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Yoffix s’intègre désormais nativement à HRworks, l’une des principales plateformes RH d’Allemagne pour les entreprises de taille moyenne. Une fois la connexion faite, les profils des employés et les données d’absence se synchronisent de HRworks vers Yoffix en temps réel via des webhooks. Les utilisateurs HRworks ont donc un système de gestion des bureaux qui fonctionne à plein régime et qui reflète les données RH en direct, sans mise à jour manuelle ni surcharge d’admin séparée.
Ce post explique ce que fait cette intégration, quels modules Yoffix sont dispo pour les utilisateurs HRworks, et comment démarrer.
Pourquoi le partage de bureaux sans connexion à HRworks crée des problèmes d’espace
Le partage de bureaux marche bien seulement quand le système sait qui est vraiment dispo. Quand les données d’absence restent dans HRworks mais que la gestion des espaces de travail tourne à part, les deux se désynchronisent vite. Les employés en vacances ou en arrêt maladie apparaissent encore comme réservable dans le plan de bureau, ce qui fait que des bureaux sont bloqués par des personnes qui ne sont pas là, pendant que les collègues qui viennent au bureau ne trouvent pas de place libre.
Ce n’est pas un petit souci. Ça fait directement grimper la surface de bureau. Les entreprises qui utilisent des systèmes manuels ou déconnectés finissent avec plus de bureaux que nécessaire, parce qu’elles n’ont aucun signal fiable sur la vraie dispo au jour le jour. Les clients Yoffix constatent jusqu’à 30 à 50 % d’économies d’espace une fois que les données d’absence sont envoyées automatiquement dans leur système de gestion des bureaux. L’intégration HRworks rend ça possible pour les utilisateurs HRworks.
Comment l’intégration HRworks gère la synchro en temps réel
Yoffix utilise des webhooks pour se connecter à HRworks, ce qui veut dire que les changements dans HRworks prennent effet tout de suite dans Yoffix, et pas avec un délai programmé. Quand des vacances sont validées ou qu’un jour de maladie est saisi dans HRworks, l’employé est retiré du groupe de réservation Yoffix immédiatement. Pas besoin d’intervention admin.
Les nouveaux arrivants ajoutés dans HRworks peuvent être intégrés à Yoffix automatiquement ou mis en attente pour une vérification manuelle, selon votre préférence. Dans tous les cas, leur profil, leur équipe et leur statut de dispo arrivent prêts à l’emploi. Le partage de bureaux, la réservation de salles, la gestion du parking et les vues de présence s’appuient tous sur les mêmes données RH en direct.
L’intégration est aussi conforme au RGPD. Toutes les données sont traitées et stockées dans l’UE, et Yoffix est certifié ISO 27001.
Modules de gestion des bureaux dispo pour les utilisateurs HRworks
Les clients HRworks qui connectent Yoffix ont accès à toute la plateforme Yoffix. Voici ce que fait chaque module.
Partage de bureaux Le module de base pour coordonner les équipes hybrides. Les employés réservent des bureaux pour les jours où ils prévoient de venir, voient où sont assis leurs coéquipiers et planifient leurs journées au bureau ensemble. Les données d’absence de HRworks garantissent que le plan de bureau reflète toujours la vraie dispo.
Réservation de salles Réservez des salles de réunion avec une dispo liée au calendrier en temps réel et aux données de présence. Les salles se libèrent automatiquement quand des réunions sont annulées ou quand des participants sont absents, ce qui réduit les blocs sans venue sur votre calendrier de salles.
Réservation de places de parking Les employés réservent des places de parking de la même façon qu’ils réservent un bureau, y compris des réservations de parking seules, sans bureau. La synchro d’absence depuis HRworks évite que des employés absents bloquent des places de parking qu’ils n’utiliseront pas.
Gestion des visiteurs Enregistrez les invités à l’avance, envoyez des notifications avant leur arrivée, gérez l’impression des badges et les circuits de validation. Se connecte naturellement à la réservation de bureaux et de salles pour une expérience d’arrivée complète.
Réservation de ressources Réservez des ressources partagées du bureau comme des équipements, des véhicules et d’autres Ressource. Chaque ressource a son propre calendrier de dispo et peut être gérée avec des règles de réservation et des contrôles d’accès.
Collaboration d’équipe Planifiez les journées au bureau en équipe, voyez qui vient tel jour, et coordonnez les moments de présence sur site. C’est là que la coordination des équipes hybrides pour les utilisateurs HRworks devient concrète. D’après les données clients Yoffix, des journées au bureau bien coordonnées doublent le taux de présence réelle entre coéquipiers.
Analytique des espaces de travail Suivez dans le temps l’utilisation réelle des bureaux, des salles et de l’espace. Servez-vous de ces données pour ajuster la taille de vos bureaux, valider ou modifier votre politique hybride, et prendre des décisions d’espace basées sur ce que les employés font vraiment, pas sur ce qui était prévu.
Comment configurer l’intégration HRworks dans Yoffix
La configuration ne demande pas d’équipe IT et prend quelques minutes.
Dans votre compte HRworks, allez dans Basics → Integrations → HR Works API et créez une nouvelle paire de clés API. Téléchargez tout de suite le fichier d’identifiants, car il ne peut être téléchargé qu’une seule fois.
Dans la section Authorizations, activez l’accès en lecture pour persons, persons/master-data, absences et absence types, ainsi que l’accès en lecture et écriture pour webhooks. Enregistrez.
Dans Yoffix, allez dans l’icône de profil → Settings → Integrations → User Sync → HRworks. Collez votre Access Key et votre Secret Access Key, puis cliquez sur Connect.
La synchro des webhooks démarre tout de suite.
Les instructions complètes, étape par étape, sont dans l’article d’aide sur l’intégration HRworks.
Questions fréquentes
HRworks s’intègre-t-il avec un logiciel de réservation de bureau ? Oui. Yoffix s’intègre nativement à HRworks avec une synchro en temps réel via webhooks. Les données d’absence et des employés de HRworks alimentent directement la réservation de bureaux, la planification de salles, la gestion du parking et le suivi de présence dans Yoffix.
Quel est le meilleur système de gestion des bureaux pour HRworks ? Yoffix est une plateforme de gestion des bureaux pensée pour les entreprises de taille moyenne et s’intègre directement à HRworks. Elle couvre le partage de bureaux, la réservation de salles, le parking, la gestion des visiteurs, la réservation de ressources, la coordination d’équipe et l’analytique des espaces de travail, le tout relié aux données HRworks en direct.
Comment fonctionne la coordination d’équipe hybride pour les utilisateurs HRworks dans Yoffix ? Une fois HRworks connecté, la dispo des employés dans Yoffix reflète en temps réel leur statut d’absence actuel. Les équipes peuvent planifier ensemble leurs journées au bureau dans Yoffix, voir qui vient, réserver des bureaux près de leurs coéquipiers et coordonner leur présence sur site, le tout à partir de données RH fiables.
Combien de temps prend la mise en place de l’intégration HRworks ? Quelques minutes. Vous créez une paire de clés API dans HRworks, réglez les permissions nécessaires, collez les identifiants dans Yoffix et la synchro démarre tout de suite. Pas besoin de développeur ni d’aide IT.
L’intégration HRworks est-elle conforme au RGPD ? Oui. L’intégration utilise l’API officielle de HRworks, transfère les données via des connexions chiffrées et stocke toutes les données dans l’UE. Yoffix est certifié ISO 27001 et entièrement conforme au RGPD. Pour les entreprises allemandes, Yoffix est aussi compatible avec le comité d’entreprise.
Une offre spéciale pour les clients HRworks
Les clients HRworks reçoivent 15 % de remise sur le Yoffix Pro Package pendant les 12 premiers mois. Si votre équipe est déjà dans HRworks et que vous voulez que la gestion de vos bureaux colle à votre fonctionnement, c’est une façon simple de démarrer.
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