7 Tipps für ein erfolgreiches Desk-Sharing-Projekt
94 % der Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Entscheidung, wo und wann sie arbeiten, und implementieren gleichzeitig ein flexibles Bürokonzept mit Shared Desks. Allerdings führen viele Desk-Sharing-Projekte zu einer intransparenten Büroanwesenheit, einer schlecht verwalteten Büroauslastung und einer Verschlechterung der Teamkommunikation und -produktivität.
Nachdem das Yoffix-Team Hunderte von Unternehmen auf ihrer NewWork-Reise unterstützt hat, haben wir diese "goldenen Regeln" für ein erfolgreiches Desk Sharing Projekt herausgearbeitet. Durch die Umsetzung dieser 7 praktischen Tipps kannst du die Büronutzung und -kosten optimieren und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Teamarbeit verbessern.
1. Lege klare Ziele und Regeln fest
Desk Sharing ist lediglich ein Instrument. Vor der Umsetzung ist es wichtig, in Gesprächen Ziele und klare Vorgaben für das hybride Arbeitskonzept festzulegen.
Hier sind einige Ideen, die du vielleicht berücksichtigen solltest:
Ziele zur Raumoptimierung
Anteil flex- und fester Schreibtische jetzt und in Zukunft
Anforderungen an eine minimale Anzahl von Bürotagen pro Woche
Anwesenheitsvorgaben für verschiedene Abteilungen/Teams
Erwartungen an gemeinsame Team-Bürotage
Desk Booking Regeln – z.B. Wie viele Wochen im Voraus können Schreibtische gebucht werden?
2. Gestalte sinnvolle Bürotage
Eine entscheidende Überlegung ist die Auseinandersetzung mit der Frage „Warum soll ich ins Büro kommen?“ auch nach Vereinbarung der Anzahl der Tage, an denen Mitarbeiter anwesend sein sollten. Die Rolle des Büros verändert sich und es ist von entscheidender Bedeutung, überzeugende Gründe für die Rückkehr der Mitarbeiter zu liefern. Fraunhofer-Forschung zeigt, dass über 80 % der Mitarbeiter Treffen mit Kollegen, Geselligkeit und Zusammenarbeit als Hauptmotivation für den Bürobesuch ansehen.
Die folgenden Funktionen unterstützen dich dabei, sinnvolle Bürotage für deine Kollegen zu gestalten:
Leichte Koordinierung von Bürotagen mit Kollegen und entsprechende Anpassung der Wochenplanung
Planung von Teambürotagen (mit einer integrierten Funktion der Arbeitsplatzhbuchung), um ganze Teams im Büro zusammenzubringen (lese hier, warum dies wichtig ist)
Leichtes Finden von Kollegen im Büro, um Sozialisierung im Büro zu stärken und mehr Spaß an gemeinsamen Bürotagen zu haben
Einfache Buchung von anderen Büroressourcen (z. B. Besprechungsräume, Telefonzellen, Geräte usw.), um eine produktive Büroumgebung zu ermöglichen.
3. Passe die Arbeitsplatzfreigabe an eure Bedürfnisse an
Erwarte bei der Umsetzung des Shared-Desk-Projekts unterschiedliche Arbeitsplatzanforderungen der Abteilungen und Mitarbeiter. Einige ziehen es möglicherweise vor, ihren Schreibtisch für bessere Arbeitsbedingungen im Büro zu belassen, während du möglicherweise eine Abteilungstrennung oder separate Zonen in Betracht ziehst, um verschiedene Arten von Aufgaben zu bewältigen (z. B. Ruhezonen oder Zonen für mehr Zusammenarbeit).
Diese Funktionen können dir dabei helfen:
Personalisiere einige Arbeitsbereiche, indem du einzelnen Mitarbeitern Schreibtische zuweisen. Ihr könnt diese Vereinbarung anhand tatsächlicher Nutzungsdaten nach einigen Monaten neu bewerten.
Ordne Schreibtische oder Räume bestimmten Abteilungen zu, schaffe bestimmte Zonen im Büro und sorge für eine Mindestarbeitsplatzkapazität für jede Abteilung.
4. Maximiere die Auslastung von Arbeitsplätzen
Jeder Arbeitsplatz im Büro ist eine wertvolle und kostspielige Ressource. Es ist von entscheidender Bedeutung, die effektive Nutzung sicherzustellen.
Diese Funktionen würden dir helfen:
Möglichkeit, Schreibtische stundenweise zu buchen, da viele Mitarbeiter nur noch für wenige Stunden ins Büro kommen
Automatische Stornierung von Tischreservierungen, falls ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Eine intelligente Integration in das HR-System würde dies ohne manuelle Eingriffe ermöglichen. Schaue dir beispielsweise die Yoffix-Integration mit Personio an oder frage unser Team nach weiteren HRIS-Integrationen.
Automatische Stornierung von Büroreservierungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter nicht innerhalb eines definierten Zeitraums im Büro eingecheckt hat. In diesem Fall steht der Arbeitsplatz wieder für spontane Buchungen zur Verfügung (siehe Büro-Check-ins).
5. Sorge für diszipliniertes Desk-Sharing
Viele herkömmliche Tischbuchungssysteme scheitern, weil die Mitarbeiter sie einfach nicht nutzen. Diese Funktionen können Ihnen helfen:
Wöchentliche Erinnerungen an Reservierungen für nächste Woche. Beispielsweise erhalten alle Yoffix-Benutzer am Freitagnachmittag eine Benachrichtigung, um eine Buchung für die nächste Woche vorzunehmen, oder, wenn Buchungen bereits abgeschlossen sind, eine Zusammenfassung der durchgeführten Buchungen.
Check-in im Büro am Tag der Buchung. Yoffix bietet Check-ins sowohl über Slack als auch über MS Teams an, um es einfach und bequem zu machen.
Individuelle Nachrichten an Mitarbeiter, die das Arbeitsplatzbuchungssystem nicht nutzen oder nicht genügend Bürotage buchen.
Hardware-Elemente wie Yoffix SpaceScreen am Büroempfang oder Raumdisplays für Besprechungsräume schaffen zusätzliche Sichtbarkeit der hybriden Büroeinrichtung und des Buchungsstatus von Schreibtischen und Räumen. Das erinnert die Mitarbeiter daran, ihre Reservierungen im Voraus vorzunehmen und hilft, Konflikte um reservierte Arbeitsplätze zu vermeiden.
6. Desk-Sharing muss einfach und benutzerfreundlich sein
Denke daran, dass die Kollegen das ausgewählte Desk Booking-System fast täglich nutzen werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine intuitive, einfache UX anzubieten, die sie gerne nutzen.
Am bequemsten ist es, die Arbeitsplatzbuchung direkt in Kommunikationsplattformen anzubieten, die Ihr Unternehmen bereits nutzt – hier findest du Desk Booking Optionen für MS Teams oder Slack
Modernes UX bedeutet, einen Arbeitsplatz (oder andere Ressourcen) mit nur 1-2 Klicks zu buchen. Idealerweise kann man auch eine mehrtägige oder wiederholbare Buchungsoption wählen, um die Anzahl der Buchungen für Mitarbeiter zu minimieren
Es ist sicherlich hilfreich, wenn das Arbeitsplatzsystem aus Ihren vorherigen Buchungen lernt, um deinen Kollegen automatisch ihren Lieblingsplatz anzubieten
Ein einfaches Onboarding mit SSO ist ein Muss.
7. Datenauswertung und Optimierung vom Desk Sharing Konzept
Ein hybrides Büro mit Shared Desks ist für jedes Unternehmen ein neues Projekt und erfordert Feinabstimmung und Anpassung.
Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, aus mehreren Perspektiven vollständige Transparenz über das Hybrid-Setup zu haben:
Statistiken zur Büroauslastung – Büroauslastung an bestimmten Tagen, aber auch Dynamik über längere Zeiträume.
Statistiken zu den Präferenzen der Mitarbeiter – Es ist wichtig, nicht nur einige KPIs zur durchschnittlichen Auslastung zu verstehen, sondern auch zu erfahren, welcher Anteil Ihrer Mitarbeiter das Büro nutzt und wie oft.
Statistiken zur Büroanwesenheit – Daten auf Teamebene über die durchschnittliche Anzahl der Tage im Büro oder wann sich das Team das letzte Mal im Büro getroffen hat. Dies hilft dem Büroleiter oder der Personalabteilung, an Bürotagen Prioritäten zu setzen, und ermöglicht es Teamleitern, die Büroanwesenheit ihrer Teammitglieder zu verwalten.
Heatmaps sind ein großartiges Werkzeug, um die tatsächliche Büronutzung zu visualisieren und Entscheidungen über die Arbeitsplatzzuteilung (z. B. wenn man feststellt, dass die Nutzung personalisierter Arbeitsplätze sehr gering ist, sollte man sie zu Flex-Schreibtischen machen) und die weitere Entwicklung der Büroräume zu treffen. Damit kannst du sehen, welche Zonen im Büro benötigt werden oder welche Arbeitsplätze eingespart werden können.
Wir hoffen, dass diese Tipps dir dabei helfen, das hybride Büro möglichst effektiv und produktiv zu verwalten.
Hybrides Arbeiten fördern
Wähle eine Desk-Sharing-Software, die euch dabei hilft, diese Tipps umzusetzen und alle zugrunde liegenden Prozesse zu automatisieren. Das würde ermöglichen, diese drei Hauptziele für jede hybride Organisation zu erreichen:
Optimieren die Büroflächen je nach definierten Hybridregeln um 30-75 %
Fördere eine lebendigere Unternehmenskultur durch mehr Begegnungen vor Ort
Mitarbeiter zufriedene, engagierter und loyaler machen.
Nicht zuletzt kann man mit diesen Tipps viele manuelle Arbeiten in der Personal- und Büroverwaltung automatisieren.
TechTimes hat Yoffix zur Nr. 1-Software für Hybrid-Office-Management gekürt und StartUsInsights – 5 Top-Lösungen für Remote-Worker-Management Warum? Weil wir jeder Organisation dabei helfen, das leistungsfähigste und intuitivste System für die Verwaltung hybrider Büros und Teams zu implementieren.
Du möchtest prüfen, wie das hybride Büro in deinem Unternehmen am besten verwaltet werden kann oder wie man aktuelles Arbeitsplatzbuchungstool ersetzen kann – dann spreche gerne mit unserem Kundendienst
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