Wie Du Besucher einlädst, ihnen einen Arbeitsplatz buchst und den Check-in verwaltest
Wie du einen Besucher ins Büro einlädst
Wenn dein Unternehmen das Modul Besuchermanagement aktiviert hat, kannst du externe Gäste direkt in Yoffix einladen. Dein Besucher bekommt eine E-Mail mit allen nötigen Infos, und dein Empfangsteam sieht, wer kommt.
Besuchermanagement muss von deiner Admin-Person aktiviert sein. Wenn du keinen Besucher-Tab siehst, ist das Modul in deinem Konto vielleicht nicht aktiv.
Du kannst einen Besucher zu einem bestimmten Termin einladen, für ihn einen Arbeitsplatz buchen oder ihn einfach an einem bestimmten Tag ins Büro einladen, ohne ihm einen Arbeitsplatz zuzuweisen oder ihn zu einem Termin hinzuzufügen.
Deine Besucher werden in deinem Kalender unter Meine Buchungen angezeigt. Du kannst auch direkt im Kalender eine Buchung für einen Besucher anlegen, indem du neben Meine Buchungen auf + klickst und Arbeitsplatz für einen Besucher buchen oder Einen Besucher in dein Büro einladen auswählst.
Besucher ins Büro einladen (ohne Arbeitsplatz oder Termin)
Öffne den Besucher-Tab in der linken Navigation.
Klicke auf Besucher hinzufügen.
Gib die Daten des Besuchers ein:
Name
E-Mail-Adresse
Datum und Uhrzeit des Besuchs
Speichere die Einladung.
Dein Besucher bekommt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit der Büroadresse, den Besuchsdaten und allen Anweisungen, die dein Unternehmen eingerichtet hat. Die Person erscheint auch in der Besucherübersicht, damit dein Empfangsteam sieht, wen es erwartet. Du bekommst eine Benachrichtigung, sobald die Person angekommen ist.
Besucher zu einem Termin hinzufügen
Wenn dein Besucher an einem bestimmten Termin teilnimmt, kannst du ihn mit einer Raumbuchung verknüpfen:
Lege in Mein Büro oder Räume eine Raumbuchung an oder öffne sie.
Klicke im Bereich Teilnehmende auf Teilnehmende hinzufügen → Besucher hinzufügen.
Wähle den Besucher aus der Liste aus.
Der Besucher wird dem Termin zugeordnet. So kann dein Empfangsteam die Person leicht in den richtigen Raum schicken. Außerdem wird die Person automatisch in die Besucherübersicht im Besucher Tab aufgenommen.
Einen Arbeitsplatz für einen Besucher buchen
Wenn dein Besucher für den Tag einen Arbeitsplatz braucht, kannst du ihn direkt in Yoffix reservieren, ohne dass die Person ein Yoffix-Konto braucht.
Arbeitsplatzbuchungen für Besucher brauchen das Modul Besuchermanagement. Wenn dir diese Option nicht zur Verfügung steht, wende dich an deine Admin-Person.
Öffne Mein Büro und wähle das Datum des Besuchs.
Klicke im Lageplan auf einen freien Arbeitsplatz.
Wähle im Buchungsbereich Gastbuchung.
Weise die Buchung deinem Besucher zu, wähle die Person aus der Besucherliste aus oder gib die Daten ein.
Bestätige die Buchung.
Dein Besucher bekommt eine E-Mail mit der Büroadresse, dem Stockwerk und der Arbeitsplatznummer, damit die Person genau weiß, wohin sie muss.
Besucher an der Rezeption anmelden
Wenn ein Besucher in deinem Büro ankommt, kann die Person in Yoffix eingecheckt werden, entweder von einer Person an der Rezeption oder selbst per QR-Code.
Besucher manuell einchecken
Öffne den Besucher-Tab.
Suche den Besucher in der Übersicht, dort steht auch die erwartete Ankunftszeit.
Klicke rechts auf das Menü mit den zwei Punkten.
Klicke auf Einchecken, um die Ankunft zu bestätigen.
Die einladende Person bekommt automatisch eine Info, sobald das Einchecken abgeschlossen ist.
Selbst einchecken per QR-Code
Wenn deine Admin-Person das Einchecken per QR-Code für Besucher aktiviert hat, können Gäste sich bei Ankunft selbst einchecken:
Der Besucher scannt den QR-Code an der Rezeption (auf einem Bildschirm oder Schild).
Die Person bestätigt ihre Daten.
Das Einchecken wird automatisch protokolliert, und die einladende Person bekommt eine Benachrichtigung.
Auschecken
Wenn der Besuch vorbei ist, kannst du den Besucher in der Besucherübersicht auschecken. So bleibt dein Besucherprotokoll genau, und reservierte Ressourcen werden wieder frei.
Öffne den Besucher-Tab.
Suche den Besucher in der Übersicht, dort steht auch die erwartete Ankunftszeit.
Klicke rechts auf das Menü mit den zwei Punkten.
Klicke auf Auschecken.
Besucherausweis drucken
Du kannst im Besucher-Tab einen Besucherausweis herunterladen und ausdrucken. Der Ausweis enthält dein Firmenlogo und die Daten des Besuchers.
Öffne den Besucher-Tab.
Suche den Besucher in der Übersicht, dort steht auch die erwartete Ankunftszeit.
Klicke rechts auf das Menü mit den zwei Punkten.
Klicke auf Ausweis drucken.