Dein HR-Team verlässt sich auf Workday. Dort liegen alle Personalakten und jeder genehmigte Urlaub. Doch dann betritt dienstags jemand das Büro, und die Realität vor Ort sieht ganz anders aus. Arbeitsplätze bleiben für Leute reserviert, die frei haben. Neue Mitarbeitende finden sich nicht im Buchungssystem. Das Büro arbeitet mit einem Personalstand, der immer ein paar Tage hinterherhinkt.
Die Workday-Integration von Yoffix schließt diese Lücke. Sie synchronisiert Profile, Teamstrukturen und Abwesenheiten aus Workday direkt in Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung, Parkplatzverwaltung und Anwesenheitsplanung. So bildet das Büro genau das ab, was dein HR-System längst weiß.
Was es kostet, wenn das Büro nicht weiß, wer da ist
Dieses Problem zeigt sich an drei Stellen. Abwesende Mitarbeitende blockieren weiterhin Plätze: Auf einer geteilten Fläche ist jeder reservierte Arbeitsplatz von jemandem im Urlaub ein Platz, den Kolleginnen und Kollegen nicht nutzen können. Neue Mitarbeitende aus Workday müssen erst von Hand in einem zweiten Tool angelegt werden, bevor sie buchen können. Und jemand aus der Administration pflegt Urlaube, Austritte und Teamwechsel doppelt – eine unsichtbare Arbeit, bis Buchungskonflikte sie sichtbar machen.
Das Datenproblem reicht weiter als nur bis zum ordentlichen Arbeitsplatz. Laut JLLs Occupancy Planning Benchmark Report 2025 liegt die weltweite Büroauslastung bei 54 % (nach 49 % im Vorjahr). Die Auslastung ist seit drei Jahren die meistbeachtete Kennzahl. Dennoch bewerten nur 7 % der Unternehmen ihre Datenerfassung als exzellent. Wenn Anwesenheitsdaten an der Quelle falsch sind, setzt sich dieser Fehler in jeder weiteren Raumplanung fort.
Was die Workday-Integration von Yoffix leistet
Sobald die Verbindung steht, liest Yoffix die Beschäftigten- und Abwesenheitsdaten über die Workday-API aus. Für jeden Eintrag übernimmt das Tool Name, E-Mail, Abteilung, Team und Position. Abwesenheiten werden synchronisiert: Urlaub, Krankheit und andere freie Tage erscheinen direkt in der Arbeitsplatzbuchung und den Anwesenheitsansichten, sobald Workday sie freigibt. Neue Teammitglieder tauchen automatisch in Yoffix auf, und wer das Unternehmen verlässt, wird entfernt – genau synchron zu Workday.
Der Abgleich läuft in eine Richtung. Workday bleibt die zentrale Datenquelle und Yoffix spiegelt sie. So musst du nie zwei widersprüchliche Datenstände abgleichen.
So funktioniert die Synchronisation
Die Einrichtung braucht keine Entwicklung, nur Konfiguration. In Workday erstellt eine Admin-Person einen Integrationsbenutzer, gibt den Zugriff auf Beschäftigten- und Abwesenheitsdaten frei, registriert einen API-Client und erstellt einen Refresh-Token. In Yoffix gehst du auf Unternehmenseinstellungen > Integrationen > Nutzersync > Workday, fügst die Zugangsdaten ein und verbindest dich. Yoffix prüft die Daten durch einen Abruf aus Workday, und der Abgleich startet sofort. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Hilfezentrum [Workday-Einrichtungsleitfaden].
Warum genaue HR-Daten den Büroalltag verbessern
Yoffix ist eine Workplace-Management-Software für mittelständische Unternehmen, die Hybrides Arbeiten mit Microsoft 365 organisieren – direkt nutzbar in Microsoft Teams. Die Workday-Integration liefert genau die Information, die das System nicht erraten kann: wer angestellt ist, zu welchem Team gehört und an welchem Tag tatsächlich vor Ort ist.
Wenn das Buchungssystem verlässliche HR-Daten nutzt, greift eins ins andere. Abwesende Personen geben ihre Plätze automatisch frei. Dadurch zeigen Auslastungsberichte die echte Nutzung und nicht nur Reservierungen. Teams stimmen Bürotage danach ab, wer wirklich vor Ort ist. Unternehmen mit Yoffix sparen 20 bis 30 % Fläche ein, erreichen im Schnitt rund 70 % Büroauslastung bei über 90 % Akzeptanz und verdoppeln gemeinsame Teamtage im Büro, weil die Absprache leichter fällt. All das funktioniert aber nur, wenn die Anwesenheitsdaten aktuell sind.
Für wen sich die Verbindung von Workday und Yoffix lohnt
Diese Integration eignet sich für mittelständische Firmen, die Workday als HR-System nutzen und ihr hybrides Büro über Microsoft 365 steuern. Sie bringt sofort Vorteile, wenn ihr Desk-Sharing nutzt, feste Bürotage habt oder verlässliche Daten für einen Umzug oder neue Mietverträge braucht. Feste Vorgaben für Präsenztage sind heute üblich – funktionieren können sie aber nur, wenn das System weiß, wer wirklich verfügbar ist.
Workday- und Yoffix-Einrichtungsleitfaden in unserem Hilfezentrum.
Nutzt du Workday? Schließe die Datenlücke und wisse, wer da ist
Häufig gestellte Fragen
Lässt sich Workday mit einer Arbeitsplatz-Buchungssoftware verbinden?
Ja. Yoffix verbindet sich mit Workday und nutzt Daten zu Mitarbeitenden und Abwesenheiten für Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung, Parkplätze und Anwesenheit. Buchungen zeigen direkt, wer da ist und wer fehlt – ganz ohne manuellen Aufwand.
Welche Daten synchronisiert Yoffix aus Workday?
Yoffix übernimmt Name, E-Mail, Abteilung, Team und Position aller Mitarbeitenden sowie genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit. Neue Mitarbeitende und Abgänge werden automatisch aus Workday aktualisiert.
Funktioniert die Workday-Integration nur in eine Richtung?
Ja. Workday bleibt die führende Datenquelle. Yoffix liest die Daten zu Mitarbeitenden und Abwesenheiten aus Workday aus und überträgt keine Buchungsdaten zurück.
Ist die Integration DSGVO-konform?
Ja. Daten werden verschlüsselt übertragen und in der EU verarbeitet. Yoffix ist ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Einrichtung lässt sich rein über Einstellungen lösen, ohne Programmieraufwand. Admins legen in Workday einen Integrations-User an, vergeben Zugriffsrechte für Mitarbeitende und Abwesenheiten, registrieren einen API-Client, erstellen ein Refresh-Token und tragen die Zugangsdaten in Yoffix ein, um die Verbindung herzustellen.
