Comment inviter des visiteurs, gérer les arrivées et mettre en place l’enregistrement
La gestion des visiteurs permet à votre équipe d’inviter des invités externes, de gérer leur arrivée, de réserver des bureaux et des salles pour eux, et de gérer l’enregistrement et le départ — le tout depuis Yoffix. Le personnel d’accueil a une vue en direct sur les visiteurs attendus ; les hôtes sont prévenus dès que leur invité arrive.
La gestion des visiteurs est un module complémentaire. Il doit être activé dans chaque bureau avant que les employés puissent l’utiliser.
Vue d’ensemble et configuration
Activer la gestion des visiteurs pour un bureau
Allez dans Configuration du bureau.
Cliquez sur le menu à trois points du bureau où vous voulez activer la gestion des visiteurs.
Sélectionnez Paramètres → Visiteurs.
Activez Activer les visiteurs.
Une fois activé, un onglet Visiteurs apparaît dans la barre latérale pour tous les employés de ce bureau.
Configurer la gestion des visiteurs
Une fois le module activé, choisissez les parcours visiteurs pris en charge par ce bureau. Rendez-vous dans Configuration du bureau → Paramètres → Visiteurs → Paramètres généraux. Chaque parcours se pilote séparément et tous sont activés par défaut.
Réglage | Rôle |
|---|---|
Activer les visiteurs | Active le module pour ce bureau et affiche l'onglet Visiteurs pour les collaborateurs |
Activer les invitations de visiteurs sans réservation de poste | Permet d'inviter un visiteur sans lui réserver de poste de travail |
Activer les réservations de poste pour les visiteurs | Permet de réserver un poste de travail pour un visiteur |
Autoriser l'ajout de visiteurs aux réunions | Permet d'ajouter un visiteur comme participant à une réservation de salle |
Activer le check-out | Permet de suivre le départ des visiteurs |
Chacun des deux parcours de réservation dispose de son propre bloc Validation à l'accueil, avec l'option Utiliser la tablette d'accueil pour confirmer l'arrivée du visiteur. Activez-la si les visiteurs doivent confirmer leur arrivée sur la tablette plutôt que par e-mail de check-in. Comme les deux parcours se configurent séparément, vous pouvez utiliser la tablette pour les réservations de poste tout en gardant la confirmation par e-mail pour les simples invitations.
Configuration de la tablette
Les réglages de la tablette d'accueil ont leur propre section, dans Configuration du bureau → Paramètres → Visiteurs → Configuration de la tablette.
Réglage | Rôle |
|---|---|
Activer le check-in par QR code | Les visiteurs s'enregistrent en scannant un QR code sur leur téléphone plutôt que sur la tablette |
Lien vers la politique de confidentialité | Ajoute un lien vers votre page RGPD, visible par les visiteurs pendant le check-in |
Titre du message de bienvenue sur la tablette | Titre affiché sur l'écran d'accueil |
Description du message de bienvenue sur la tablette | Texte complémentaire affiché sur l'écran d'accueil |
Couleur de marque | Applique la couleur de votre entreprise à l'écran de check-in |
Activer le check-in pour les livraisons | Les coursiers et livreurs s'enregistrent via le même parcours que les visiteurs |
Si l'un des parcours visiteurs utilise la tablette d'accueil, gérez-la depuis cette section.
Notifications
Tout ce qui parvient à vos visiteurs et à votre équipe d'accueil par e-mail se trouve dans Configuration du bureau → Paramètres → Visiteurs → Notifications.
Réglage | Rôle |
|---|---|
E-mails pour les notifications d'accueil | Les adresses qui reçoivent une notification lorsqu'un visiteur est attendu ou arrive |
E-mail d'invitation | Envoie automatiquement une invitation dès l'enregistrement du visiteur |
Activer la confirmation d'invitation | Active une confirmation préalable de présence. Désactivez-la si vous préférez un fonctionnement plus souple |
Envoyer les invitations dans la langue de vos visiteurs
Lorsque vous enregistrez un visiteur, vous pouvez sélectionner la langue de son invitation. Yoffix envoie l'e-mail avec le modèle correspondant, afin que votre invité lise l'adresse du bureau, les détails de la visite et votre message personnalisé dans une langue qu'il comprend. Ce réglage se trouve dans Calendrier -> Mes réservations -> Inviter un visiteur.
Les e-mails destinés aux visiteurs portent également le nom de votre entreprise dans l'objet, et non "Yoffix", ce qui rend l'invitation plus facile à reconnaître et réduit le risque qu'elle soit filtrée.
Paramètres d’enregistrement pour les visiteurs, les bureaux et les salles
L’enregistrement des visiteurs est configuré séparément de celui des bureaux et des salles. Les changements apportés aux règles d’enregistrement des bureaux ou des salles n’affectent pas le parcours des visiteurs, et inversement. Vous pouvez ainsi, par exemple, utiliser l’enregistrement par code QR pour les bureaux tout en gardant un parcours sur tablette à l’accueil pour les visiteurs.
Comment les paramètres du bureau déterminent les actions possibles
Chaque action liée aux visiteurs suit les paramètres du bureau, et deux règles déterminent ce que voient les collaborateurs.
Lorsqu'un parcours est désactivé dans tous les bureaux de l'entreprise, l'action est entièrement masquée. Les collaborateurs ne trouvent ni Réserver pour un visiteur ni Inviter un visiteur dans Agenda, Mes réservations, et l'onglet Visiteurs disparaît si les visiteurs sont désactivés partout.
Lorsqu'un parcours est désactivé pour un seul bureau, l'action reste visible, mais le sélecteur de bureau n'affiche que les bureaux où le parcours est activé. La réservation est bloquée pour les autres, avec un message explicatif.
La même logique s'applique aux réservations pour visiteurs dans Mon bureau et l'agenda, à l'ajout de visiteurs à une réservation de salle dans Mon bureau et Salles, ainsi qu'à Ajouter un visiteur dans l'onglet Visiteurs.
Comment les employés invitent et gèrent les visiteurs
Tout employé ayant accès à l’onglet Visiteurs peut enregistrer et gérer des invités. Selon les réglages de votre rôle, la réservation de bureau pour les visiteurs peut demander des droits en plus.
Inviter un visiteur
Allez dans Visiteurs.
Cliquez sur Ajouter un visiteur.
Entrez le nom du visiteur, son adresse e-mail, ainsi que la date et l’heure de la visite.
Enregistrez.
Le visiteur est ajouté à la vue d’ensemble de l’accueil et reçoit automatiquement un e-mail d’invitation avec l’adresse du bureau, les détails de la visite et tout message personnalisé que vous avez ajouté.
Si l’acceptation de l’invitation est activée, l’invité devra confirmer sa visite par e-mail. Sinon, l’invitation sert juste d’information.
Voir et gérer la liste des visiteurs
L’onglet Visiteurs affiche tous les visiteurs attendus et déjà arrivés pour le jour même et les jours à venir. Le personnel d’accueil et les admins ont une vue complète de qui vient, quand, et qui est son hôte. Les visiteurs peuvent aussi être enregistrés manuellement depuis cette vue s’ils arrivent sans utiliser le code QR ou la tablette.
Ajouter un visiteur à une réservation de salle de réunion
Quand vous réservez une salle de réunion, vous pouvez ajouter des invités externes comme participants, avec les collègues internes.
Créez ou ouvrez une réservation de salle dans Mon bureau ou la vue Salles.
Dans la section des participants, cliquez sur Ajouter un visiteur.
Sélectionnez le visiteur dans la liste ou ajoutez-en un nouveau sur le moment.
Le visiteur recevra une confirmation avec les détails de la salle dans son invitation.
Réserver un bureau pour un visiteur
Les employés qui ont les bons droits peuvent réserver un bureau précis pour un invité externe — pratique pour les entretiens, les visites de partenaires ou le travail sur site d’un freelance.
Allez dans Mon bureau.
Sélectionnez la date, puis cliquez sur un bureau libre.
Dans le panneau de réservation, choisissez Réservation pour un invité.
Affectez la réservation au visiteur.
L’invité reçoit automatiquement un e-mail d’invitation avec l’adresse du bureau, l’étage, le numéro du bureau et tout message personnalisé de l’hôte. Quand il arrive et s’enregistre à l’accueil, l’hôte est prévenu tout de suite.
Parcours d’enregistrement des visiteurs
À l’arrivée — borne sur tablette
Si vous avez installé une tablette à l’accueil en mode borne, les visiteurs s’enregistrent en saisissant leur nom ou en scannant leur code QR sur l’écran de la tablette. La vue d’ensemble de l’accueil se met à jour en temps réel et l’hôte reçoit une notification instantanée.
À l’arrivée — code QR
Si l’enregistrement par code QR est activé, les visiteurs reçoivent un code QR dans leur e-mail d’invitation. À leur arrivée, ils le scannent sur leur téléphone — pas besoin de tablette. C’est un bon plan de secours si votre accueil n’a pas de tablette en permanence.
Enregistrement manuel
Le personnel d’accueil ou les admins peuvent enregistrer n’importe quel visiteur manuellement depuis l’onglet Visiteurs. Sélectionnez le visiteur et cliquez sur Enregistrer.
Départ
Quand un visiteur part, son départ peut être enregistré depuis l’onglet Visiteurs — soit par le visiteur lui-même via la borne ou le code QR, soit manuellement par le personnel d’accueil. Le départ est optionnel, mais il aide à garder la vue d’ensemble de l’accueil à jour toute la journée.
Ce que reçoit l’hôte
Quand son visiteur s’enregistre, l’hôte reçoit une notification via le canal qu’il a configuré pour les notifications Yoffix — e-mail, Microsoft Teams ou Slack. La notification contient le nom du visiteur et l’heure d’arrivée.
Si ton bureau utilise une boîte de réception partagée ou une adresse dédiée à l'accueil, tu peux l'ajouter sous Configuration du bureau → Paramètres → Visiteurs → E-mails pour les notifications de réception. Toutes les personnes à cette adresse recevront la même notification d'arrivée que l'hôte, de sorte que la réception est toujours informée, quelle que soit la personne ayant ajouté le visiteur.