Comment inviter des visiteurs, gérer les arrivées et mettre en place l’enregistrement
La gestion des visiteurs permet à votre équipe d’inviter des invités externes, de gérer leur arrivée, de réserver des bureaux et des salles pour eux, et de gérer l’enregistrement et le départ — le tout depuis Yoffix. Le personnel d’accueil a une vue en direct sur les visiteurs attendus ; les hôtes sont prévenus dès que leur invité arrive.
La gestion des visiteurs est un module complémentaire. Il doit être activé dans chaque bureau avant que les employés puissent l’utiliser.
Vue d’ensemble et configuration
Activer la gestion des visiteurs pour un bureau
Allez dans Configuration du bureau.
Cliquez sur le menu à trois points du bureau où vous voulez activer la gestion des visiteurs.
Sélectionnez Paramètres → Visiteurs.
Activez Activer les visiteurs.
Une fois activé, un onglet Visiteurs apparaît dans la barre latérale pour tous les employés de ce bureau.
Configurer les paramètres de gestion des visiteurs
Après avoir activé le module, réglez l’expérience pour l’accueil et vos invités :
Paramètre | Ce que ça fait |
Utiliser une tablette pour l’enregistrement | Active le mode borne à l’accueil — un écran sur tablette où les visiteurs s’enregistrent à leur arrivée |
Activer le départ | Permet de suivre quand les visiteurs quittent le bâtiment |
Activer le code QR pour l’enregistrement | Les visiteurs peuvent s’enregistrer en scannant un code QR sur leur téléphone au lieu d’utiliser la tablette |
Activer l’enregistrement pour les livraisons | Les coursiers et livreurs peuvent s’enregistrer avec le même parcours que les visiteurs classiques |
Lien vers la politique de confidentialité | Ajoute un lien vers votre page RGPD ou politique de confidentialité, que les visiteurs voient pendant l’enregistrement |
E-mail d’invitation | Envoie automatiquement un e-mail d’invitation aux visiteurs quand ils sont enregistrés |
Activer l’acceptation de l’invitation | Active un parcours RSVP — les visiteurs doivent confirmer leur présence avant d’arriver. Désactivez-le si vous préférez un mode plus souple, sans RSVP |
Texte d’invitation personnalisé | Ajoute un message personnalisé à chaque e-mail d’invitation — utile pour donner l’itinéraire, les consignes de parking ou un mot de bienvenue |
Message d’accueil personnalisé | Une salutation personnalisée affichée aux visiteurs sur l’écran d’enregistrement à leur arrivée |
En-tête et description | Texte affiché sur l’écran d’accueil à l’accueil |
Couleur de la marque | Applique la couleur de votre entreprise à l’écran d’enregistrement des visiteurs |
Paramètres d’enregistrement pour les visiteurs, les bureaux et les salles
L’enregistrement des visiteurs est configuré séparément de celui des bureaux et des salles. Les changements apportés aux règles d’enregistrement des bureaux ou des salles n’affectent pas le parcours des visiteurs, et inversement. Vous pouvez ainsi, par exemple, utiliser l’enregistrement par code QR pour les bureaux tout en gardant un parcours sur tablette à l’accueil pour les visiteurs.
Comment les employés invitent et gèrent les visiteurs
Tout employé ayant accès à l’onglet Visiteurs peut enregistrer et gérer des invités. Selon les réglages de votre rôle, la réservation de bureau pour les visiteurs peut demander des droits en plus.
Inviter un visiteur
Allez dans Visiteurs.
Cliquez sur Ajouter un visiteur.
Entrez le nom du visiteur, son adresse e-mail, ainsi que la date et l’heure de la visite.
Enregistrez.
Le visiteur est ajouté à la vue d’ensemble de l’accueil et reçoit automatiquement un e-mail d’invitation avec l’adresse du bureau, les détails de la visite et tout message personnalisé que vous avez ajouté.
Si l’acceptation de l’invitation est activée, l’invité devra confirmer sa visite par e-mail. Sinon, l’invitation sert juste d’information.
Voir et gérer la liste des visiteurs
L’onglet Visiteurs affiche tous les visiteurs attendus et déjà arrivés pour le jour même et les jours à venir. Le personnel d’accueil et les admins ont une vue complète de qui vient, quand, et qui est son hôte. Les visiteurs peuvent aussi être enregistrés manuellement depuis cette vue s’ils arrivent sans utiliser le code QR ou la tablette.
Ajouter un visiteur à une réservation de salle de réunion
Quand vous réservez une salle de réunion, vous pouvez ajouter des invités externes comme participants, avec les collègues internes.
Créez ou ouvrez une réservation de salle dans Mon bureau ou la vue Salles.
Dans la section des participants, cliquez sur Ajouter un visiteur.
Sélectionnez le visiteur dans la liste ou ajoutez-en un nouveau sur le moment.
Le visiteur recevra une confirmation avec les détails de la salle dans son invitation.
Réserver un bureau pour un visiteur
Les employés qui ont les bons droits peuvent réserver un bureau précis pour un invité externe — pratique pour les entretiens, les visites de partenaires ou le travail sur site d’un freelance.
Allez dans Mon bureau.
Sélectionnez la date, puis cliquez sur un bureau libre.
Dans le panneau de réservation, choisissez Réservation pour un invité.
Affectez la réservation au visiteur.
L’invité reçoit automatiquement un e-mail d’invitation avec l’adresse du bureau, l’étage, le numéro du bureau et tout message personnalisé de l’hôte. Quand il arrive et s’enregistre à l’accueil, l’hôte est prévenu tout de suite.
Parcours d’enregistrement des visiteurs
À l’arrivée — borne sur tablette
Si vous avez installé une tablette à l’accueil en mode borne, les visiteurs s’enregistrent en saisissant leur nom ou en scannant leur code QR sur l’écran de la tablette. La vue d’ensemble de l’accueil se met à jour en temps réel et l’hôte reçoit une notification instantanée.
À l’arrivée — code QR
Si l’enregistrement par code QR est activé, les visiteurs reçoivent un code QR dans leur e-mail d’invitation. À leur arrivée, ils le scannent sur leur téléphone — pas besoin de tablette. C’est un bon plan de secours si votre accueil n’a pas de tablette en permanence.
Enregistrement manuel
Le personnel d’accueil ou les admins peuvent enregistrer n’importe quel visiteur manuellement depuis l’onglet Visiteurs. Sélectionnez le visiteur et cliquez sur Enregistrer.
Départ
Quand un visiteur part, son départ peut être enregistré depuis l’onglet Visiteurs — soit par le visiteur lui-même via la borne ou le code QR, soit manuellement par le personnel d’accueil. Le départ est optionnel, mais il aide à garder la vue d’ensemble de l’accueil à jour toute la journée.
Ce que reçoit l’hôte
Quand son visiteur s’enregistre, l’hôte reçoit une notification via le canal qu’il a configuré pour les notifications Yoffix — e-mail, Microsoft Teams ou Slack. La notification contient le nom du visiteur et l’heure d’arrivée.
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