So lädst Du Besucher ein, verwaltest Ankünfte und richtest den Check-in ein
Das Besuchermanagement hilft Deinem Team, externe Gäste einzuladen, ihre Ankunft zu verwalten, Arbeitsplätze und Räume für sie zu buchen und Check-in und Check-out zu erledigen – alles direkt in Yoffix. Das Empfangsteam sieht eine Echtzeit-Übersicht über erwartete Besucher; die Ansprechperson bekommt sofort eine Benachrichtigung, sobald der Gast ankommt.
Das Besuchermanagement ist ein Zusatzmodul. Es muss pro Büro aktiviert sein, bevor Mitarbeitende es nutzen können.
Überblick und Einrichtung
Besuchermanagement für ein Büro aktivieren
Gehe zu Büroeinstellungen.
Klicke im Büro, für das Du das Besuchermanagement aktivieren willst, auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Einstellungen → Besucher.
Schalte Besucher aktivieren ein.
Sobald es aktiviert ist, erscheint in der Seitenleiste der Reiter Besucher für alle Mitarbeitenden in diesem Büro.
Besuchermanagement konfigurieren
Nachdem du das Modul aktiviert hast, legst du fest, welche Besucherprozesse dieses Büro unterstützt. Gehe zu Büro-Setup → Einstellungen → Besucher → Allgemeine Einstellungen. Jeder Prozess lässt sich einzeln steuern und ist standardmäßig aktiviert.
Einstellung | Funktion |
|---|---|
Besuchermanagement aktivieren | Aktiviert das Modul für dieses Büro und blendet den Tab "Besucher" für Mitarbeitende ein |
Besuchereinladungen ohne Arbeitsplatzbuchung aktivieren | Mitarbeitende laden Besucher ins Büro ein, ohne einen Arbeitsplatz zu reservieren |
Buchungen von Besucherarbeitsplätzen aktivieren | Mitarbeitende buchen einen Arbeitsplatz für einen Besucher |
Das Hinzufügen von Besuchern zu Besprechungen zulassen | Mitarbeitende fügen Besucher als Teilnehmende zu einer Raumbuchung hinzu |
Check-out aktivieren | Erfasst, wann Besucher das Gebäude verlassen |
Beide Buchungsprozesse haben einen eigenen Block Bestätigung am Empfang mit der Option Empfangstablet zur Bestätigung der Ankunft nutzen. Aktiviere sie, wenn Besucher ihre Ankunft am Tablet am Empfang bestätigen sollen statt über die Check-in-E-Mail. Da beide Prozesse getrennt konfiguriert werden, kannst du für Arbeitsplatzbuchungen die Bestätigung am Tablet nutzen und für reine Büroeinladungen bei der Bestätigung per E-Mail bleiben.
Tablet-Konfiguration
Die Einstellungen für das Empfangstablet liegen in einem eigenen Bereich unter Büro-Setup → Einstellungen → Besucher → Tablet-Konfiguration.
Einstellung | Funktion |
|---|---|
QR-Code für Check-in aktivieren | Besucher checken per QR-Code auf dem eigenen Smartphone ein statt am Tablet |
Link zum Datenschutz | Ergänzt einen Link zu deiner Datenschutzseite, den Besucher beim Check-in sehen |
Überschrift der Willkommensnachricht auf dem Tablet | Titel auf dem Willkommensbildschirm am Empfang |
Beschreibung der Willkommensnachricht auf dem Tablet | Ergänzender Text auf dem Willkommensbildschirm am Empfang |
Markenfarbe | Überträgt deine Unternehmensfarbe auf den Check-in-Bildschirm |
Check-in für Lieferungen aktivieren | Kurierdienste und Lieferpersonal checken über denselben Ablauf ein wie reguläre Besucher |
Wenn einer der Besucherprozesse das Empfangstablet nutzt, verwaltest du das Tablet in diesem Bereich.
Benachrichtigungen
Alles, was deine Besucher und dein Empfangsteam per E-Mail erreicht, findest du unter Büro-Setup → Einstellungen → Besucher → Notifications.
Einstellung | Funktion |
|---|---|
E-Mails für Empfangsbenachrichtigungen | Die Adressen, die eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Besucher erwartet wird oder eintrifft |
Einladungs-E-Mail | Verschickt automatisch eine Einladung, sobald Besucher registriert werden |
Zusage zur Einladung aktivieren | Aktiviert eine Rückmeldung, bei der Besucher ihre Teilnahme vorab bestätigen. Deaktiviere die Option, wenn du es flexibler halten willst |
Einladungen in der Sprache deiner Besuchenden versenden
Wenn du Besuch registrierst, kannst du die Sprache der Einladung auswählen. Yoffix verschickt die E-Mail mit der passenden Vorlage, damit dein Gast die Büroadresse, die Besuchsdetails und deine persönliche Nachricht in einer Sprache liest, die er versteht. Du stellst das unter Kalender -> Meine Buchungen -> Besucher einladen ein.
In der Betreffzeile von Besucher-E-Mails steht euer Firmenname statt "Yoffix". So ist die Einladung leichter zu erkennen und landet seltener im Spam.
Check-in-Einstellungen für Besucher im Vergleich zu Arbeitsplätzen und Räumen
Der Check-in für Besucher wird getrennt vom Check-in für Arbeitsplätze und Räume eingerichtet. Änderungen an den Check-in-Regeln für Arbeitsplätze oder Räume wirken sich nicht auf den Besucherablauf aus und umgekehrt. So kannst Du zum Beispiel für Arbeitsplätze einen Check-in per QR-Code nutzen und am Empfang für Besucher weiterhin einen Ablauf mit Tablet verwenden.
Wie die Büro-Einstellungen die Möglichkeiten der Mitarbeitenden beeinflussen
Jede Besucheraktion in Yoffix richtet sich nach den Büro-Einstellungen, und zwei Regeln bestimmen, was Mitarbeitende sehen.
Ist ein Prozess in allen Büros deiner Firma deaktiviert, wird die Aktion vollständig ausgeblendet. Mitarbeitende finden dann weder Für Besucher buchen noch Besucher einladen unter Kalender, Meine Buchungen. Der Tab "Besucher" verschwindet, wenn das Besuchermanagement überall deaktiviert ist.
Ist ein Prozess nur für ein Büro deaktiviert, bleibt die Aktion sichtbar, aber die Büroauswahl zeigt nur die Büros, in denen der Prozess aktiv ist. Für die übrigen Büros wird die Buchung blockiert und eine Meldung erklärt den Grund.
Dieselbe Logik gilt für Besucherbuchungen in "Mein Büro" und im Kalender, für das Hinzufügen von Besuchern zu einer Raumbuchung in "Mein Büro" und "Räume" sowie für Besucher hinzufügen im Tab "Besucher".
Wie Mitarbeitende Besucher einladen und verwalten
Alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf den Reiter Besucher können Gäste anlegen und verwalten. Um Arbeitsplätze für Besucher zu buchen, brauchst Du je nach Rolleneinstellungen zusätzliche Rechte.
Besucher einladen
Gehe zu Besucher.
Klicke auf Besucher hinzufügen.
Gib den Namen, die E-Mail-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Besuchs ein.
Klicke auf Speichern.
Der Besucher wird zur Empfangsübersicht hinzugefügt und bekommt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit der Büroadresse, den Besuchsdaten und Deiner eigenen Nachricht.
Wenn die Annahme von Einladungen aktiviert ist, wird der Gast in der E-Mail gebeten, den Besuch zu bestätigen. Andernfalls dient die Einladung nur zur Information.
Besucherliste ansehen und verwalten
Der Reiter Besucher zeigt alle erwarteten und angekommenen Besucher für heute und die kommenden Tage. Das Empfangsteam und Admins sehen genau, wer wann kommt und wer die Ansprechperson ist. Besucher können in dieser Ansicht auch manuell eingecheckt werden, wenn sie ohne QR-Code oder Tablet ankommen.
Einen Besucher zu einer Raumbuchung hinzufügen
Wenn Du einen Besprechungsraum buchst, kannst Du externe Gäste zusammen mit internen Mitarbeitenden als Teilnehmende hinzufügen.
Erstelle oder öffne eine Raumbuchung in Mein Büro oder in der Räume-Ansicht.
Klicke im Bereich Teilnehmende auf Besucher hinzufügen.
Wähle den Besucher aus der Liste aus oder lege direkt einen neuen an.
Der Besucher bekommt eine Bestätigung, in der auch die Raumdaten stehen.
Einen Arbeitsplatz für einen Besucher buchen
Mitarbeitende mit den passenden Rechten können einen bestimmten Arbeitsplatz für einen externen Gast reservieren, zum Beispiel für Gespräche, Besuche von Partnern oder die Arbeit von Freiberuflern vor Ort.
Gehe zu Mein Büro.
Wähle das Datum und klicke auf einen freien Arbeitsplatz.
Wähle im Buchungsbereich Gastbuchung.
Weise die Buchung dem Besucher zu.
Der Gast bekommt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit der Büroadresse, der Etage, der Arbeitsplatznummer und einer eigenen Nachricht der Ansprechperson. Wenn er ankommt und sich am Empfang eincheckt, bekommt die Ansprechperson sofort eine Benachrichtigung.
Ablauf für den Besucher-Check-in
Bei Ankunft mit Tablet im Kioskmodus
Wenn am Empfang ein Tablet im Kioskmodus eingerichtet ist, checken Besucher ein, indem sie ihren Namen eingeben oder ihren QR-Code auf dem Tablet-Bildschirm scannen. Die Empfangsübersicht wird in Echtzeit aktualisiert und die Ansprechperson bekommt sofort eine Benachrichtigung.
Bei Ankunft mit QR-Code
Wenn der Check-in per QR-Code aktiviert ist, bekommen Besucher einen QR-Code in ihrer Einladungs-E-Mail. Bei Ankunft scannen sie ihn auf dem Handy, ein Tablet ist nicht nötig. Das ist eine gute Alternative, wenn am Empfang kein festes Tablet eingerichtet ist.
Manueller Check-in
Mitarbeitende am Empfang oder Admins können jeden Besucher manuell über den Reiter Besucher einchecken. Wähle den Besucher aus und klicke auf Check-in.
Check-out
Wenn ein Besucher geht, kann er sich selbst über den Kiosk oder den QR-Code auschecken; alternativ checkt das Empfangsteam ihn manuell über den Reiter Besucher aus. Der Check-out ist optional, sorgt aber dafür, dass die Empfangsübersicht den ganzen Tag aktuell bleibt.
Was die Ansprechperson bekommt
Sobald ihr Besucher eincheckt, bekommt die Ansprechperson eine Benachrichtigung über den Kanal, den sie für Yoffix-Benachrichtigungen eingerichtet hat, also E-Mail, Microsoft Teams oder Slack. Die Benachrichtigung enthält den Namen des Besuchers und die Check-in-Zeit.
Wenn Dein Büro eine gemeinsame Empfangsadresse oder eine dedizierte Empfangs-E-Mail verwendet, kannst Du sie unter Büroeinstellungen → Einstellungen → Besucher als Benachrichtigungs-E-Mail für den Empfang hinterlegen. Alle Personen an dieser Adresse erhalten dieselbe Benachrichtigung wie die einladende Person, sodass der Empfang immer informiert ist, unabhängig davon, wer den Besuch angelegt hat.