What is a visitor management system?

A visitor management system (VMS) is software that replaces old paper logbooks with a smart, automated process. Instead of signing a paper visitor log, guests use a digital kiosk or app to check in. The system handles everything from visitor registration to host notifications, making office visitor management more secure, professional, and efficient.

Why is visitor management important?

Visitor management is important for security, compliance, and professionalism. It helps you know who's in your building at all times, keeps visitor records for audits, and creates a smooth experience that reflects well on your company. Plus, it saves your reception team time by automating manual tasks.

What is an example of a visitor management software?

A comprehensive visitor management software handles everything from guest invitations to check-out. Visitors can pre-register, check in at a branded kiosk, sign documents digitally, and receive printed badges. Hosts get real-time notifications, and you can even book desks and parking for guests.

How to choose the best visitor management app?

The best visitor management software should offer easy guest registration, self-service check-in kiosks, instant host notifications, digital document signing, badge printing, and evacuation lists. Look for systems that integrate with your existing tools and can be customized with your branding.

What are the benefits of a digital visitor management system?

Digital visitor management saves time, improves security, and creates a better guest experience. Your reception team spends less time on manual tasks, visitors feel more welcome with a professional check-in process, and you get complete visibility into who's in your building. It's also more sustainable than paper logbooks.

Can we customize our visitor check-in system?

Yes, with Yoffix you can fully customize the visitor experience. Add your logo, company colors, and custom welcome messages to the check-in kiosk. You can also customize notification templates and create different workflows for different types of visitors.

Does your guest management software support evacuations?

Absolutely. Yoffix provides real-time visitor lists that show exactly who's in the building at any moment. During emergencies, facility managers can quickly generate evacuation lists to ensure everyone is accounted for. This feature is essential for safety compliance.

Is your visitor management solution secure and compliant?

Yes, Yoffix is ISO 27001 certified and fully GDPR compliant. All data is hosted securely in Germany with enterprise-level security measures. The system maintains detailed visitor logs while protecting personal information according to strict privacy standards.

Besuchermanagement Software für sichere & smarte Büros

Besucher-management Software für sichere & smarte Büros

Begrüße Gäste ganz einfach: Yoffix ist eine intelligente Besuchermanagement-Software, die Check-ins vereinfacht, als digitale Rezeption dient und deinem Team bei jedem Schritt des Besuchs Zeit spart.

#1 Besuchermanagement System für Microsoft Teams

#1 Visitor Management App für MS-365

ISO-27001

Enterprise-ready

4.8

Demo-Call buchen

Besuchermanagement

Einladend. Effizient. Sicher.

Schaffe das beste Besuchserlebnis im Büro.

Begrüße Gäste wie VIPs – mit Einladungen, die Arbeitsplatz, Raum und Parkplatz enthalten. Ermögliche Self Check-in und Check-out, benachrichtige Gastgeber sofort und sorge für einen stressfreien Besuch.

Passe jeden Schritt des Gästeerlebnisses an.

Gestalte jeden Schritt des Besucherprozesses mit Yoffix – von gebrandeten Kiosks und Willkommensbildschirmen bis hin zu individuellen Einladungen, Benachrichtigungen und vollständigem White-Label-Branding.

Verwalte deine Besucher und dein Büro in einer App.

Füge Gäste beim Buchen von Arbeitsplätzen oder Räumen hinzu, sende sofort Kalendereinladungen, verwalte alles in Teams und Outlook und erhalte Check-in-Updates in Echtzeit – ohne zwischen Tools zu wechseln.

Mache jeden Besuch sicher und ISO-konform.

Führe einen sicheren, DSGVO-konformen Empfang – mit Evakuierungslisten, Besucherprotokollen, digitaler Signatur und Ausweisdruck – alles abgesichert durch Enterprise-Sicherheitsstandards für Audits.

So funktioniert das Yoffix Besuchermanagement System

So funktioniert das Yoffix Besucher-Management System

Vorbereiten

Einfache Besucher-Vorregistrierung

Keine unübersichtlichen Tabellen oder vergessenen Einladungen mehr.

Mit Yoffix kannst du:

Keine unübersichtlichen Tabellen oder vergessenen Einladungen mehr.

Mit Yoffix kannst du:

Besucher in Sekundenschnelle vorab registrieren

Meetingräume, Arbeitsplatz oder Parkplätze zur Einladung hinzufügen

Einladungen in deinem Corporate-Stil mit Ankunftsinformationen teilen

Begrüßen

Plug-and-Play Besucher-Check-in-Kiosk

Verwandle jedes Tablet in einen Self-Service-Kiosk und lasse Besucher und Lieferanten ganz einfach ein- und auschecken.

Die Yoffix Check-in/Check-out-App bietet:

Willkommensbildschirme in deinem Corporate Design mit personalisierten Begrüßungen

Schnelle Check-ins per QR-Code

Sofortiger Badgedruck vor Ort

Benachrichtigen

Echtzeit-Benachrichtigungen für Gastgeber

Niemand wartet in der Lobby: Yoffix benachrichtigt sofort die richtigen Personen über Teams, Slack oder E-Mail – damit sich deine Gäste erwartet und willkommen fühlen.

Mehrere Empfänger können hinzugefügt werden, z. B. der Gastgeber und Officemanager.

überblick behalten

Besucher-Dashboard

Eine vollständige Übersicht aller Besucher in Echtzeit. Exportiere Evakuierungslisten, füge Gäste hinzu oder bearbeite sie und verwalte manuelle Check-ins und Check-outs – für volle Kontrolle und Transparenz.

Besucherverwaltung-App für hybride Büros

Besucher-Verwaltung-App für hybride Büros

Besucher Vorregistrierung

E-Mail-Einladungen in deinem Stil mit Meeting-, Arbeitsplatz- und Parkplatzdetails. Füge Ankunftshinweise und individuellen Text hinzu.

Anmeldung für Lieferungen

Kuriere melden sich einfach und ohne manuellen Aufwand an.

White-Label-Lösung

Passe Kiosks, E-Mails und Benachrichtigungen an dein Branding an. Enterprise-Kunden können die gesamte Besucher-App als White-Label-Lösung nutzen.

Besucherlisten & Logs

Behalte in Echtzeit den Überblick über erwartete und anwesende Gäste. Exportiere Besuchsprotokolle für Audits und Compliance-Berichte.

Enterprise-ready

In 30 Minuten einsatzbereit. Nutze ein beliebiges Tablet, lade dein Logo hoch, passe deine Farben an und begrüße Gäste sofort.

ISO-konformes Besuchermanagement

Mach dein Büro DSGVO- und ISO 27001-konform – mit Datenschutz-vereinbarung, Aufbewahrungsregeln und Zugriffsprotokollen.

Self-Service Check-in

Gäste melden sich per QR-Code, Kiosk oder Mobilgerät an. Auch Lieferanten und Dienstleister werden unterstützt – so wird jeder Besuch nahtlos erfasst.

Benachrichtigungen für Gastgeber

Gastgeber erhalten sofort Benachrichtigungen über Microsoft Teams, Slack oder per E-Mail, sobald ein Besucher eintrifft.

Notfall- und Evakuierungsmanagement

Erstelle Evakuierungslisten für den Notfall. Löse Notfallbenachrichtigungen für alle vor Ort über Microsoft Teams, Slack oder per E-Mail aus.

Arbietsplatz, Raum, Parkplatz für Gäste buchen

Buche Arbeitsplätze und Ressourcen für Besucher ganz einfach im gleichen Prozess.

Druck von Besucherbadges

Besucherbadges mit deinem Branding für mehr Transparenz und Sicherheit.

Microsoft-native

Lade Besucher ein, verwalte Check-ins und erhalte Benachrichtigungen direkt in Teams und Outlook. Dein Empfang ist jetzt Teil von Microsoft 365.

Bereit, Besucher ganz einfach im Büro zu empfangen?

Erfahre, wie Yoffix dein hybrides Büro einfach, kollaborativ und kosteneffizient macht.

Demo-Call buchen

„Seit dem Wechsel zu Hybrid Work war unser Empfang oft leer. Jetzt checken Lieferanten über Yoffix ein und die richtige Person wird sofort informiert – eine enorme Zeitersparnis.“
Katrin
Office Manager
„Besuchslisten in Excel waren bei Audits ein Albtraum. Jetzt ist alles digital – ohne Stress und ohne manuellen Aufwand.”
Anika
Talent Acquisition Lead
„Mit Yoffix wirken unsere Bewerbungsgespräche viel professioneller – vom Einladungsschreiben bis zur Begrüßung am Kiosk.”
Mark
Head of Compliance
„Die Einrichtung war kinderleicht, und die App so intuitiv, dass das Team sie sofort genutzt hat. Besucher-Check-ins sind einfach – wir sparen enorm viel Admin-Aufwand.”
Lena
Front Office Supervisor