Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert. Während Mitarbeitende früher über Jahrzehnte feste Arbeitsplätze hatten, revolutioniert Desk Sharing heute unser Verständnis von Büronutzung. Doch was genau bedeutet Desk Sharing – und warum gewinnt es 2025 so stark an Bedeutung?
In diesem Guide erfährst du, warum Desk Sharing heute ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Hybrid-Arbeitsplätze ist, welche Bausteine du für eine erfolgreiche Einführung brauchst und wie Unternehmen damit 30–40 % ihrer Büroflächenkosten einsparen – bei gleichzeitig höherer Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem zeigen wir dir praxisnahe Strategien, typische Fehler, die du vermeiden solltest, und wie KI-gestützte Technologien unsere Büros im Jahr 2025 verändern.
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing (Desksharing), auch bekannt als Hot Desking oder flexible Arbeitsplätze, ist ein modernes Bürokonzept, bei dem sich mehrere Mitarbeitende gemeinsame Arbeitsplätze teilen. Anstatt jedem Mitarbeitenden einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen, werden Arbeitsplätze flexibel genutzt: Mitarbeitende buchen oder belegen einen Arbeitsplatz nur dann, wenn sie tatsächlich im Büro sind. Ist der Arbeitstag vorbei, wird der Platz wieder freigegeben.
Man kann es sich vorstellen wie ein Airbnb fürs Büro: Du nutzt, was du brauchst – wann und wo du es brauchst.
Typen von Desk Sharing
1. Walk-in: Das Prinzip „Wer zuerst kommt, arbeitet zuerst“. Mitarbeitende wählen einfach einen freien Arbeitsplatz vor Ort.
2. Reservierungsbasiert: Arbeitsplätze werden im Voraus gebucht – über App oder Webportal, oft direkt in Microsoft Teams integriert.
3. Teamzonen: Abteilungen oder Teams haben feste Zonen zur Koordination, während übergreifende Regeln eine effiziente Flächennutzung sicherstellen.
Wann Desk Sharing sinnvoll ist
Desk Sharing eignet sich besonders für:
Hybride Teams, die ihre Arbeitszeit zwischen Büro und Homeoffice aufteilen
Unternehmen mit mehr Mitarbeitenden als verfügbaren Arbeitsplätzen
Organisationen, die Büroflächen und Immobilienkosten reduzieren möchten
Teams mit variablen Arbeitsplänen oder hoher Reisetätigkeit
Egal für welches Modell du dich entscheidest – eine klare Buchungslogik ist entscheidend, sobald die Zahl der Mitarbeitenden die Zahl der Arbeitsplätze übersteigt.
Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing und Hot Desking?
Die Begriffe Desk Sharing und Hot Desking werden oft synonym verwendet, doch es gibt feine Unterschiede:
Hot Desking bezeichnet meist:
Ein völlig offenes System, bei dem jede Person jeden freien Arbeitsplatz nutzen kann
Keine Vorab-Reservierungen – das Motto ist first come, first served
Arbeitsplätze bleiben leer und frei von persönlichen Gegenständen
Hohe Rotation: Wer wo sitzt, ändert sich täglich
Besonders verbreitet in dynamischen, schnelllebigen Umgebungen wie Start-ups
Desk Sharing ist der übergeordnete Begriff und umfasst:
Hot-Desking-Modelle
Strukturiertes Arbeitsplatz-Sharing mit Vorab-Buchungen
Team- oder Zonenmodelle, bei denen Gruppen bestimmte Bereiche nutzen
Systeme, die Regelmäßigkeit und Planbarkeit schaffen (z. B. wechselnde Bürotage)
In der Praxis verwenden viele Unternehmen beide Begriffe austauschbar. Entscheidend ist, dass in beiden Fällen mehrere Personen denselben Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten nutzen – anstelle fester Zuweisungen.
Warum intelligente Systeme unverzichtbar sind
Sobald weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende vorhanden sind, wird das Management schnell komplex. Excel-Listen oder manuelle Koordination über E-Mail führen zu Frust und Chaos – sowohl für Office-Manager:innen als auch für Mitarbeitende.
Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf intelligente Arbeitsplatzbuchungs-Systeme, die Mitarbeitenden ermöglichen, Arbeitsplätze über App oder Web zu reservieren, nach Ausstattung oder Standort zu filtern und Kolleg:innen gezielt in der Nähe zu finden.
Warum Desk Sharing im Jahr 2025?
Hybrides und ortsunabhängiges Arbeiten sind längst keine Experimente mehr – sie sind zur neuen Normalität geworden. Diese Entwicklung zwingt Unternehmen, ihren tatsächlichen Flächenbedarf neu zu denken und Büroräume so zu gestalten, dass sie Mitarbeitenden wie dem Unternehmen gleichermaßen Mehrwert bieten.
Desk Sharing ist dabei eine der einfachsten, aber wirkungsvollsten Strategien, um Arbeitsplätze an die heutige Realität anzupassen.
1. Hybrides Arbeiten ist der neue Standard
Die Zeiten, in denen alle Mitarbeitenden fünf Tage pro Woche am selben Arbeitsplatz saßen, sind vorbei. Laut einer McKinsey-Umfrage bevorzugen 75 % der Mitarbeitenden in Europa ein hybrides Arbeitsmodell. Diese neue Erwartung an Flexibilität verändert Arbeitsmuster grundlegend. Feste Sitzplätze führen zu leeren Arbeitsplätzen – Desk Sharing ist daher eine zentrale Strategie für moderne Büros im Jahr 2025.
2. Kosten senken, ohne Qualität zu verlieren
Laut CBRE können intelligente Hybridstrategien den Büroflächenbedarf um 10–50 % reduzieren. In Deutschland lassen sich so bis zu 24 % einsparen. Hochwertige Büroflächen bleiben gefragt – doch veraltete Büros drohen leer zu stehen, wenn sie keine flexiblen Nutzungen wie Desk Sharing ermöglichen.
3. Nachhaltigkeit und ESG-Ziele unterstützen
Mit Inkrafttreten der EU-Richtlinie CSRD hilft Desk Sharing Unternehmen dabei, ihre Immobilien- und Energieverbräuche zu senken – inklusive messbarer Daten für das ESG-Reporting.
Das Shared Desk Konzept: Mehr als nur Arbeitsplatzbuchung
Desk Sharing bedeutet nicht, möglichst viele Menschen auf engem Raum unterzubringen. Es geht darum, flexible, dynamische Arbeitsumgebungen zu schaffen, die:
verschiedene Arbeitsstile unterstützen
die Produktivität steigern
Zusammenarbeit und soziale Bindungen fördern
die Zufriedenheit und Work-Life-Balance verbessern
das Büro effizient nutzen – ohne Qualitätseinbußen
Kernelemente einer modernen Desk Sharing Strategie
1. Aktivitätsbasierte Arbeitszonen
Verschiedene Aufgaben erfordern unterschiedliche Umgebungen – besonders in hybriden Organisationen.
Wie McKinsey betont: „Organisationen sollten Räume schaffen, die genau die Interaktionen ermöglichen, die remote nicht möglich sind.“
Moderne Desk Sharing Strategien sollten daher folgende Zonen enthalten:
Fokuszonen für konzentriertes Arbeiten
Kollaborationsbereiche für Teamarbeit
Ruhezonen für Anrufe und kleine Meetings
Kreativräume für Brainstorming
Soziale Zonen für informelle Gespräche
Mit intelligenter Desk Sharing Software kannst Du diese Bereiche planen und buchbar machen. Du kannst Arbeitszonen bestimmten Abteilungen zuweisen oder Prioritäten und Buchungsregeln definieren.
Erfahre, wie Du mit wenigen Klicks verschiedene Arbeitszonen einrichtest.
2. Personalisierte Workplace Experience
Nicht jeder Arbeitsplatz passt zu jeder Aufgabe oder Person. Ob höhenverstellbarer Tisch, Doppelmonitor-Setup oder einfach Nähe zum Team – buchbare, passende Arbeitsplätze steigern Komfort und Produktivität.
Eine moderne Desk Sharing App wie Yoffix bietet Dir mehr als nur einen “Arbeitsplatz”:
Arbeitsplätze nach Standort, Ausstattung oder Teamnähe buchen
Interaktive Grundrisse und Filter nutzen, um den perfekten Platz zu findenArbeistplatzvorschläge auf Basis Deines Kalenders, Deiner Präferenzen oder Meetings erhalten
Persönliche Plätze definieren und bei Bedarf automatisch freigeben
Lieblingsplatz festlegen, der standardmäßig gebucht wird
Erfahre, wie Du mit wenigen Klicks eine Workplace Experience schaffst, die Dein Team lieben wird.
3. Fokus auf Zusammenarbeit und soziale Bindung
Im hybriden Arbeitsmodell leiden oft Teamdynamik und Zugehörigkeitsgefühl. Laut Microsofts Work Trend Index fühlen sich 43 % der Remote-Arbeitenden in Meetings ausgeschlossen. Spontane Interaktionen fehlen häufig.
Moderne Desk Sharing Tools helfen Dir, diese Verbindungen wiederherzustellen – für eine offenere, sozialere Bürokultur:
Volle Transparenz: Wer ist wann im Büro? Koordiniere Anwesenheit mit einem Blick.
Lege Team-Anwesenheitstage fest, um Abstimmung und Sichtbarkeit zu fördern.
Ermögliche Teamleiter:innen, gemeinsame Bürozeiten oder Events zu planen – inklusive reservierter Plätze.
Mitarbeitende können sich mit einem Klick neben Kolleg:innen setzen.
Nutze Anwesenheitsberichte, um Teams mit wenig Koordination zu identifizieren und gezielt zu unterstützen.
Schau Dir an, wie Yoffix hybrides Teammanagement und soziale Interaktion fördert.
4. Work-Life-Balance und Wohlbefinden im hybriden Büro
Flexibilität ist ein zentrales Bedürfnis. Laut Gallup (2024) berichten 76 % der hybriden Mitarbeitenden von besserer Work-Life-Balance – ideal ist ein Mix aus 2–3 Bürotagen pro Woche. Ziel ist es, Flexibilität zu ermöglichen und gleichzeitig sinnvolle Bürozeiten zu fördern.
So stärkst Du das Wohlbefinden Deiner Mitarbeitenden:
Entwickle eine klare Hybrid-Policy, die Unternehmensziele mit den Erwartungen der Teams vereint
Erlaube Teams, ihre Büroregeln selbst zu definieren – ohne starre Vorgaben
Koordiniere Team-Anwesenheiten, um Pendelzeiten zu vermeiden
Biete Anreize für Büropräsenz: z. B. Team-Frühstücke oder gratis Mittagessen
Halte alle regelmäßig auf dem Laufenden – egal, wo sie arbeiten
Mit Tools wie Yoffix gestaltest Du eine hybride Arbeitskultur, die wirklich geschätzt wird.
5. Flächeneffizienz und moderne Bürostandards
Hybrides Arbeiten eröffnet großes Potenzial zur Kostensenkung – aber nur, wenn Büroflächen auch wirklich smart genutzt werden. Laut der Global Occupier Sentiment Survey von CBRE (2024) planen Unternehmen, ihre Bürofläche um bis zu 30 % zu reduzieren. Doch schlecht gemanagte Verkleinerung kann die Employee Experience deutlich verschlechtern.
Das Ziel: Effizienz maximieren – ohne Qualitätseinbußen. So gelingt es:
Nutze Buchungs- und Auslastungsdaten, um Büroflächen bedarfsorientiert zu gestalten
Vermeide Über- oder Unterbuchung mit automatisierten Check-ins, No-Show-Handling und Freigabe-Regeln
Definiere smarte Kapazitätsgrenzen, um Überbelegung zu vermeiden und ein angenehmes Umfeld zu sichern
Beobachte Auslastungstrends nach Etage, Zone oder Abteilung für fundierte Entscheidungen
Gestalte Qualität statt Quantität – genug Fokusbereiche, Teambereiche und soziale Zonen sind essenziell
Gewinne Echtzeit-Einblicke in Deine Flächennutzung und optimiere Dein Büro ganz einfach um 20–30%.
Die Herausforderungen und möglichen Desk Sharing Nachteile: Worauf Du achten solltest
Wie bei jeder Veränderung gibt es auch beim Desk Sharing Stolperfallen. Doch mit der richtigen Strategie und den passenden Tools werden diese zu Chancen. Hier sind die wichtigsten Risiken – und wie Du sie meisterst:
1. Schlechte Kommunikation und fehlende Akzeptanz
Einer der häufigsten Fehler: Mitarbeitende verstehen nicht den Nutzen – Widerstand ist dann vorprogrammiert.
Lösung: Stelle Desk Sharing als Gewinn dar – mehr Flexibilität, höherer Komfort, weniger unnötige Fahrten. Kein reines Sparmodell!
2. Angst vor neuen Tools
Ungewohnte Systeme können überfordern.
Lösung: Nutze eine Desk Sharing Lösung, die sich in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack integriert. So nutzt Dein Team neue Funktionen direkt in der gewohnten Umgebung.
3. Spezifische Team-Bedürfnisse werden übersehen
Ein Einheitsansatz funktioniert selten. Wenn Teams nicht berücksichtigt werden, bleibt die Nutzung aus.
Lösung: Setze auf flexible Software, die sich an Eure Struktur, Regeln, Equipment-Bedarf und Buchungslogik anpassen lässt.
4. Abnehmende Nutzung über die Zeit
Viele Tools verlieren nach dem Roll-out an Relevanz.
Lösung: Wähle eine Plattform, die Mitarbeitende aktiv einbindet – mit Check-ins, Auto-Releases und sanften Erinnerungen.
5. Datenschutz und Mitbestimmung
IT-Teams und Betriebsräte stellen häufig kritische Fragen zu Datenschutz und Compliance.
Lösung: Nutze ausschließlich ISO 27001-zertifizierte, DSGVO-konforme Tools mit klaren Governance-Funktionen für Betriebsrat und Datenschutz.
Erfolgsfaktoren: So gelingt Desk Sharing wirklich
Die Einführung von Desk Sharing ist mehr als nur die Installation eines Buchungstools – es geht um eine bessere Arbeitsplatz-Erfahrung für alle. Diese Erfolgsfaktoren sichern Dir langfristige Akzeptanz und messbare Wirkung:
1. Mitarbeiterzentriertes Design
Beziehe Dein Team von Anfang an ein. Führe Umfragen durch, sammle Feedback und entwickelt gemeinsam Regeln. Wenn Mitarbeitende mitgestalten, steigt die Akzeptanz enorm.
Menschen unterstützen, was sie selbst mitgestaltet haben.
2. Cross-funktionales Projektteam
Desk Sharing ist kein reines Facility-Management-Thema. Es betrifft Strategie, IT und HR. Hole alle Stakeholder früh ins Boot, um Umsetzung, Richtlinien und Nutzerakzeptanz optimal abzustimmen.
3. Gestaffelter Roll-out
Starte mit einem Pilotprojekt – zum Beispiel mit einem Team, einem Stockwerk oder Standort. So kannst Du lernen, was funktioniert, Prozesse anpassen und die Einführung danach gezielt skalieren.
4. Nahtlose und durchdachte Technologielösung
Wähle eine intelligente Plattform – nicht nur ein einfaches Buchungstool. Die Software sollte intuitiv bedienbar sein und Mitarbeitenden ermöglichen, Schreibtische zu reservieren, Kolleg:innen zu finden und Büroanwesenheiten zu planen – so einfach wie eine Nachricht zu senden.
Achte auf Lösungen, die:
sich in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack integrieren
mehr als nur Arbeitsplatzbuchung bieten – z. B. Teamkoordination, Raumplanung, Anwesenheitsübersicht, Analysen
Das Ziel ist nicht nur: „einen Arbeitsplatz buchen“, sondern: hybrides Arbeiten souverän steuern.
5. Flexibles Arbeitsplatzdesign & smarte Flächennutzung
Unterstütze unterschiedliche Arbeitsstile durch verschiedene Bereiche: Rückzugszonen, Teamflächen, kreative Räume, ergonomische Tische und mehr.
Nutze regelmäßig Auslastungsdaten, um den Bürogrundriss an aktuelle Bedürfnisse anzupassen – für maximale Wirkung und Effizienz.
Desk Sharing in der Praxis: Beispiele aus dem Arbeitsalltag
Szenario 1: Die Sales Managerin
Montag: Fokuszone für Wochenplanung
Dienstag: Kollaborationsbereich für Team-Meetings
Mittwoch: Homeoffice
Donnerstag: Kundenbesuche und Meetingräume
Freitag: Soziale Zone für informellen Austausch
Szenario 2: Das Finance-Team
Das Finanzteam benötigt ruhige Arbeitsplätze mit Doppelmonitoren und ergonomischen Tischen für komplexe Berechnungen und Analysen. Im hybriden Modell arbeitet das Team nur 3 Tage pro Woche vor Ort – perfekt für Desk Sharing, da die speziell ausgestatteten Arbeitsplätze an den beiden anderen Tagen von anderen Abteilungen genutzt werden können.
Der entscheidende Vorteil:
Diese Beispiele zeigen, wie Desk Sharing unterschiedliche Arbeitsweisen optimal unterstützt. Statt starrer Zuweisungen ermöglicht es jedem Team, genau die Arbeitsumgebung zu nutzen, die für die jeweilige Aufgabe ideal ist. Das Ergebnis: höhere Produktivität, bessere Zusammenarbeit und effizientere Flächennutzung – ohne Kompromisse bei Komfort oder Ausstattung.
Technologie-Trends 2025: KI & Smart Offices
Die neuesten Entwicklungen machen Desk Sharing noch intelligenter und nutzerfreundlicher. Hier sind die wichtigsten Trends:
KI-gestützte Arbeitsplatzvorschläge
Moderne Systeme lernen aus den Vorlieben und dem Verhalten der Mitarbeitenden und schlagen automatisch passende Arbeitsplätze vor – abgestimmt auf geplante Aktivitäten und bisherige Nutzungsdaten.
IoT-Sensor-Integration
Sensoren erfassen in Echtzeit:
Belegung von Arbeitsplätzen
Luftqualität
Temperatur
Verfügbare Ausstattung
Das macht das Büro noch smarter – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Dein Team.
Nahtlose Kalender-Integration
Arbeitsplätze lassen sich direkt aus Microsoft 365, Google Workspace oder anderen Tools buchen – ohne App-Wechsel oder manuelle Eingaben.
Predictive Analytics
Das System erkennt typische Auslastungsspitzen im Voraus und empfiehlt geeignete Buchungszeiten, um Engpässe zu vermeiden.
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ROI & messbare Vorteile
Unternehmen, die Desk Sharing erfolgreich eingeführt haben, berichten von beeindruckenden Ergebnissen:
30–40 % weniger Büroflächenkosten
25 % höhere Mitarbeiterzufriedenheit
20 % bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
15 % weniger Krankheitstage durch verbesserte Work-Life-Balance
35 % schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Umsetzungs-Roadmap für 2025
Phase 1: Analyse & Planung (Monate 1–2)
Bestehende Flächennutzung prüfen
Mitarbeitende zu ihren Präferenzen befragen
Ziele und Erfolgskriterien definieren
Phase 2: Pilotphase (Monate 3–4)
Einführung in ausgewählten Bereichen
Feedback und Nutzungsdaten sammeln
Prozesse und Technologie anpassen
Phase 3: Rollout (Monate 5–8)
Desk Sharing im gesamten Unternehmen ausrollen
Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte
Laufende Optimierung und Erfolgskontrolle
Fazit: Desk Sharing als Wettbewerbsvorteil
Desk Sharing ist kein kurzfristiger Trend – es ist eine strategische Antwort auf die grundlegenden Veränderungen in unserer Arbeitswelt.
Unternehmen, die jetzt handeln, sichern sich entscheidende Vorteile in den Bereichen Talentgewinnung, Kosteneffizienz, Organisatorische Flexibilität.
Die Frage ist nicht mehr, ob Desk Sharing zum Standard wird – sondern wie schnell und effektiv Du es umsetzt. Mit dem richtigen Ansatz wird aus einer Herausforderung eine große Chance für mehr Flexibilität, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.
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