Wie man den Microsoft 365 Kalender mit Yoffix verbindet
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Yoffix integriert sich mit Microsoft 365, um deinen Kalender und Arbeitsplatzbuchungen synchron zu halten. Ereignisse, die in Yoffix erstellt werden, erscheinen automatisch in den Microsoft 365-Kalendern der Nutzenden, und Buchungen, die in Microsoft 365 vorgenommen werden, werden in Yoffix reflektiert – keine manuellen Updates nötig.
Die Integration funktioniert über die Microsoft Graph-API, welche die einheitliche Schnittstelle von Microsoft ist, um auf Kalenderdaten in Microsoft 365-Diensten wie Outlook, Teams und Exchange Online zuzugreifen.
Was die Integration macht
Einmal verbunden, wird Yoffix:
Kalender von Besprechungsräumen zwischen Yoffix und Exchange Online synchronisieren
Arbeitsplatzbuchungen, Bürotage und Abwesenheiten in den Outlook-Kalendern der Nutzenden reflektieren
Abwesenheitsereignisse aus Microsoft 365 in Yoffix importieren
Planungskonflikte durch Echtzeit-Synchronisation verhindern
Das sorgt dafür, dass dein System zur Arbeitsplatzbuchung und die Microsoft 365-Kalender stets die korrekte Verfügbarkeit anzeigen.
Welche Daten werden synchronisiert?
Besitzer: Die Person, die das Ereignis erstellt hat.
Mitglieder: Teilnehmende des Ereignisses.
Titel: Der Titel oder das Thema des Ereignisses.
Beschreibung: Ausführliche Informationen zum Ereignis.
Online-Meeting-URL: Link zu einem zugehörigen Online-Meeting.
IstPrivat: Anzeige, ob das Ereignis privat ist.
Datum: Das Datum des Ereignisses.
Startzeit: Die Startzeit des Ereignisses.
Endzeit: Die Endzeit des Ereignisses.
WiederholtTyp: Gibt an, ob das Ereignis wiederkehrt, und wenn ja, das Wiederholungsmuster.
Raumkalender (Bidirektionale Synchronisation)
Raumbuchungen werden in beide Richtungen zwischen Yoffix und deinen Microsoft 365-Raumkalendern synchronisiert:
Buchungen, die in Yoffix vorgenommen werden, werden in den entsprechenden Microsoft 365-Raumkalender übertragen.
Buchungen, die direkt in Microsoft 365 (z. B. über Outlook) vorgenommen werden, werden in Yoffix importiert.
Damit die Raumsynchronisation funktioniert, müssen Yoffix-Räume den entsprechenden Exchange-Raum-Postfächern in deinem Microsoft 365-Verzeichnis zugeordnet sein.
Für jede Buchung werden folgende Ereignisdaten synchronisiert: Titel und Beschreibung, Datum/Start-/Endzeit, Organisator und Teilnehmende, Online-Meeting-URL (falls zutreffend), Wiederholungsmuster und privates Ereignis-Flag.
Persönliche Kalender (Einweg-Synchronisierung)
Die persönliche Kalendersynchronisation kann pro Organisation in den Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. Bei Aktivierung:
Von Yoffix zu Microsoft 365: Büro-Buchungen, Homeoffice-Tage und Abwesenheiten werden in den persönlichen Microsoft 365-Kalender der Nutzenden übertragen.
Von Microsoft 365 zu Yoffix: In einem Microsoft 365-Kalender erfasste Abwesenheiten einer Person werden in Yoffix importiert, um die Verfügbarkeit genau zu halten.
Wie richte ich die Integration ein?
Um Yoffix mit Microsoft 365 zu verbinden:
Gehe in deinem Yoffix-Admin-Panel zu Einstellungen → Integrationen → Tools.
Finde die Microsoft 365-Kalender-Integration und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Während der Einrichtung wird Yoffix die folgenden Microsoft 365-Berechtigungen anfordern:
Anmelden und Benutzerprofil lesen — um Nutzende zu authentifizieren und auf Profilinformationen zuzugreifen.
Kalender in allen Postfächern lesen und schreiben — um Kalendereignisse zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen.
Alle Firmenorte lesen (Admin-Zustimmung erforderlich) — um auf Raumkalender in deinem Microsoft 365-Verzeichnis zuzugreifen und sie zu verwalten.
Hinweis: Die Berechtigung „Alle Firmenorte lesen“ erfordert die Zustimmung eines Admins. Ein Microsoft 365-Global-Admin oder Exchange-Admin muss dies während der Einrichtung genehmigen.
Warum Microsoft 365 mit Yoffix verbinden?
Keine Doppelbuchung: Die Verfügbarkeit von Räumen bleibt zwischen Yoffix und Microsoft 365 konsistent, wodurch Terminüberschneidungen reduziert werden.
Weniger manuelle Arbeit: Nutzende müssen nicht zwei Systeme pflegen – Änderungen synchronisieren sich automatisch.
Exakte Verfügbarkeit: Die Synchronisation des persönlichen Kalenders bedeutet, dass Yoffix immer widerspiegelt, wer da ist, remote oder abwesend.
Funktioniert mit den Tools, die dein Team bereits nutzt: Mitarbeitende können Outlook oder Teams weiter verwenden, um ihren Kalender zu verwalten, ohne ihren Arbeitsablauf ändern zu müssen.
Fehlerbehebung
Raumbuchungen werden nicht synchronisiert
Überprüfe, ob der Raum in Yoffix korrekt mit einem Exchange-Raum-Postfach in deinem Microsoft 365-Verzeichnis zugeordnet ist.
Stelle sicher, dass die Integration die erforderlichen Berechtigungen hat, einschließlich der Admin-Zustimmung für „Alle Firmenorte lesen“.
Persönliche Kalenderereignisse erscheinen nicht in Microsoft 365
Verifiziere, dass die persönliche Kalendersynchronisation unter Einstellungen → Integrationen → Tools aktiviert ist.
Überprüfe, ob das betroffene Microsoft 365-Konto der betroffenen Person mit ihrem Yoffix-Profil verbunden ist.
Abwesenheiten aus Microsoft 365 werden nicht in Yoffix angezeigt
Stelle sicher, dass das Abwesenheitsereignis im primären Kalender der betreffenden Person und nicht in einem sekundären oder freigegebenen Kalender ist.
Überprüfe, ob das Yoffix-Abonnement zu dem Kalender der Person aktiv ist – das erneute Verbinden der Integration in den Einstellungen kann dies aktualisieren.
Berechtigungsfehler während der Einrichtung
Die Einrichtung muss von einem Nutzer mit Microsoft 365 Global-Admin- oder Exchange-Admin-Rechten abgeschlossen werden.
Wenn Berechtigungen während der Ersteinrichtung abgelehnt wurden, trenne die Integration und verbinde sie erneut, um die Zustimmungsaufforderung erneut auszulösen.
Wenn du weiterhin Probleme hast, kontaktiere den Yoffix-Support unter support@yoffix.com — unser Team hilft dir weiter.