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Besuchermanagement: Einladungen und Check-in

So lädst Du Besucher ein, verwaltest Ankünfte und richtest den Check-in ein

Das Besuchermanagement hilft Deinem Team, externe Gäste einzuladen, ihre Ankunft zu verwalten, Arbeitsplätze und Räume für sie zu buchen und Check-in und Check-out zu erledigen – alles direkt in Yoffix. Das Empfangsteam sieht eine Echtzeit-Übersicht über erwartete Besucher; die Ansprechperson bekommt sofort eine Benachrichtigung, sobald der Gast ankommt.

Das Besuchermanagement ist ein Zusatzmodul. Es muss pro Büro aktiviert sein, bevor Mitarbeitende es nutzen können.

Überblick und Einrichtung

Besuchermanagement für ein Büro aktivieren

Gehe zu Büroeinstellungen.
Klicke im Büro, für das Du das Besuchermanagement aktivieren willst, auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Einstellungen → Besucher.
Schalte Besucher aktivieren ein.

Sobald es aktiviert ist, erscheint in der Seitenleiste der Reiter Besucher für alle Mitarbeitenden in diesem Büro.

Einstellungen für das Besuchermanagement festlegen

Nachdem Du das Modul aktiviert hast, kannst Du den Ablauf für Empfang und Gäste einrichten:

Einstellung	Was es macht
Tablet für den Check-in nutzen	Aktiviert den Kioskmodus am Empfang, also eine Tablet-Ansicht, in der Besucher bei Ankunft einchecken
Check-out aktivieren	Ermöglicht es zu sehen, wann Besucher das Gebäude verlassen
QR-Code für den Check-in aktivieren	Besucher können sich per QR-Code auf dem Handy einchecken statt über das Tablet
Check-in für Lieferung aktivieren	Kuriere und Lieferpersonal können sich über denselben Ablauf wie normale Besucher einchecken
Link zum Datenschutz	Fügt einen Link zu Deiner DSGVO- oder Datenschutzseite hinzu, den Besucher beim Check-in sehen
Einladungsemail	Hier kannst Du eigene Hinweise für Besucher hinterlegen, zum Beispiel zur Anfahrt, zu Parkmöglichkeiten oder zum Ablauf am Empfang
Annahme einer Einladung aktivieren	Aktiviert einen Ablauf mit Zu- oder Absage: Besucher müssen ihre Teilnahme vor der Ankunft bestätigen. Deaktiviere das, wenn Du lieber flexibler arbeiten willst, also ohne Zu- oder Absage
Beschreibung für Willkommensnachricht auf dem Tablet	Eine persönliche Begrüßung, die Besuchern bei der Ankunft auf dem Check-in-Bildschirm gezeigt wird
Überschrift für Willkommensnachricht auf dem Tablet	Text, der am Empfang auf dem Begrüßungsbildschirm angezeigt wird
Markenfarbe	Übernimmt Deine Unternehmensfarbe für den Besucher-Check-in-Bildschirm
E-Mails mit Empfangsbestätigungen	Fügt eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzu, die eine Benachrichtigung erhalten, sobald ein Besuch angelegt oder eingecheckt wird. So bleibt der Empfang automatisch informiert, ohne dass die einladende Person die Details weitergeben muss

Check-in-Einstellungen für Besucher im Vergleich zu Arbeitsplätzen und Räumen

Der Check-in für Besucher wird getrennt vom Check-in für Arbeitsplätze und Räume eingerichtet. Änderungen an den Check-in-Regeln für Arbeitsplätze oder Räume wirken sich nicht auf den Besucherablauf aus und umgekehrt. So kannst Du zum Beispiel für Arbeitsplätze einen Check-in per QR-Code nutzen und am Empfang für Besucher weiterhin einen Ablauf mit Tablet verwenden.

Wie Mitarbeitende Besucher einladen und verwalten

Alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf den Reiter Besucher können Gäste anlegen und verwalten. Um Arbeitsplätze für Besucher zu buchen, brauchst Du je nach Rolleneinstellungen zusätzliche Rechte.

Besucher einladen

Gehe zu Besucher.
Klicke auf Besucher hinzufügen.
Gib den Namen, die E-Mail-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Besuchs ein.
Klicke auf Speichern.

Der Besucher wird zur Empfangsübersicht hinzugefügt und bekommt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit der Büroadresse, den Besuchsdaten und Deiner eigenen Nachricht.

Wenn die Annahme von Einladungen aktiviert ist, wird der Gast in der E-Mail gebeten, den Besuch zu bestätigen. Andernfalls dient die Einladung nur zur Information.

Besucherliste ansehen und verwalten

Der Reiter Besucher zeigt alle erwarteten und angekommenen Besucher für heute und die kommenden Tage. Das Empfangsteam und Admins sehen genau, wer wann kommt und wer die Ansprechperson ist. Besucher können in dieser Ansicht auch manuell eingecheckt werden, wenn sie ohne QR-Code oder Tablet ankommen.

Einen Besucher zu einer Raumbuchung hinzufügen

Wenn Du einen Besprechungsraum buchst, kannst Du externe Gäste zusammen mit internen Mitarbeitenden als Teilnehmende hinzufügen.

Erstelle oder öffne eine Raumbuchung in Mein Büro oder in der Räume-Ansicht.
Klicke im Bereich Teilnehmende auf Besucher hinzufügen.
Wähle den Besucher aus der Liste aus oder lege direkt einen neuen an.

Der Besucher bekommt eine Bestätigung, in der auch die Raumdaten stehen.

Einen Arbeitsplatz für einen Besucher buchen

Mitarbeitende mit den passenden Rechten können einen bestimmten Arbeitsplatz für einen externen Gast reservieren, zum Beispiel für Gespräche, Besuche von Partnern oder die Arbeit von Freiberuflern vor Ort.

Gehe zu Mein Büro.
Wähle das Datum und klicke auf einen freien Arbeitsplatz.
Wähle im Buchungsbereich Gastbuchung.
Weise die Buchung dem Besucher zu.

Der Gast bekommt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit der Büroadresse, der Etage, der Arbeitsplatznummer und einer eigenen Nachricht der Ansprechperson. Wenn er ankommt und sich am Empfang eincheckt, bekommt die Ansprechperson sofort eine Benachrichtigung.

Ablauf für den Besucher-Check-in

Bei Ankunft mit Tablet im Kioskmodus

Wenn am Empfang ein Tablet im Kioskmodus eingerichtet ist, checken Besucher ein, indem sie ihren Namen eingeben oder ihren QR-Code auf dem Tablet-Bildschirm scannen. Die Empfangsübersicht wird in Echtzeit aktualisiert und die Ansprechperson bekommt sofort eine Benachrichtigung.

Bei Ankunft mit QR-Code

Wenn der Check-in per QR-Code aktiviert ist, bekommen Besucher einen QR-Code in ihrer Einladungs-E-Mail. Bei Ankunft scannen sie ihn auf dem Handy, ein Tablet ist nicht nötig. Das ist eine gute Alternative, wenn am Empfang kein festes Tablet eingerichtet ist.

Manueller Check-in

Mitarbeitende am Empfang oder Admins können jeden Besucher manuell über den Reiter Besucher einchecken. Wähle den Besucher aus und klicke auf Check-in.

Check-out

Wenn ein Besucher geht, kann er sich selbst über den Kiosk oder den QR-Code auschecken; alternativ checkt das Empfangsteam ihn manuell über den Reiter Besucher aus. Der Check-out ist optional, sorgt aber dafür, dass die Empfangsübersicht den ganzen Tag aktuell bleibt.

Was die Ansprechperson bekommt

Sobald ihr Besucher eincheckt, bekommt die Ansprechperson eine Benachrichtigung über den Kanal, den sie für Yoffix-Benachrichtigungen eingerichtet hat, also E-Mail, Microsoft Teams oder Slack. Die Benachrichtigung enthält den Namen des Besuchers und die Check-in-Zeit.

Wenn Dein Büro eine gemeinsame Empfangsadresse oder eine dedizierte Empfangs-E-Mail verwendet, kannst Du sie unter Büroeinstellungen → Einstellungen → Besucher als Benachrichtigungs-E-Mail für den Empfang hinterlegen. Alle Personen an dieser Adresse erhalten dieselbe Benachrichtigung wie die einladende Person, sodass der Empfang immer informiert ist, unabhängig davon, wer den Besuch angelegt hat.