Comment configurer les règles de réservation, la politique hybride et la présence

Cet article explique comment les admins configurent le comportement des réservations, la politique de travail hybride, la gestion des ressources et les réglages de pointage de sortie. La plupart des points abordés ici se trouvent à deux endroits : Paramètres de l’entreprise → Réservations et présence pour les règles à l’échelle de l’entreprise, et Gestion des personnes → Équipes pour les règles au niveau des équipes. Les règles à l’échelle de l’entreprise peuvent être remplacées par des règles propres à chaque bureau, ce qui permet de définir des politiques différentes selon les bureaux. 

Fenêtre de réservation et jours ouvrés

Allez dans Paramètres de l’entreprise → Réservations et présence pour définir les règles de base sur le moment et l’avance avec lesquels les employés peuvent faire des réservations.

Fenêtre de réservation Définit à combien de temps à l’avance les employés peuvent réserver des bureaux, des places de parking, des salles et d’autres ressources — par exemple, 2 semaines ou 3 mois à l’avance. Cela s’applique par défaut à toute l’entreprise et peut être remplacé pour chaque équipe ou bureau (voir Définissez votre politique hybride ci-dessous).

Interdire les réservations récurrentes au-delà de la fenêtre de réservation Une fois activé, les employés ne peuvent pas créer de série de réservation récurrente qui dépasse la fenêtre de réservation. Cela évite qu’une personne bloque un bureau tous les mardis pendant les six prochains mois et garde la disponibilité plus équitable pour tout le monde.

Jours ouvrés Choisissez quels jours comptent comme jours ouvrés dans votre organisation (par ex. du lundi au vendredi). Ces jours servent de base à la disponibilité des réservations et au suivi de présence.

Bloquer les réservations les jours non ouvrés Une fois activé, les employés ne peuvent pas faire de réservation en dehors de la semaine de travail définie, et ces jours n’apparaissent pas dans le calendrier. Activez cette option si vos bureaux sont fermés le week-end ou les jours fériés, et que vous voulez éviter les réservations par erreur.

Supprimer les données de présence des utilisateurs Définit combien de temps les relevés de présence sont conservés. Réglez ça selon votre politique RGPD ou votre politique interne de conservation des données. Voir Sécurité et conformité pour plus de détails.

Politique hybride

Yoffix vous permet de définir des exigences minimales de présence au bureau et des jours d’ancrage, à l’échelle de l’entreprise ou par équipe. Ces règles sont suivies automatiquement — les employés voient leur progression dans le calendrier, et les admins et les chefs d’équipe peuvent suivre la conformité dans le tableau de bord.

Définir les règles au niveau de l’équipe

Les règles d’équipe remplacent les réglages par défaut à l’échelle de l’entreprise pour les membres de cette équipe. Allez dans Gestion des personnes → Équipes, sélectionnez une équipe, puis ouvrez Paramètres :

• Nombre minimum de jours au bureau — définissez un nombre par semaine ou par mois pour cette équipe.

• Jours au bureau — définissez des jours fixes pour l’équipe (par ex. tous les mercredis). Tous les membres de l’équipe voient ces jours mis en évidence dans leur calendrier.

• Fenêtre de planification de l’équipe — jusqu’à combien de temps à l’avance cette équipe peut voir et planifier ses jours au bureau, indépendamment de la fenêtre de réservation générale.

Définir les règles au niveau du bureau

Si vous avez des politiques différentes selon les bureaux, vous pouvez remplacer certains réglages au niveau de l’entreprise, comme l’horizon de planification ou les règles de pointage, pour des bureaux précis en allant dans Configuration du bureau → menu à deux points à côté d’un bureau → Paramètres. 

Comment le respect de la politique est suivi

Une fois les règles de politique hybride actives, les employés voient directement dans leur calendrier où ils en sont par rapport au minimum de jours au bureau — la vue hebdo montre combien de jours ils ont prévus et combien sont requis.

Dans le Tableau de bord, les admins et les chefs d’équipe voient :

• Conformité à la politique — le pourcentage d’employés qui atteignent leur minimum de jours au bureau sur une période donnée.

• Présence les jours d’ancrage — à quelle fréquence les membres de l’équipe viennent les jours d’ancrage qui leur sont attribués.

• Un aperçu type feu tricolore pour repérer vite les équipes qui restent régulièrement sous l’objectif.

Les chefs d’équipe reçoivent automatiquement un résumé hebdomadaire de la présence de leur équipe.

Règles de disponibilité hebdomadaire

Pour les organisations avec peu de place ou des plannings hybrides tournants, vous pouvez définir les jours de la semaine où chaque équipe a le droit de réserver certaines ressources. Cela évite la surcharge et rend la planification hybride plus prévisible.

Allez dans Configuration du bureau → sélectionnez un bureau → cliquez sur une ressource → définissez Disponibilité sur Équipe → définissez les jours pour chaque équipe. 

Vous pouvez limiter l’accès par jour de la semaine pour :

• Zones

• Bureaux individuels

• Places de parking

• Salles de réunion

Exemple : l’équipe A peut réserver la zone 1 les lundis et mardis. L’équipe B peut réserver la même zone les mercredis et jeudis. Les jours où une équipe n’a pas accès, la ressource leur apparaît comme indisponible.

C’est particulièrement utile pour :

• Les entreprises où il y a moins de bureaux que d’employés

• Les équipes avec des horaires sur site à temps partiel ou en alternance

• Les bureaux qui accueillent différents services selon les jours

Gérer les places de parking et les ressources

Places de parking

Les places de parking sont créées et gérées dans Configuration du bureau, avec les bureaux et les salles (voir Configuration du bureau). En tant qu’admin, vous pouvez :

• Définir la disponibilité d’une place de parking pour tout le monde, en mode Personnel (attribuée à un seul employé) ou Équipe

• Appliquer des règles de disponibilité hebdomadaire pour restreindre quelles équipes peuvent réserver une place et quels jours

• Voir toutes les réservations de parking dans le tableau de bord

Les employés peuvent ajouter une place de parking à une réservation de bureau dans un seul flux — ils n’ont pas besoin de créer une réservation séparée pour le parking.

Ressources et équipements

Les ressources sont des éléments réservables qui ne sont pas fixés au plan — des équipements comme des projecteurs, des caméras ou des tableaux blancs, ou des ressources mobiles que votre équipe peut avoir besoin de réserver. Vous pouvez aussi créer des types de ressources pour les véhicules de l’entreprise (voir ci-dessous).

Pour activer les ressources pour un bureau :

1. Allez dans Configuration du bureau → cliquez sur le menu à trois points du bureau → Paramètres → Ressources.

2. Activez Activer les ressources.

3. Ajoutez un e-mail de notification — cette personne ou cette équipe reçoit un message chaque fois qu’une ressource est réservée.

4. Allez dans Éléments et ajoutez chaque ressource : donnez-lui un nom, une description et une photo optionnelle.

5. Définissez si la ressource peut être réservée seule, ou seulement avec un bureau ou une salle.

Les employés peuvent ajouter une ressource à leur réservation lorsqu’ils réservent un bureau ou une salle.

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