So buchst Du einen Besprechungsraum: Raumansicht, Grundriss und Outlook
So buchst du einen Besprechungsraum
Du kannst in Yoffix auf drei Arten einen Besprechungsraum buchen: über die eigene Rooms-Ansicht, über den Grundriss von Mein Büro oder direkt über Outlook oder Google Kalender, wenn deine Admin-Person den Kalender-Abgleich eingerichtet hat.
Deine Besprechungsraum-Buchungen werden im Kalender unter Meine Buchungen angezeigt. Du kannst auch direkt im Kalender eine Raumbuchung machen, indem du neben Meine Buchungen auf + klickst und Raum auswählst.
Über Räume buchen
Die Räume-Ansicht gibt dir einen Überblick über alle Besprechungsräume an deinen Standorten. Mit Filtern findest du schnell den passenden Raum.
Geh in der linken Navigation zu Räume.
Wähle einen Standort aus dem Auswahlmenü.
Nutze Filter, um nach Größe, Schlagwörtern (z. B. Beamer, Whiteboard, Videokonferenz) oder Ort zu filtern.
Wechsle zwischen Tages- und Wochenansicht, um ein freies Zeitfenster zu finden.
Klick auf ein freies Zeitfenster neben dem Raum, den du buchen willst.
Trag die Besprechungsdetails ein:
Titel
Beschreibung
Teilnehmende
Optional kannst du noch hinzufügen:
Catering (wenn deine Admin-Person es aktiviert hat)
Ausstattung (füge die verfügbare Ausstattung für den Besprechungsraum zu deiner Buchung hinzu)
Wiederkehrend (für regelmäßige Meetings)
Privat (versteckt den Titel des Meetings vor anderen Nutzenden)
Online-Meeting (füge einen Link hinzu, damit andere über Teams online dazukommen können). Verfügbar, wenn deine Admin-Person die Outlook-Anbindung aktiviert hat
Speichere die Buchung.
Über Mein Büro buchen
Wenn du den Raum vor dem Buchen erst im Grundriss sehen willst:
Geh zu Mein Büro und wähle dein Datum und deine Etage.
Klick im Grundriss auf einen freien Besprechungsraum.
Du siehst dann die aktuelle Verfügbarkeit des Raums.
Klick auf ein freies Zeitfenster, um das Buchungsfenster zu öffnen.
Füg die Besprechungsdetails, Teilnehmende und optionale Extras hinzu.
Speichere die Buchung.
Über Outlook oder Google Kalender buchen
Wenn deine Admin-Person Yoffix mit Microsoft 365 oder Google Kalender verbunden hat, kannst du Räume direkt in deiner Kalender-App buchen. Raumbuchungen, die in einem der Systeme erstellt werden, werden automatisch in beide Richtungen abgeglichen. Eine Buchung in Outlook erscheint in Yoffix und umgekehrt.
Einen Raum spontan buchen
Du brauchst gerade einen Raum? Wenn dein Büro mit Raumdisplays ausgestattet ist, kannst du die Verfügbarkeit prüfen und direkt an der Tür buchen, ganz ohne App.
So funktioniert's
Yoffix arbeitet mit Raumdisplays unseres Hardware-Partners zusammen. Die Displays sind mit Yoffix verbunden und zeigen die Verfügbarkeit in Echtzeit. Sie sind auch mit Microsoft Teams verbunden, sodass Buchungen am Display automatisch in deinem Teams-Kalender auftauchen.
Am Display kannst du:
sehen, ob der Raum gerade frei oder belegt ist
die nächsten Buchungen für den Rest des Tages ansehen
den Raum sofort für ein direktes oder späteres Zeitfenster buchen
eine Buchung vorzeitig beenden, damit andere den Raum nutzen können
So startest du mit Raumdisplays
Raumdisplays werden von deiner Admin-Person als Teil der Büro-Einrichtung eingerichtet. Wenn dein Büro noch keine Displays hat und dich das interessiert, melde dich bei Yoffix unter hello@yoffix.com, um mehr zu den verfügbaren Hardware-Optionen zu erfahren.
Catering für Besprechungsräume
Wenn dein Unternehmen Catering aktiviert hat, kannst du Essen und Getränke für dein Meeting direkt bei der Raumbuchung bestellen, ohne extra Ablauf.
Catering zu einer Buchung hinzufügen
Catering kannst du beim Anlegen oder Bearbeiten einer Raumbuchung hinzufügen:
Buche einen Besprechungsraum über Räume oder Mein Büro (siehe So buchst du einen Besprechungsraum).
Im Buchungsfenster such nach dem Bereich Catering.
Schau dir die verfügbaren Catering-Optionen an und wähle, was du brauchst.
Bestätige deine Auswahl und speichere die Buchung.
Deine Catering-Bestellung wird an die Raumbuchung gehängt und ist für die zuständige Person in deinem Büro sichtbar.
Siehst du keine Catering-Option? Catering muss von deiner Admin-Person aktiviert und eingerichtet werden. Wenn du es nutzen willst, es aber nicht siehst, bitte deine Admin-Person, es unter der Büro-Einrichtung einzurichten.
Catering-Bestellung bearbeiten oder stornieren
Du kannst deine Catering-Auswahl ändern, indem du die Raumbuchung vor dem Meeting bearbeitest. Wenn du die Raumbuchung stornierst, wird auch die Catering-Bestellung storniert.
Raum-Check-in
Der Raum-Check-in hilft deinem Unternehmen, Nichterscheinen zu vermeiden und Besprechungsräume für alle frei zu halten. Wenn der Check-in aktiviert ist, muss ein gebuchter Raum zum Start des Meetings bestätigt werden. Wenn sich niemand eincheckt, wird die Buchung freigegeben und der Raum ist wieder frei.
So funktioniert der Raum-Check-in
Wenn der Raum-Check-in in deinem Büro aktiv ist:
Du bekommst kurz vor Start des Meetings eine Erinnerungs-Nachricht, je nach deinen Einstellungen per App, E-Mail oder über Teams/Slack.
Öffne Yoffix und bestätige deine Buchung oder scanne den QR-Code auf dem Raumdisplay.
Wenn sich niemand innerhalb des Check-in-Zeitraums meldet, wird die Buchung automatisch storniert und der Raum ist wieder frei für andere.