Yoffix tickets : signalez et suivez les signalements au bureau
Yoffix Tickets est le système intégré de Yoffix pour signaler et résoudre les signalements au bureau. Les employés soumettent leurs problèmes directement dans l'application et épinglent leur emplacement exact sur le plan d'étage. Les gestionnaires des installations et les admins suivent, attribuent et résolvent tout depuis un seul tableau de bord, sans fouiller dans les boîtes de réception ni courir après les statuts à la main.
Les tickets doivent être activés bureau par bureau par un admin avant que les employés puissent utiliser la fonctionnalité.
Pour les employés : envoyer un ticket
N'importe quel employé peut envoyer un ticket quand il remarque un problème au bureau, que ce soit une chaise cassée, un écran qui ne marche pas, un souci de chauffage ou autre chose qui demande attention.
Comment envoyer un ticket
Allez dans Tickets dans la navigation de gauche.
Cliquez sur Ajouter un ticket.
Donnez au ticket un titre et une courte description pour que votre équipe des installations comprenne ce qu'il faut faire.
Ajoutez une photo si ça aide à montrer le problème.
Épinglez l'emplacement sur le plan d'étage pour que la bonne personne sache exactement où aller.
Choisissez une catégorie si votre admin en a configuré (par exemple, IT, Maintenance ou Nettoyage).
Envoyez la demande.
Votre ticket est tout de suite visible par la personne ou l'équipe concernée, et vous pouvez vérifier son statut à tout moment dans la vue Tickets.
Suivi de vos tickets
Ouvrez la vue Tickets pour voir tous les tickets que vous avez envoyés, avec leur statut actuel. Vous recevrez une notification quand votre ticket est mis à jour ou résolu.
Pour les admins et les gestionnaires des installations : gérer les tickets
Les admins et les gestionnaires des installations ont accès au tableau de bord complet des tickets, qui affiche tous les signalements ouverts sur tous les sites et à tous les étages, dans une seule vue.
Le tableau de bord des tickets
Quand vous ouvrez Tickets, vous voyez tous les tickets envoyés dans vos bureaux. Vous pouvez filtrer par statut (ouvert, en cours, résolu), par emplacement, par priorité ou par catégorie pour vous concentrer sur ce qui compte le plus maintenant. Le tableau de bord se met à jour en temps réel, donc vous avez toujours une vue juste de ce qu'il reste à traiter.
Attribuer et mettre à jour les tickets
Cliquez sur n'importe quel ticket pour ouvrir la vue détaillée. De là, vous pouvez :
Attribuer le ticket à un membre de l'équipe ou à l'équipe chargée de le résoudre
Définir ou mettre à jour le niveau de priorité
Changer le statut au fur et à mesure de l'avancement (ouvert, en cours, résolu)
Ajouter un commentaire ou une mise à jour pour tenir l'auteur au courant
L'employé qui a envoyé le ticket reçoit une notification à chaque changement de statut.
Activer Tickets pour un bureau
Allez dans Configuration du bureau.
Cliquez sur le menu à deux points du bureau où vous voulez activer les demandes.
Sélectionnez Paramètres > Tickets.
Activez Activer les tickets.
Ajoutez une adresse e-mail de notification pour votre équipe des installations. Cette adresse reçoit un message à chaque nouveau ticket envoyé.
Répétez ça pour chaque bureau où vous voulez activer Tickets. Une fois activé, l'onglet Tickets devient visible pour tous les employés de ce bureau.
Connecter Tickets à des outils externes
Si votre équipe des installations travaille dans Jira ou une autre plateforme de gestion des installations, Tickets peut être connecté à ces outils pour que les signalements arrivent directement dans votre flux de travail actuel. Cela demande une configuration personnalisée. Contactez support@yoffix.com pour parler de votre configuration et être connecté.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer un ticket sans épingler d'emplacement?
Épingler un emplacement sur le plan d'étage est facultatif, mais vivement recommandé. Cela aide votre équipe des installations à trouver le problème plus vite, sans avoir à redemander plus d'infos.
Qui peut voir mon ticket?
Les tickets envoyés sont visibles par les admins et les gestionnaires des installations. Les autres employés ne peuvent pas voir votre demande, sauf s'ils y sont affectés.
Puis-je envoyer un ticket sur mobile?
Oui. La fonctionnalité Tickets est entièrement dispo dans l'appli mobile Yoffix et dans le navigateur sur votre téléphone.
Que se passe-t-il une fois qu'un ticket est résolu?
Vous recevrez une notification quand le statut de votre ticket passe à résolu. Les tickets résolus restent dans le tableau de bord pour l'archivage et les besoins d'audit.