkeitsstatus direkt nutzbar. Desk-Sharing, Raumbuchung, Parkplatzbuchung und Anwesenheitsübersichten greifen alle auf dieselben aktuellen HR-Daten zu.

Die Integration ist auch DSGVO-konform. Alle Daten werden innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert, und Yoffix ist ISO 27001-zertifiziert.

Welche Workplace-Management-Module es für HRworks-Nutzende gibt

HRworks-Kundschaft, die Yoffix verbindet, bekommt Zugriff auf die ganze Yoffix-Plattform. Hier ist, was jedes Modul kann.

Desk-Sharing Das Kernmodul für die Abstimmung hybrider Teams. Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze für die Tage, an denen sie ins Büro kommen wollen, sehen, wo Teammitglieder sitzen, und planen Bürotage gemeinsam. Abwesenheitsdaten aus HRworks sorgen dafür, dass der Arbeitsplatzplan immer die echte Verfügbarkeit zeigt.

Raumbuchung Besprechungsräume buchen, deren Verfügbarkeit an Kalender- und Anwesenheitsdaten in Echtzeit gekoppelt ist. Räume werden automatisch frei, wenn Meetings abgesagt werden oder wenn Teilnehmende fehlen. So gibt es weniger No-Show-Blockaden im Raumkalender.

Parkplatzbuchung Mitarbeitende reservieren Parkplätze genauso wie Arbeitsplätze, auch mit reinen Parkplatzbuchungen ohne Arbeitsplatz. Die Abwesenheitssynchronisierung aus HRworks sorgt dafür, dass abwesende Mitarbeitende keine Parkplätze blockieren, die sie nicht nutzen.

Besuchermanagement Gäste im Voraus registrieren, Benachrichtigungen vor der Ankunft verschicken, Ausweise drucken und Freigabeprozesse steuern. Passt gut zu Arbeits- und Raumbuchung für einen reibungslosen Empfang.

Ressourcenbuchung Gemeinsame Büroressourcen wie Ausstattung, Fahrzeuge und weitere Ressourcen buchen. Jede Ressource hat ihren eigenen Verfügbarkeitskalender und kann mit Buchungsregeln und Zugriffsrechten verwaltet werden.

Teamkoordination Bürotage gemeinsam als Team planen, sehen, wer an einem Tag ins Büro kommt, und Vor-Ort-Überschneidungen abstimmen. Hier wird die hybride Teamkoordination für HRworks-Nutzende in der Praxis sichtbar. Sinnvoll abgestimmte Bürotage verdoppeln laut Yoffix-Kundendaten die echte Überschneidung im Team.

Arbeitsplatzanalysen Die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen, Räumen und Flächen über die Zeit messen. Nutze diese Daten, um Dein Büro passend zu dimensionieren, Deine Hybrid-Regel zu prüfen oder anzupassen und Flächenentscheidungen auf Basis dessen zu treffen, was Mitarbeitende wirklich tun, nicht auf Basis von dem, was geplant war.

Wie Du die HRworks-Integration in Yoffix einrichtest

Das Setup braucht keine IT und dauert nur ein paar Minuten.

1. In Deinem HRworks-Konto gehst Du zu Basics → Integrations → HR Works API und erstellst ein neues API-Schlüsselpaar. Lade die Datei mit den Zugangsdaten sofort herunter, denn sie kann nur einmal heruntergeladen werden.

2. Im Bereich Authorizations aktivierst Du den Lesezugriff für persons, persons/master-data, absences und absence types sowie Lese- und Schreibzugriff für Webhooks. Speichern.

3. In Yoffix gehst Du zu Profil-Symbol → Einstellungen → Integrationen → User Sync → HRworks. Füge Deinen Access Key und Secret Access Key ein und klicke auf Verbinden.

4. Die Webhook-Synchronisierung startet sofort.

Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du im Hilfeartikel zur HRworks-Integration.

Häufig gestellte Fragen

Integriert sich HRworks mit Arbeitsplatz-Buchungssoftware? Ja. Yoffix integriert sich nativ mit HRworks und nutzt dafür die Echtzeit-Synchronisierung per Webhook. Abwesenheits- und Mitarbeitendendaten aus HRworks fließen direkt in Arbeitsplatzbuchung, Raumplanung, Parkplatzverwaltung und Anwesenheitserfassung in Yoffix.

Welches Workplace-Management-System passt am besten zu HRworks? Yoffix ist eine Workplace-Management-Plattform für mittelständische Unternehmen und verbindet sich direkt mit HRworks. Sie deckt Desk-Sharing, Raumbuchung, Parkplatzbuchung, Besuchermanagement, Ressourcenbuchung, Teamkoordination und Arbeitsplatzanalysen ab, alles mit aktuellen HRworks-Daten verbunden.

Wie funktioniert die Koordination hybrider Teams in Yoffix für HRworks-Nutzende? Sobald HRworks verbunden ist, zeigt Yoffix die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden in Echtzeit passend zu ihrem aktuellen Abwesenheitsstatus. Teams können Bürotage gemeinsam in Yoffix planen, sehen, wer ins Büro kommt, Arbeitsplätze in der Nähe ihrer Teammitglieder buchen und Vor-Ort-Überschneidungen abstimmen, alles auf Basis genauer HR-Daten.

Wie lange dauert die Einrichtung der HRworks-Integration? Ein paar Minuten. Du erstellst ein API-Schlüsselpaar in HRworks, setzt die nötigen Berechtigungen, fügst die Zugangsdaten in Yoffix ein und der Sync startet sofort. Kein Entwickleraufwand und keine IT-Unterstützung nötig.

Ist die HRworks-Integration DSGVO-konform? Ja. Die Integration nutzt die offizielle API von HRworks, überträgt Daten über verschlüsselte Verbindungen und speichert alle Daten innerhalb der EU. Yoffix ist ISO 27001-zertifiziert und vollständig DSGVO-konform. Für deutsche Unternehmen ist Yoffix außerdem betriebsratsfähig.

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