Wenn dein Team an verschiedenen Tagen ins Büro kommt, arbeiten die Leute trotz Anwesenheitsregeln oft aneinander vorbei. Wählen alle denselben Tag, fehlen plötzlich Arbeitsplätze, während das Büro an anderen Tagen leer steht und trotzdem kostet.
Für HR und Workplace-Teams hängt beides zusammen: Du willst Kolleginnen und Kollegen sinnvoll zusammenbringen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Fläche und Budget optimal genutzt werden.
Genau da setzt Hybrid Workplace Orchestration an: Sie verknüpft Büroanwesenheit und Raumnutzung, liefert verlässliche Daten und macht daraus klare Empfehlungen und gezielte Maßnahmen.
Das steckt hinter der Neuausrichtung von Yoffix als Plattform für Hybrid Workplace Orchestration. So kannst du Bürotage attraktiver gestalten und den Arbeitsplatz gleichzeitig effizienter nutzen.
Anwesenheit nach gemeinsamen Aufgaben planen
Eine Anwesenheitsregel gibt nur vor, wie oft Mitarbeitende ins Büro kommen sollen. Sie müssen sich aber trotzdem mit den Personen abstimmen, mit denen sie zusammenarbeiten wollen.
Gehe vom konkreten Anlass aus: etwa dem Onboarding einer neuen Person oder der Arbeit an einem Projekt. Legt fest, wer Zeit vor Ort braucht, und wählt einen Tag, an dem das Büro genug Platz bietet.
Prüfe, ob sich die Leute vor Ort wirklich begegnen. Frag nach, ob das Treffen die geplante Arbeit erleichtert hat. Anwesenheitsdaten und das Feedback der Mitarbeitenden geben dir darauf die Antworten.
Für HR und Teamleads ist das die viel bessere Basis für Gespräche. Du erkennst Abstimmungsprobleme direkt und löst sie gezielt, anstatt einfach mehr Anwesenheit zu fordern.
Flächenentscheidungen an Teampläne ankoppeln
Ein voller Tag erweckt schnell den Eindruck, dass mehr Arbeitsplätze nötig sind. Bevor du mehr Fläche anmietest, schau dir die Verteilung über die Woche und die jeweiligen Teams genauer an.
Ein Beispiel: Zwei Teams wählen unabhängig voneinander denselben Bürotag. Beide brauchen intern Zeit vor Ort, müssen sich aber gar nicht untereinander abstimmen. Wird es dadurch zu voll, können unterschiedliche Teamtage den Druck nehmen, ohne die Zusammenarbeit zu stören.
Müssen die Teams doch zusammenarbeiten, ist vielleicht eine andere Flächenaufteilung sinnvoll. Deine Entscheidung wird besser, weil du den genauen Grund für den Bedarf kennst.
Das hilft dir beim Umgestalten des Büros genauso wie bei einem Umzug. Du richtest den Flächenbedarf daran aus, wie gearbeitet wird, und kannst Entscheidungen vor der Geschäftsführung klar begründen.
Aus Daten konkrete Schritte machen
Ein Auslastungs-Dashboard zeigt dir schnell, wo die Woche unausgewogen ist. Was daraus folgt, müssen HR und Workplace-Teams aber immer noch selbst entscheiden.
Orchestration verbindet diese Daten mit den Stellschrauben, die du anpassen kannst: Teamtage koordinieren, Zonen anpassen und Regeln für Hybrides Arbeiten verlässlich umsetzen. Danach siehst du sofort, wie sich die Änderungen auswirken.
Der Praxistest ist einfach: Helfen dir die Daten bei einer Entscheidung? Wenn ein Tag überlastet ist, solltest du Anwesenheitspläne und verfügbare Flächen direkt zusammen prüfen können. Verpassen sich Kolleginnen und Kollegen ständig, solltest du gemeinsame Tage gezielt abstimmen können.
So werden verlässliche Arbeitsplatzdaten Teil des laufenden Betriebs. Teams bekommen eine gemeinsame Basis zum Handeln statt nur den nächsten Bericht, den niemand liest.
Warum Yoffix auf Workplace Orchestration setzt
Die Arbeitsplatzbuchung war schon immer ein zentraler Teil von Yoffix. Unsere neue Ausrichtung greift das größere Bild auf: Wir helfen Unternehmen dabei, Anwesenheit und Flächennutzung so abzustimmen, dass Menschen und Arbeitsplätze optimal zusammenwirken.
Yoffix bündelt Arbeitsplatz- und Raumbuchung, Parkplätze, Ressourcen, Besuchermanagement und Anwesenheiten auf einer Plattform. Die daraus gewonnenen Daten liefern Empfehlungen und ermöglichen gezielte Maßnahmen.
Für Mitarbeitende bedeutet das: Sie sehen klar, wer wann vor Ort ist, und planen ihre Bürotage besser. Für Teams bedeutet es: feste Tage und Zonen, die echtes Zusammenarbeiten unterstützen.
Für Workplace-Leitungsteams bedeutet es: volle Transparenz über den Bedarf und fundierte Flächenentscheidungen. HR und Workplace-Teams müssen viel weniger manuell organisieren.
Yoffix ist nativ in Microsoft 365 integriert und läuft direkt in Microsoft Teams. Schnittstellen zu HR- und Office-Systemen runden das ab. Sicherheit und Datenschutz sind garantiert: inklusive DSGVO-Konformität, ISO 27001-Zertifizierung und Einstellungen, die den Betriebsrat überzeugen.
Damit sich jeder Bürotag lohnt
Unsere Vision ist ein Arbeitsplatz, der sich laufend von selbst optimiert. Verlässliche Daten und smarte Empfehlungen führen zu besseren Entscheidungen, während Automatisierung die manuelle Abstimmung spürbar reduziert.
Für dein Büro ist der Start ganz einfach: Bringe die Anwesenheitstage mit den passenden Leuten und dem richtigen Arbeitsplatz zusammen.
Genau das bedeutet Hybrid Workplace Orchestration bei Yoffix: produktivere und kollaborativere Bürotage und Flächen, die effizient genutzt werden.
Entdecke, wie Yoffix deinen Arbeitsplatz orchestriert
Häufige Fragen
Was ist Workplace Orchestration?
Workplace Orchestration verbindet die Büropräsenz mit der Nutzung von Arbeitsplätzen. Aus verlässlichen Daten entstehen dann Empfehlungen und abgestimmte Aktionen. In einem hybriden Arbeitsumfeld hilft sie Unternehmen dabei abzustimmen, wann Teams zusammenkommen und wie sie Büroräume nutzen. Yoffix nennt diesen Ansatz Hybrid Workplace Orchestration.
Wie unterscheidet sich Workplace Orchestration von Workplace Management?
Workplace Management umfasst Aufgaben wie Arbeitsplatz- und Raumbuchung, Präsenz sowie Besuchermanagement. Workplace Orchestration baut darauf auf, indem sie diese Daten mit Entscheidungen über Team-Zeitpläne und Räume verknüpft. Das Ziel: Zusammenarbeit, das Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden und die Effizienz im Büro stetig verbessern.
Wie unterscheidet sich Workplace Orchestration von Workplace Management?
Workplace Management regelt den täglichen Bürobetrieb, von Buchungen bis hin zu Präsenz und Besuchermanagement. Workplace Orchestration baut auf dieser Basis auf: Sie nutzt verknüpfte Arbeitsplatzdaten, um Verbesserungen bei Team-Zeitplänen und der Raumnutzung vorzuschlagen und abzustimmen. Mit diesem Ansatz hilft Yoffix Unternehmen dabei, das Büro nicht nur im Alltag zu verwalten, sondern Zusammenarbeit und Effizienz dauerhaft zu optimieren.
Welche Software unterstützt Hybrid Workplace Orchestration?
Yoffix ist eine Plattform für Hybrid Workplace Orchestration für mittelständische Unternehmen mit Microsoft 365. Sie verbindet die Anwesenheit im Büro mit Arbeitsplatz- und Raumbuchung, Parkplätzen, Ressourcen und Besuchermanagement. Auf dieser gemeinsamen Basis liefert Yoffix Empfehlungen und abgestimmte Aktionen für bessere Zusammenarbeit und effizientere Arbeitsplätze.
Wie hilft Workplace Orchestration Teams dabei, besser zusammenzuarbeiten und Büroräume effizient zu nutzen?
Workplace Orchestration bringt Menschen, die Zeit miteinander verbringen wollen, mit den verfügbaren Tagen und Räumen zusammen. Teams können gemeinsame Bürotage abstimmen, während Verantwortliche für den Arbeitsplatz den Bedarf an Arbeitsplätzen und Räumen sehen. Yoffix unterstützt das durch Teamtage, Zonen und die Planung der Arbeitswoche rund um Kolleginnen und Kollegen.
Welche Daten nutzt Workplace Orchestration?
Workplace Orchestration nutzt Daten über geplante Bürotage, tatsächliche Präsenz sowie die Auslastung von Arbeitsplätzen, Räumen und anderen Ressourcen vor Ort. Durch das Verknüpfen dieser Quellen erkennen Unternehmen den tatsächlichen Bedarf und Überschneidungen in Teams. Yoffix bündelt Präsenz und Arbeitsplatznutzung in einem System als Basis für Entscheidungen über Zeitpläne und Flächen.
Unterstützt Yoffix Workplace Orchestration in Microsoft 365?
Yoffix ist nativ für Microsoft 365 gebaut und läuft direkt in Microsoft Teams. Zu den Microsoft-Integrationen gehören Entra ID für die Identitätsverwaltung und Outlook für die Raumbuchung. Schnittstellen zu HR- und Bürosystemen liefern die nötigen Daten, um Präsenz und Arbeitsplatznutzung reibungslos zu koordinieren.
