Réservation de bureau : comment réserver, paramètres, confidentialité
Comment réserver un bureau via le calendrier, le plan d'étage ou un code QR, planifier votre semaine, coordonner avec vos collègues
Comment réserver un bureau
Yoffix te propose deux façons principales de réserver un bureau : directement depuis le plan d'étage dans Mon Bureau, ou depuis le Calendrier. Les deux options te permettent de choisir un bureau précis, de fixer tes horaires et d'ajouter des extras comme une place de parking — choisis celle qui colle le mieux à ta façon de travailler.
Réserver via Mon Bureau
Mon Bureau te montre le plan d'étage en direct pour un jour donné, pour que tu voies exactement quels bureaux sont libres et où sont assis tes collègues.
Va sur Mon Bureau.
En haut de l'écran, choisis ta date, ton emplacement de bureau et l'étage (si ton bureau a plusieurs étages).
Utilise les filtres pour trouver le bon bureau si tu as besoin d'un bureau avec des équipements ou des attributs spéciaux.
Clique sur un bureau disponible sur le plan d'étage.
Dans le panneau de réservation, règle ton heure de début et de fin (ou garde tes horaires de travail habituels).
En option :
Active Répéter pour répéter la réservation aux jours choisis (p. ex. tous les mardis)
Ajoute une place de parking pour le même créneau
Clique sur Confirmer pour enregistrer ta réservation.
Astuce : Les bureaux affichés en gris ou marqués d'un nom sont déjà pris ou réservés. Passe la souris sur n'importe quel bureau pour voir les détails de disponibilité. Tu peux aussi regarder la légende en bas à droite pour voir ce que veulent dire les symboles.
Réserver via le calendrier
Le Calendrier te permet de gérer ton statut du jour (Au bureau, Télétravail, Indisponible) et de réserver un bureau en une seule étape.
Va sur Calendrier.
Clique sur le jour que tu veux réserver.
Sélectionne Au bureau comme statut.
Le panneau de réservation s'ouvrira. Règle ton heure de début et de fin, ou garde tes horaires de travail habituels.
En option, active Répéter et ajoute une place de parking.
Yoffix te proposera par défaut ton bureau favori. Pour en choisir un autre, clique sur le plan d'étage et sélectionne n'importe quelle place libre.
Clique sur Enregistrer.
Ton calendrier affichera Au bureau pour ce jour-là, et ton bureau sera réservé.
Réserver via le calendrier - réservation en un clic
Tu peux aussi créer une réservation rapide sans avoir à régler l'heure ni à choisir un bureau — pour ce type de réservation, Yoffix utilisera automatiquement ton bureau favori et tes horaires de travail par défaut.
Va sur Calendrier.
Clique sur le jour que tu veux réserver.
Clique au milieu du statut de présence au bureau - tu verras le résumé de la réservation au survol.
Réserver via le code QR (sur place)
Si ton bureau a des codes QR sur les bureaux, tu peux réserver ou t'enregistrer directement au bureau — pas besoin de naviguer dans l'app.
Va au bureau que tu veux utiliser.
Ouvre l'appareil photo de ton téléphone et scanne le code QR sur le bureau.
Appuie sur le lien qui apparaît pour ouvrir Yoffix.
Choisis ta période et confirme la réservation ou l'enregistrement.
Les codes QR doivent être activés par ton admin. Si tu ne les vois pas dans ton bureau, demande à ton admin de les configurer.
Réservations récurrentes
Si tu viens au bureau les mêmes jours chaque semaine, mets en place une réservation récurrente pour ne pas avoir à réserver manuellement à chaque fois.
Comment créer une réservation récurrente
Tu peux configurer des réservations récurrentes depuis Mon Bureau et depuis le Calendrier.
Depuis Mon Bureau :
Clique sur un bureau disponible.
Dans le panneau de réservation, active Répéter.
Choisis les jours de la semaine où tu veux que la réservation se répète (p. ex. lundi, mercredi).
Règle tes horaires et confirme.
Depuis le Calendrier :
Clique sur un jour et sélectionne Au bureau comme statut.
Dans le panneau de réservation, active Répéter.
Choisis les jours de la semaine où la réservation doit se répéter.
Choisis un bureau et enregistre.
Ta réservation récurrente apparaîtra sur tous les jours choisis à partir de maintenant. Tu peux modifier ou annuler chaque occurrence à tout moment sans toucher au reste de la série.
Note : Si ton admin a défini des règles de réservation (p. ex. une fenêtre de réservation maximale à l'avance), les réservations récurrentes ne seront créées que dans la plage autorisée.
Planifier ta semaine dans le calendrier
Le Calendrier est ta vue centrale pour planifier ta présence au bureau pour la semaine. Tu peux voir tes réservations, définir ton statut pour chaque jour, et vérifier quand ton équipe vient.
Définir ton statut pour la semaine
Pour chaque jour, tu peux choisir l'un de ces trois statuts :
Au bureau — tu travailles depuis le bureau (déclenche une réservation de bureau)
Télétravail — tu travailles de chez toi ou d'un autre endroit
Indisponible — tu es en congé, en déplacement ou autrement indisponible. Tu peux ajouter un sous-statut optionnel Vacances, Déplacement pro ou Malade
Clique sur n'importe quel jour dans le Calendrier pour définir ou changer ton statut. Si tu choisis Au bureau, on te demandera de choisir un bureau.
Vues du calendrier
Le Calendrier a trois onglets :
Mes réservations — tes réservations de bureau, de salle, de parking et de visiteur pour chaque jour. Le sélecteur de date affiche ton statut quotidien sur tout le mois pour un aperçu rapide.
Mon équipe — le plan de présence hebdomadaire de ton équipe. Vois qui vient quels jours et organise tes jours au bureau en conséquence.
Tous les collègues — une vue plus large sur tous les employés. Utilise les filtres pour affiner par équipe ou emplacement de bureau.
Conseils pour bien planifier ta semaine
Utilise Répéter quand tu réserves pour définir d'un coup des jours au bureau récurrents.
Regarde l'onglet Mon équipe avant de réserver pour caler tes jours de bureau avec ceux de tes collègues.
Ton statut est visible par ton équipe, sauf si tu as désactivé le partage de présence dans les paramètres de ton profil.
Coordonner les jours au bureau avec ton équipe
Yoffix te permet de voir facilement quand tes collègues sont au bureau et de planifier ton agenda en fonction du leur — que tu sois membre de l'équipe ou responsable d'équipe qui organise une journée commune au bureau.
Voir qui vient
Dans le Calendrier, passe à l'onglet Mon équipe pour voir la présence prévue de ton équipe pour la semaine. Tu peux filtrer par équipe ou par emplacement de bureau pour trouver des personnes précises.
Dans Mon Bureau, utilise la barre de recherche pour trouver un collègue par nom. Le plan d'étage mettra en surbrillance l'endroit où cette personne sera assise ce jour-là, pour que tu puisses réserver un bureau à proximité. Tu peux aussi chercher par équipe ou par attributs pour trouver des collègues précis.
Réserver un bureau à côté d'un collègue
Va sur Mon Bureau et choisis la date.
Utilise la barre de recherche pour trouver ton collègue.
Son bureau sera mis en surbrillance sur le plan d'étage.
Clique sur un bureau disponible à côté et confirme ta réservation.
Inviter des collègues au bureau (responsables d'équipe)
Si tu es responsable d'équipe ou admin, tu peux réserver des bureaux pour ton équipe et les inviter à une journée commune au bureau.
Ouvre le Calendrier ou Mon Bureau et choisis la date.
Clique sur un bureau et attribue-le à un collègue (au lieu de toi-même).
Répète l'opération pour d'autres membres de l'équipe.
Les collègues recevront une notification, et leur statut sera automatiquement réglé sur Au bureau.
Pour des journées au bureau d'équipe bien organisées, utilise l'option Événement d'équipe quand tu crées une réservation. Sélectionne une zone ou des bureaux précis, ajoute des participants, et enregistre — tout le monde reçoit une notification en même temps.
Trouver le bon bureau
Si tu as besoin d'un bureau avec des équipements ou des caractéristiques précises — comme un double écran, un bureau assis-debout ou un emplacement précis — tu peux utiliser les filtres dans Mon Bureau pour réduire les choix.
Filtrer les bureaux dans Mon Bureau
Va sur Mon Bureau et choisis ta date et ton étage.
Clique sur Filtres en haut à gauche du plan d'étage.
Sélectionne les tags que tu cherches (p. ex. double écran, bureau assis-debout, recharge pour véhicule électrique).
Le plan d'étage mettra en surbrillance les bureaux qui correspondent à tes critères.
Clique sur un bureau qui correspond pour le réserver.
Les tags sont définis par ton admin. Si un tag ou un type d'équipements dont tu as besoin n'est pas listé, contacte ton admin pour qu'il l'ajoute.
Questions fréquentes
Pourquoi je n'arrive pas à réserver ce bureau ?
Si un bureau semble indisponible ou que tu ne peux pas le sélectionner, il y a quelques raisons courantes.
Le bureau est réservé à une personne ou une équipe précise
Certains bureaux sont définis comme personnels (attribués à une personne) ou comme bureaux d'équipe (réservés à une équipe précise). Si tu n'es pas cette personne ou si tu ne fais pas partie de cette équipe, tu ne pourras pas le réserver.
Pour vérifier : passe la souris sur le bureau dans le plan d'étage. Une info-bulle indiquera s'il s'agit d'un bureau personnel, d'un bureau d'équipe, ou s'il est ouvert à tout le monde.
Ton équipe n'a pas accès ce jour-là
Les admins peuvent configurer des règles de disponibilité hebdomadaire qui limitent quelles équipes peuvent réserver certains bureaux certains jours. Par exemple, l'équipe A peut n'avoir accès à une zone que le lundi et le mardi.
Si un bureau apparaît grisé, il se peut simplement qu'il ne soit pas disponible pour ton équipe ce jour-là.
Le bureau est déjà réservé
Si quelqu'un a déjà réservé le bureau pour ce créneau, il apparaîtra comme indisponible sur le plan d'étage. Tu verras l'indicateur de réservation quand tu passeras la souris dessus.
Ton admin a limité les réservations
Ton admin peut avoir défini des règles qui limitent qui peut réserver, jusqu'à quand à l'avance, ou combien de jours par semaine. Si rien de tout ça n'explique pourquoi tu ne peux pas réserver, contacte ton admin pour vérifier les règles de réservation de ton compte.
Confidentialité des réservations : qui peut voir mes réservations ?
Par défaut, tes collègues peuvent voir tes jours de bureau prévus et tes réservations. Ça aide les équipes à coordonner leurs agendas et à savoir qui vient tel jour.
Ce que les autres voient
Quand le partage de présence est activé, les collègues peuvent voir :
Quels jours tu prévois d'être au bureau
Ton statut (Au bureau, Télétravail, Indisponible) dans le Calendrier
L'emplacement de ton bureau sur le plan d'étage
Les détails de ton profil perso et tes coordonnées ne sont pas montrés aux autres utilisateurs sans ton accord.
Comment limiter qui voit tes réservations
Si tu préfères garder ta présence privée :
Clique sur ton avatar en haut à droite pour ouvrir ton profil.
Va dans les paramètres du profil.
Trouve le menu déroulant Partager mes données de présence.
Choisis l'option qui te convient.
Quand le partage de présence est désactivé, tu apparaîtras comme un utilisateur anonyme pour les autres utilisateurs. Les admins pourront toujours voir tes réservations dans la vue admin.
Pourquoi ma réservation a disparu ?
Si une réservation de bureau que tu as faite n'apparaît plus, voici les raisons les plus probables.
Tu ne t'es pas enregistré à temps
Si ton admin a activé la fonctionnalité de pointage, chaque réservation de bureau doit être confirmée dans une fenêtre donnée (p. ex. dans les 30 minutes après l'heure de début de la réservation). Si tu ne pointes pas dans ce délai, ta réservation est automatiquement annulée pour libérer le bureau pour les autres.
Tu recevras une notification de pointage (via l'app, par e-mail, ou sur Teams/Slack, selon tes réglages) qui t'invitera à confirmer ou annuler. Si tu la rates, la réservation est libérée.
À faire : Réserve à nouveau le bureau s'il est encore disponible. Si le bureau est maintenant pris, choisis-en un autre de libre.
Un admin ou un responsable d'équipe l'a annulée
Les admins et les responsables d'équipe peuvent annuler des réservations pour d'autres utilisateurs — par exemple pour réorganiser les places pour un événement d'équipe ou gérer un souci de capacité. Si ça arrive, tu recevras un e-mail qui explique qui a annulé la réservation et pourquoi.
Tu ne peux pas modifier les réservations passées
Seuls les admins et les responsables d'équipe peuvent modifier les réservations pour des dates passées. Si tu cherches une réservation du passé, elle ne sera pas modifiable depuis la vue utilisateur — c'est normal.