7 conseils pour réussir votre projet de partage de bureau

19 mai 2023

19 mai 2023

19 mai 2023

94 % des organisations offrent aux employés plus de flexibilité quant au lieu et au moment de leur travail tout en mettant en œuvre un concept de bureau flexible avec des bureaux partagés. Cependant, de nombreux projets de partage de bureau se terminent par une fréquentation du bureau opaque, une utilisation mal gérée et une communication et productivité d'équipe qui se dégradent.

Après avoir aidé des centaines d'entreprises dans leur transition vers le Nouveau Travail, l'équipe Yoffix a distillé ces règles d'or pour un succès total de votre projet hybride. En appliquant ces 7 conseils pratiques, vous pouvez optimiser l'utilisation et les coûts de votre bureau tout en renforçant la collaboration et le travail d'équipe. 

1. Fixez des objectifs et des règles clairs

Le partage de bureau n'est qu'un outil. Avant sa mise en œuvre, il est crucial de discuter pour déterminer vos objectifs et établir des objectifs clairs pour votre concept de travail hybride.

Voici quelques idées que vous pourriez envisager :

  • Objectifs d'optimisation de l'espace

  • Proportion de bureaux partagés et fixes maintenant et à l'avenir

  • Politique ouverte contre exigences d'un nombre minimum de jours au bureau par semaine

  • Plans hybrides séparés pour différents départements/équipes

  • Attentes sur les jours de présence d'équipe conjointes au bureau

  • Règles de réservation de bureau - par exemple, combien de semaines à l'avance les bureaux peuvent être réservés.

2. Créez des journées de bureau significatives

Une considération essentielle est de répondre à la question "Pourquoi venir au bureau ?" même après avoir convenu du nombre de jours où les employés doivent être présents. Le rôle du bureau change et il est crucial de fournir des raisons convaincantes pour que les employés reviennent. Les recherches de Fraunhofer révèlent que plus de 80 % des employés considèrent rencontrer des collègues, socialiser et collaborer comme les principales motivations pour venir au bureau.

Les caractéristiques suivantes vous aideront à créer des journées de bureau significatives pour vos collègues :

  • Vérifiez facilement les jours de bureau prévus de vos coéquipiers et alignez votre emploi du temps 

  • Planifiez les journées de bureau d'équipe avec une fonction de réservation de bureau intégrée (voyez ici pourquoi c'est important)

  • Trouvez la réservation de votre collègue préféré sur le plan d'étage et réservez un bureau à côté d'eux

  • Rendez également réservable d'autres ressources de bureau (par exemple, salles de réunion, cabines téléphoniques, équipements, etc.) pour permettre un environnement de bureau productif pour vos collègues.


3. Ajustez le partage de bureau à vos besoins 

En mettant en œuvre votre projet de bureaux partagés, soyez prêt à répondre à des besoins divers parmi les départements et les employés. Certains peuvent préférer garder leur bureau pour de meilleures conditions de travail, tandis que vous pourriez envisager la séparation des départements ou des zones distinctes pour différents types de tâches (par exemple, zones calmes contre zones de collaboration). 

Ces caractéristiques peuvent vous aider à atteindre les objectifs suivants :

  • Personnaliser certains espaces de travail en attribuant des bureaux à des employés individuels. Vous pouvez réévaluer cet arrangement en fonction des données d'utilisation réelle après quelques mois.

  • Attribuer des bureaux ou des pièces à des départements spécifiques, créant des zones désignées dans le bureau et garantissant une capacité de lieu de travail minimale pour chaque département.


4. Visez à maximiser l'utilisation des bureaux

Chaque poste de travail au bureau est une ressource précieuse et coûteuse. Il est primordial de s'assurer de son utilisation efficace.

Ces fonctionnalités vous aideraient :

  • Option pour réserver des bureaux à l'heure puisque de nombreux employés viennent désormais au bureau uniquement pour quelques heures 

  • Annulation automatique des réservations de bureau en cas de maladie ou de congé d'un employé. Une intégration intelligente avec votre système RH le livrerait sans intervention manuelle. Par exemple, consultez l'intégration Yoffix avec Personio ou demandez à notre équipe à propos d'autres intégrations RHIS.

  • Annulation automatique des réservations de bureau en cas d'absence de l'employé dans le bureau dans un délai défini. Dans ce cas, le bureau est à nouveau disponible pour des réservations spontanées.


5. Assurez un partage discipliné des bureaux

De nombreux systèmes traditionnels de réservation de bureau échouent car les employés ne les utilisent simplement pas. Ces fonctionnalités peuvent vous aider :

  • Rappels hebdomadaires pour la réservation de la semaine suivante. Par exemple, tous les utilisateurs Yoffix reçoivent une notification le vendredi après-midi pour effectuer une réservation pour la semaine prochaine, ou si les réservations sont déjà faites, un récapitulatif des réservations effectuées.

  • Enregistrement au bureau le jour de la réservation. Yoffix propose des enregistrements via Slack et MS Teams pour les rendre faciles et pratiques.  

  • Messages personnalisés aux employés qui n'utilisent pas le système de réservation de bureau ou ne réservent pas suffisamment de jours de bureau. 

  • Éléments matériels comme Yoffix SpaceScreen à la réception ou affichages de salle pour les salles de réunion, créent une visibilité supplémentaire de l'installation de bureau hybride et de l'état des réservations des bureaux et des salles. Cela rappelle aux employés de faire leurs réservations à l'avance et aide à éviter les conflits sur les bureaux réservés. 


6. Gardez le partage de bureaux simple et facile à utiliser

N'oubliez pas que vos collègues utiliseront le système de réservation de bureaux presque tous les jours. Il est donc essentiel d'offrir une UX intuitive et simple qu'ils apprécieront. 

  • Le plus pratique est d'offrir la réservation de bureaux directement dans les plateformes de communication que votre entreprise utilise déjà – voici les options de réservation de bureau pour MS Teams ou Slack

  • L'UX moderne implique de réserver un bureau (ou d'autres ressources) en seulement 1-2 clics. Idéalement, vous pouvez également sélectionner une option de réservation multiple ou répétée pour réduire le nombre de réservations que vos employés doivent effectuer

  • Il est certainement utile si votre système de réservation de bureaux apprend de vos réservations précédentes pour offrir automatiquement à vos collègues leur place préférée

  • Un onboarding simple avec SSO est indispensable. 


7. Surveillez et ajustez votre aménagement de bureau hybride

Un bureau hybride avec des bureaux partagés est un nouveau projet pour toute entreprise et nécessitera des ajustements et des ajustements. 

C'est pourquoi il est crucial d'avoir une transparence totale sur votre installation hybride sous plusieurs perspectives :

  • Statistiques sur l'utilisation des bureaux – Utilisation des bureaux certains jours mais aussi dynamiques sur de plus longues périodes.

  • Statistiques sur les préférences des employés – il est important de comprendre non seulement quelques KPI d'utilisation moyenne mais aussi d'apprendre quelle part de vos employés utilisent le bureau et à quelle fréquence.

  • Statistiques sur la fréquentation des bureaux – Données au niveau de l'équipe sur le nombre moyen de jours au bureau ou lorsque l'équipe s'est réunie au bureau pour la dernière fois. Cela aidera votre gestionnaire de bureau ou RH à définir des priorités sur les jours de bureau et permettra à vos chefs d'équipe de gérer la fréquentation de leur équipe.

Les cartes thermiques sont un excellent outil pour visualiser l'utilisation réelle de votre bureau et pour prendre des décisions sur l'allocation des bureaux (par exemple, si vous voyez que l'utilisation des bureaux personnalisés est très faible, vous pourriez vouloir les rendre flexibles) et le développement futur de votre espace de bureau. Avec cela, vous pouvez voir quelles zones du bureau sont en demande ou quels bureaux peuvent être éliminés.


Lisez plus sur d'autres perspectives de données utiles pour votre bureau hybride ici. Nous espérons que ces conseils vous aideront à gérer votre bureau hybride de manière plus efficace et productive. 


Renforcez le travail hybride

Sélectionnez un logiciel de partage de bureau qui vous aidera à appliquer ces conseils et à automatiser tous les processus sous-jacents. Cela vous permettrait d'atteindre ces trois objectifs majeurs pour toute organisation hybride :

  • Optimisez votre espace de bureau de 50 à 75 % selon les règles hybrides définies

  • Assurez une culture d'entreprise plus vivante et une organisation de bureau productive grâce à plus de réunions sur site

  • Rendez vos employés plus heureux, engagés et fidèles. 

Enfin, suivre ces conseils permet d'automatiser une grande partie du travail manuel de votre RH et de la gestion du bureau. 

TechTimes a nommé Yoffix comme #1 Logiciel pour la Gestion des Bureaux Hybrides et StartUs Insights – 5 Meilleures Solutions pour la Gestion des Travailleurs à Distance Pourquoi ? Parce que nous aidons toute organisation à mettre en place le système le plus puissant et intuitif pour la gestion des bureaux et équipes hybrides. 


Vous souhaitez savoir comment votre bureau hybride peut être mieux géré ou comment vous pouvez améliorer votre outil actuel de réservation de bureaux – alors parlez à l'équipe du succès client de Yoffix.