Invitations des visiteurs, réservation de bureau et enregistrement
Comment inviter des visiteurs, leur réserver un bureau et gérer l’enregistrement
Comment inviter un visiteur au bureau
Si votre entreprise a le module de gestion des visiteurs activé, vous pouvez inviter des invités externes directement dans Yoffix. Votre visiteur reçoit un e-mail avec tous les détails dont il a besoin, et votre équipe d'accueil voit qui arrive.
La gestion des visiteurs doit être activée par votre admin. Si vous ne voyez pas l'onglet Visiteurs, le module n'est peut-être pas actif sur votre compte.
Vous pouvez inviter un visiteur à une réunion précise, lui réserver un bureau, ou simplement l'inviter au bureau un jour donné, sans lui attribuer de bureau ni l'ajouter à une réunion.
Vos visiteurs s'afficheront dans votre calendrier sous Mes réservations. Vous pouvez aussi faire une réservation pour un visiteur directement depuis le calendrier en cliquant sur + à côté de Mes réservations et en choisissant Réserver une place pour un visiteur ou Inviter un visiteur dans votre bureau.
Inviter un visiteur au bureau (sans bureau ni réunion)
Allez dans l'onglet Visiteurs dans la navigation de gauche.
Cliquez sur Ajouter un visiteur.
Saisissez les informations du visiteur :
Nom
Adresse e-mail
Date et heure de la visite
Enregistrez l'invitation.
Votre visiteur recevra automatiquement un e-mail d'invitation avec l'adresse du bureau, les détails de la visite et les consignes configurées par votre entreprise. Il apparaîtra aussi dans l'aperçu des visiteurs, pour que votre équipe d'accueil sache qui attendre. Vous recevrez une notification une fois qu'il sera arrivé.
Ajouter un visiteur à une réunion
Si votre visiteur participe à une réunion précise, vous pouvez le lier à une réservation de salles :
Créez ou ouvrez une réservation de salles dans Mon Bureau ou Salles.
Dans la section des participants, cliquez sur Ajouter des participants → Ajouter un visiteur.
Sélectionnez le visiteur dans la liste.
Le visiteur sera associé à cette réunion, ce qui permettra à l'accueil de l'orienter facilement vers la bonne salle. Il sera aussi ajouté automatiquement à l'aperçu des visiteurs dans l'onglet Visiteurs .
Réserver un bureau pour un visiteur
Si votre visiteur a besoin d'un espace de travail pour la journée, vous pouvez lui réserver un bureau directement dans Yoffix — sans qu'il ait besoin d'un compte Yoffix.
La réservation de bureau pour les visiteurs nécessite le module de gestion des visiteurs. Contactez votre admin si cette option n'est pas disponible.
Allez dans Mon Bureau et choisissez la date de la visite.
Cliquez sur un bureau disponible sur le plan d'étage.
Dans le panneau de réservation, sélectionnez Réservation pour invité.
Attribuez la réservation à votre visiteur (sélectionnez-le dans la liste des visiteurs ou saisissez ses informations).
Confirmez la réservation.
Votre visiteur recevra un e-mail avec l'adresse du bureau, l'étage et le numéro du bureau, pour savoir exactement où aller.
Enregistrer un visiteur à l'accueil
Quand un visiteur arrive dans votre bureau, il peut être enregistré dans Yoffix — soit par un réceptionniste, soit en autonomie avec un code QR.
Enregistrer un visiteur manuellement
Allez dans l'onglet Visiteurs.
Trouvez le visiteur dans l'aperçu (il sera listé avec son heure d'arrivée prévue).
Cliquez sur le menu à deux points à droite.
Cliquez sur Enregistrer l'arrivée pour confirmer son arrivée.
L'hôte du visiteur est prévenu automatiquement une fois l'enregistrement terminé.
Enregistrement autonome du visiteur via code QR
Si votre admin a activé l'enregistrement par code QR pour les visiteurs, les invités peuvent s'enregistrer eux-mêmes à leur arrivée :
Le visiteur scanne le code QR à l'accueil (affiché sur un écran ou sur une affiche imprimée).
Il confirme ses informations.
L'enregistrement est noté automatiquement et l'hôte est prévenu.
Départ
Quand la visite est terminée, vous pouvez enregistrer le départ du visiteur depuis l'aperçu des visiteurs. Cela garde votre registre des visiteurs à jour et libère les ressources réservées pour lui.
Allez dans l'onglet Visiteurs.
Trouvez le visiteur dans l'aperçu (il sera listé avec son heure d'arrivée prévue).
Cliquez sur le menu à deux points à droite.
Cliquez sur Enregistrer le départ.
Imprimer un badge visiteur
Vous pouvez télécharger un badge visiteur à imprimer depuis l'onglet Visiteurs. Le badge contiendra le logo de votre entreprise et les informations du visiteur.
Allez dans l'onglet Visiteurs.
Trouvez le visiteur dans l'aperçu (il sera listé avec son heure d'arrivée prévue).
Cliquez sur le menu à deux points à droite.
Cliquez sur Imprimer le badge.