Comment réserver une salle de réunion : vue Salles, plan d’étage et Outlook
Comment réserver une salle de réunion
Vous pouvez réserver une salle de réunion dans Yoffix de trois façons : depuis la vue Salles dédiée, depuis le plan d’étage Mon Bureau, ou directement depuis Outlook ou Google Calendar si votre admin a activé la synchro du calendrier.
Les réservations de salle de réunion s’afficheront dans votre calendrier, sous Mes réservations. Vous pouvez aussi faire une réservation de salles directement depuis le calendrier en cliquant + à côté de Mes réservations et en sélectionnant Salle.
Réserver via Salles
La vue Salles vous donne un aperçu de toutes les salles de réunion dans vos différents sites, avec des filtres pour trouver vite le bon espace.
Allez dans Salles dans la navigation de gauche.
Sélectionnez un bureau dans le menu déroulant.
Utilisez les filtres pour affiner par capacité, mots-clés (par ex. projecteur, tableau blanc, visioconférence) ou emplacement.
Passez de la vue quotidienne à la vue hebdomadaire pour trouver un créneau libre.
Cliquez sur un créneau libre à côté de la salle que vous voulez.
Renseignez les détails de la réunion :
Titre
Description
Participants
Vous pouvez aussi ajouter :
Restauration (si votre admin l’a activée)
Équipement (ajoutez l’équipement dispo de la salle à votre réservation)
Récurrent (pour les réunions régulières)
Privé (cache le titre de la réunion aux autres utilisateurs)
Réunion en ligne (ajoutez un lien pour que les gens rejoignent la réunion en ligne via Teams). Disponible si l’intégration Outlook est activée par votre admin
Enregistrez la réservation.
Réserver via Mon Bureau
Si vous préférez voir la salle sur le plan avant de réserver :
Allez dans Mon Bureau et choisissez la date et l’étage.
Cliquez sur une salle de réunion libre sur le plan.
Vous verrez le planning de disponibilité actuel de la salle.
Cliquez sur un créneau libre pour ouvrir le panneau de réservation.
Ajoutez les détails de la réunion, les participants et les options en plus.
Enregistrez la réservation.
Réserver via Outlook ou Google Calendar
Si votre admin a connecté Yoffix à Microsoft 365 ou à Google Calendar, vous pouvez réserver des salles directement depuis votre appli de calendrier. Les réservations de salle créées dans l’un ou l’autre système se synchronisent automatiquement dans les deux sens — une réservation faite dans Outlook apparaîtra dans Yoffix, et inversement.
Réserver une salle sur le moment
Besoin d’une salle tout de suite ? Si votre bureau est équipé d’afficheurs de salles, vous pouvez vérifier la dispo et réserver directement à l’entrée — pas besoin d’appli.
Comment ça marche
Yoffix s’intègre à des afficheurs de salles fournis par notre partenaire matériel. Les afficheurs sont connectés à Yoffix et montrent la dispo des salles en temps réel. Ils s’intègrent aussi à Microsoft Teams, donc les réservations faites sur l’écran se retrouvent automatiquement dans votre calendrier Teams.
Sur l’écran, vous pouvez :
Voir si la salle est libre ou occupée
Voir les réservations à venir pour le reste de la journée
Réserver la salle sur-le-champ pour un créneau tout de suite ou plus tard
Terminer une réservation plus tôt pour libérer la salle pour les autres
Premiers pas avec les afficheurs de salles
Les afficheurs de salles sont configurés par votre admin dans le cadre de la config de votre bureau. Si votre bureau n’en a pas encore et que ça vous intéresse, contactez Yoffix à hello@yoffix.com pour en savoir plus sur les options matérielles dispo.
Restauration pour les salles de réunion
Si votre entreprise a activé la restauration, vous pouvez commander à manger et à boire pour votre réunion directement au moment de réserver une salle — pas besoin d’autre démarche.
Comment ajouter la restauration à une réservation
La restauration peut être ajoutée quand vous créez ou modifiez une réservation de salles :
Réservez une salle de réunion via Salles ou Mon Bureau (voir Comment réserver une salle de réunion).
Dans le panneau de réservation, cherchez la section Restauration.
Parcourez les options de restauration dispo et choisissez ce qu’il vous faut.
Confirmez votre choix et enregistrez la réservation.
Votre commande de restauration sera liée à la réservation de salles et visible par la personne qui gère la restauration dans votre bureau.
Vous ne voyez pas d’option de restauration ? La restauration doit être activée et configurée par votre admin. Si vous voulez l’utiliser mais que vous ne la voyez pas, demandez à votre admin de la configurer dans la config du bureau.
Modifier ou annuler une commande de restauration
Vous pouvez changer votre choix de restauration en modifiant la réservation de salles avant la réunion. Si vous annulez la réservation de salles, la commande de restauration sera annulée aussi.
Check-in de salle
Le check-in de salle aide votre entreprise à éviter les réservations fantômes et à garder les salles de réunion dispo pour tout le monde. Quand le check-in est activé, une salle réservée doit être confirmée au début de la réunion — si personne ne s’enregistre, la réservation est libérée et la salle redevient dispo.
Comment marche le check-in de salle
Quand le check-in de salle est actif dans votre bureau :
Vous recevrez une notification de rappel peu avant le début de la réunion (dans l’appli, par e-mail ou via Teams/Slack selon vos réglages).
Ouvrez Yoffix et confirmez votre réservation, ou scannez le QR code sur l’afficheur de salle.
Si personne ne s’enregistre pendant la fenêtre de check-in, la réservation est annulée automatiquement et la salle est libérée pour les autres.