Yoffix Demandes : signalez et suivez les signalements au bureau
Tickets est le système intégré de Yoffix pour signaler et résoudre les signalements de bureau. Les employés signalent directement les problèmes dans l'appli et placent leur emplacement exact sur le plan d'étage. Les responsables des locaux et les admins suivent, attribuent et résolvent tout depuis un seul tableau de bord, sans devoir fouiller les boîtes de réception ni courir après les statuts à la main.
Tickets doit être activé pour chaque bureau par un admin avant que les employés puissent utiliser la fonctionnalité.
Pour les employés : envoyer un ticket
N'importe quel employé peut créer un ticket quand il remarque un problème au bureau, que ce soit une chaise cassée, un écran en panne, un souci de chauffage ou tout autre chose qui demande de l'attention.
Comment envoyer un ticket
Allez dans Tickets dans le menu de gauche.
Cliquez sur Nouveau ticket.
Donnez un titre au signalement et une courte description pour que votre équipe des locaux comprenne ce qu'il faut faire.
Ajoutez une photo si ça aide à montrer le problème.
Placez l'emplacement sur le plan d'étage pour que la bonne personne sache exactement où aller.
Choisissez une catégorie si votre admin en a configuré (par exemple, IT, Maintenance ou Nettoyage).
Envoyez le ticket.
Votre ticket est visible tout de suite par la bonne personne ou la bonne équipe, et vous pouvez vérifier son statut à tout moment dans la vue Tickets.
Suivi de vos tickets
Ouvrez la vue Tickets pour voir tous les tickets que vous avez créés, avec leur statut actuel. Vous recevrez une notification quand votre ticket sera mis à jour ou résolu.
Pour les admins et les responsables des locaux : gérer les tickets
Les admins et les responsables des locaux ont accès au tableau de bord complet des tickets, qui affiche tous les signalements ouverts sur tous les sites et à tous les étages, dans une seule vue.
Le tableau de bord des tickets
Quand vous ouvrez Tickets, vous voyez tous les tickets envoyés dans vos bureaux. Vous pouvez filtrer par statut (ouvert, en cours, résolu), par emplacement, par priorité ou par catégorie pour vous concentrer sur ce qui compte le plus maintenant. Le tableau de bord se met à jour en temps réel, donc vous avez toujours une vue juste de ce qu'il reste à traiter.
Attribuer et mettre à jour les tickets
Cliquez sur n'importe quel ticket pour ouvrir la vue détaillée. De là, vous pouvez :
Attribuer le ticket à un membre de l'équipe ou à l'équipe chargée de le résoudre
Définir ou mettre à jour le niveau de priorité
Changer le statut au fur et à mesure que le travail avance (ouvert, en cours, résolu)
Ajouter un commentaire ou une mise à jour pour tenir informée la personne qui a envoyé le ticket
L'employé qui a créé le ticket reçoit une notification chaque fois que son statut change.
Activer Tickets pour un bureau
Allez dans Office Setup.
Cliquez sur le menu à trois points du bureau où vous voulez activer Tickets.
Choisissez Settings > Tickets.
Activez Enable tickets.
Ajoutez une adresse e-mail de notification pour votre équipe des locaux. Cette adresse reçoit un message à chaque fois qu'un nouveau ticket est envoyé.
Répétez ça pour chaque bureau où vous voulez activer Tickets. Une fois activé, l'onglet Tickets devient visible pour tous les employés de ce bureau.
Connecter Tickets à des outils externes
Si votre équipe des locaux travaille dans Jira ou une autre plateforme de gestion des locaux, Tickets peut se connecter à ces outils pour que les signalements arrivent directement dans votre workflow existant. Ça demande une configuration sur mesure. Contactez support@yoffix.com pour parler de votre setup et vous connecter.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer un ticket sans placer d'emplacement ?
Placer un emplacement sur le plan d'étage est optionnel, mais fortement recommandé. Ça aide votre équipe des locaux à trouver le problème plus vite, sans devoir redemander des infos.
Qui peut voir mon ticket ?
Les tickets envoyés sont visibles par les admins et les responsables des locaux. Les autres employés ne peuvent pas voir votre ticket, sauf s'ils y sont affectés.
Puis-je envoyer un ticket sur mobile ?
Oui. La fonctionnalité Tickets est dispo à 100 % dans l'appli mobile Yoffix et dans le navigateur sur votre téléphone.
Que se passe-t-il après la résolution d'un ticket ?
Vous recevrez une notification quand le statut de votre ticket passera à résolu. Les tickets résolus restent dans le tableau de bord pour garder une trace et pour les contrôles.