Comment ça marche pour l’enregistrement : code QR, Slack, Teams et confirmation dans l’application
Aperçu du pointage
Qu'est-ce que le pointage ?
Le pointage est une fonctionnalité optionnelle que votre admin peut activer pour vérifier que les employés se présentent bien à leurs réservations. Si personne ne pointe pendant la fenêtre de pointage, la réservation est annulée automatiquement et le bureau (ou la salle) est remis à disposition des autres.
Pourquoi le pointage existe
Dans les bureaux où la demande de bureaux est forte, les réservations sans pointage peuvent bloquer des bureaux que personne n'utilise vraiment. Le pointage aide à garder la disponibilité à jour et réduit les absences.
Comment ça marche
Quand le pointage est activé :
Vous faites une réservation comme d'habitude.
Avant le début de votre réservation (dans une fenêtre de temps définie par votre admin), vous recevez une notification de pointage.
Vous confirmez votre réservation en un simple appui — via la notification, le code QR ou l'appli.
Si vous ne confirmez pas pendant la fenêtre de pointage, votre réservation est annulée automatiquement.
À quoi le pointage s'applique
Le pointage peut être configuré pour les réservations de bureau et les réservations de salles. Cela dépend du réglage choisi par votre admin.
Méthodes de pointage
Selon la configuration choisie par votre admin, vous pouvez pointer via :
Un message dans Slack ou Microsoft Teams
Une notification par e-mail
Le scan d'un code QR au bureau
Directement dans l'appli Yoffix
Pointage via code QR
Si votre bureau a des codes QR sur les bureaux, vous pouvez pointer votre réservation en scannant le code avec votre téléphone — pas besoin d'ouvrir l'appli à la main.
Comment pointer via code QR
Arrivez au bureau réservé.
Ouvrez l'appareil photo de votre téléphone.
Scannez le code QR sur le bureau.
Appuyez sur le lien qui s'affiche pour ouvrir Yoffix.
Confirmez votre pointage.
C'est tout — votre réservation est confirmée et votre bureau est réservé pour vous.
Faut-il toujours utiliser un code QR ?
Pas forcément. Si les codes QR sont obligatoires dépend des réglages de votre admin. Votre admin peut autoriser le pointage via un message de notification à la place (Slack, Teams ou e-mail), ou bien demander un pointage avec code QR. Si vous ne savez pas quelle méthode votre entreprise utilise, voyez avec votre admin.
Et si vous ne pointez pas ?
Si le pointage est activé et que vous ne confirmez pas votre réservation pendant la fenêtre de pointage, votre réservation sera annulée automatiquement. Vous devrez la réserver à nouveau si un bureau est encore libre.
Pointage via Slack ou Microsoft Teams
Si votre canal de notification est réglé sur Slack ou Microsoft Teams, votre rappel de pointage arrivera sous forme de message là-bas — et vous pourrez confirmer ou annuler votre réservation directement depuis ce message.
Comment ça marche
Avant le début de votre réservation, vous recevez un message de pointage dans Slack ou Teams de la part du bot Yoffix.
Le message propose deux options : Confirmer ou Annuler.
Appuyez sur Confirmer pour pointer et garder votre réservation.
Si vous appuyez sur Annuler ou ne répondez pas pendant la fenêtre de pointage, votre réservation est annulée automatiquement.
Le moment exact du message — combien de temps à l'avance il est envoyé et le délai pour répondre — est défini par votre admin.
Configurer votre canal de notification
Pour recevoir les messages de pointage dans Slack ou Teams, vérifiez que votre canal de notification préféré est bien configuré :
Allez dans vos Paramètres de profil.
Dans Notifications, choisissez Slack ou Microsoft Teams comme canal de notification.
Enregistrez vos réglages.
Si vous choisissez Par préférence utilisateur, votre message de pointage ira dans le canal que vous avez choisi dans votre profil.
Notifications de pointage
Les notifications de pointage vous rappellent de confirmer votre réservation avant qu'elle soit annulée automatiquement. Voici à quoi vous attendre et comment les gérer.
Quand vous recevrez une notification
Quand votre admin active le pointage, vous recevez une notification avant l'heure de début de votre réservation. Le moment exact dépend de votre admin — cela peut être 30 minutes avant, une heure avant ou plus tôt. Vous aurez un délai défini pour répondre avant que la réservation ne soit libérée.
Où les notifications sont envoyées
Cela dépend de la configuration de votre admin et des réglages de votre profil :
Si votre admin a réglé les notifications sur Par préférence utilisateur, votre message de pointage arrivera dans le canal choisi dans votre profil : e-mail, Slack ou Microsoft Teams.
Si votre admin a défini un canal fixe pour tous les utilisateurs, votre notification y sera envoyée, quel que soit le réglage de votre profil.
Pour modifier votre canal préféré, allez dans Paramètres de profil → Notifications → Canal de notification.
Pointage via l'appli
Quand la fenêtre de pointage s'ouvre, un bouton de pointage apparaît dans le calendrier, le jour de votre réservation. Vous pouvez pointer en faisant ceci :
Ouvrez Yoffix et allez dans le calendrier.
Le jour de votre réservation, cliquez sur le bouton de pointage.
Les autres notifications que vous recevez dans Yoffix
En plus du pointage, Yoffix envoie des notifications pour :
Changements de réservation — quand un admin ou un responsable d'équipe crée, modifie ou annule une réservation pour vous
Événements d'équipe — quand un responsable d'équipe vous invite à une journée au bureau
Invitations à des réunions — quand quelqu'un réserve une salle de réunion et vous ajoute comme participant
Aperçu hebdomadaire de présence — un résumé du planning de votre semaine à venir, envoyé une fois par semaine (si activé par l'admin)
Vous pouvez activer ou désactiver chaque type de notification dans Paramètres de profil → Notifications.