Pour de nombreuses entreprises de taille intermédiaire dans l'UE, Microsoft Places constitue un bon point de départ. Toutefois, lorsque le travail hybride devient une réalité opérationnelle et non plus un simple test, beaucoup d’organisations constatent que Microsoft Places ne couvre pas l’ensemble des besoins quotidiens liés à la gestion des espaces de travail.

Si tu évalues des solutions pour 2026 et au-delà, il est important de comprendre :

• ce que Microsoft Places couvre réellement,

• où se situent ses limites,

• comment les coûts évoluent dans la pratique,

• et quelles alternatives sont pertinentes selon la taille de l’entreprise, son organisation et son niveau de maturité hybride.

Ce guide compare les alternatives à Microsoft Places en mettant l’accent sur les workflows natifs Microsoft, le desk sharing hybride et une gestion évolutive des lieux de travail. Les solutions analysées incluent Yoffix, Eptura (anciennement Condeco), Robin, Envoy, Waldo Booking et OfficeSpace.

Points clés à retenir

1. Microsoft Places et Waldo conviennent aux besoins simples et aux organisations de petite taille

Microsoft Places fonctionne bien pour les entreprises ayant des besoins simples de réservation de postes, un effectif limité et des ressources IT suffisantes pour gérer la configuration Exchange et les licences. À mesure que l’effectif augmente ou que les règles hybrides deviennent plus complexes, les coûts peuvent rapidement grimper, notamment en raison des exigences liées à Teams Premium, ce qui rend la solution moins adaptée aux entreprises de taille intermédiaire.

2. Yoffix est la meilleure et la plus rentable alternative à Microsoft Places pour les entreprises intermédiaires dans l'UE

Les entreprises de 200 à 5 000 collaborateurs travaillant en mode hybride et utilisant Microsoft 365 ont généralement besoin d’un desk sharing avancé, de règles claires de présence hybride et de la possibilité d’ajouter des modules tels que la réservation de salles, de parkings, la gestion des ressources ou des visiteurs. Yoffix est conçu précisément pour ce type d’environnement et s’intègre directement à Microsoft Teams et Outlook, sans coûts de licence supplémentaires.

3. Eptura (ex-Condeco) et OfficeSpace sont mieux adaptés aux grandes entreprises disposant d’équipes dédiées

Ces plateformes sont orientées vers la gestion immobilière et les facilities à grande échelle. Elles sont puissantes, mais souvent trop complexes, rigides et lourdes pour les entreprises de taille intermédiaire recherchant un déploiement rapide et une configuration pilotée par les métiers. L’expérience utilisateur est généralement moins intuitive et l’intégration avec Microsoft Teams reste limitée.

4. Robin et Envoy sont efficaces pour des cas d’usage ciblés, mais pas pour une gestion hybride complète

Robin est particulièrement performant pour la gestion des salles de réunion, tandis qu’Envoy se concentre sur les flux de visiteurs. Ces outils sont adaptés à des besoins spécifiques, mais ne couvrent pas une gestion hybride complète avec desk sharing et règles de pilotage. L’intégration avec Microsoft Teams existe, mais reste superficielle. Les deux éditeurs sont basés aux États-Unis ; Envoy mentionne explicitement le RGPD, tandis que la posture de sécurité de Robin est davantage alignée sur les exigences américaines, ce qui peut nécessiter des validations supplémentaires dans un contexte de l’UE, notamment avec les comités d’entreprise.

Structure du guide

• Présentation de Microsoft Places

• Points forts et limites de Microsoft Places

• Pourquoi les entreprises recherchent des alternatives

• Comparaison des principales alternatives à Microsoft Places

• Plateforme intégrée vs solutions spécialisées

• Comparaison fonctionnelle

• Quelle solution pour quel type d’entreprise

• Quelle est la meilleure alternative à Microsoft Places pour les entreprises intermédiaires

• Foire aux questions (FAQ)

Qu'est-ce que Microsoft Places ?

Source: Microsoft

Microsoft Places est conçu comme une couche de coordination des espaces de travail au sein de Microsoft 365. Son objectif principal est d’aider les collaborateurs à planifier leurs jours de présence au bureau, à voir où travaillent leurs collègues et à réserver des postes ou des salles via des outils familiers comme Outlook et Microsoft Teams.

Le produit est étroitement lié à Exchange Online et à Microsoft Graph. Cela lui donne un caractère très natif, mais définit également les limites de la solution en matière de flexibilité et de configuration.

Pour les organisations déjà fortement investies dans Microsoft 365, Microsoft Places apparaît davantage comme une extension que comme un nouvel outil.

Ce que Microsoft Places fait bien

Microsoft Places est particulièrement pertinent lorsque l’objectif est la visibilité et une coordination de base.

Ses principaux points forts sont :

• la planification des jours de présence au bureau et la visibilité des collaborateurs sur site,

• la réservation de postes et de salles directement dans Outlook ou Teams,

• une expérience entièrement Microsoft sans déploiement d’un outil supplémentaire,

• l’accès à des indicateurs globaux d’occupation et d’utilisation.

Pour des besoins hybrides légers ou des scénarios très simples de réservation de postes, cela peut suffire.

Les limites de Microsoft Places

Dans la pratique, de nombreuses entreprises de taille intermédiaire rencontrent des contraintes dès que le travail hybride devient opérationnel.

Desk sharing limité

Microsoft Places permet de réserver des postes, mais ne propose pas de véritable logique de desk sharing avec des zones, des priorités de réservation ou des accès tournants par équipe. Cela rend difficile une gestion équitable et cohérente des espaces partagés.

Par exemple, si une équipe commerciale de 40 personnes souhaite venir au bureau le mardi alors que seulement 30 postes sont disponibles dans leur zone, Microsoft Places ne peut pas gérer automatiquement cette situation. Il n’est pas possible de définir une zone réservée à une équipe ou de plafonner les réservations à un certain nombre par jour.

Configuration fortement dépendante de l’IT

La majorité des paramètres repose sur les workspaces Exchange. Les équipes RH ou Workplace dépendent donc fortement de l’IT pour effectuer des changements, ce qui ralentit les ajustements et complique l’évolution des règles hybrides.

Si les RH souhaitent créer une zone calme avec une durée maximale de réservation de quatre heures ou restreindre certains postes à des profils spécifiques, ces règles doivent être configurées par l’IT dans Exchange. Des changements simples peuvent ainsi prendre plusieurs jours.

Difficulté à appliquer des politiques hybrides

Des cas comme des jours de présence obligatoires par équipe, des plafonds de capacité par département, l’accès restreint à certains étages ou des règles spécifiques pour les zones de concentration sont difficiles, voire impossibles, à mettre en œuvre avec Microsoft Places sans maintenance IT continue.

Coûts et licences

Les fonctionnalités avancées comme les analyses détaillées d’occupation nécessitent souvent Teams Premium (à partir d’environ 9,40 € par utilisateur et par mois). Pour une entreprise de 500 personnes, cela représente plus de 56 000 € par an en coûts additionnels, ce qui est difficile à justifier lorsque le besoin principal reste le desk sharing.

Pourquoi les entreprises cherchent des alternatives à Microsoft Places

Les entreprises de taille intermédiaire recherchent généralement des alternatives lorsqu’elles ont besoin :

• d’un véritable desk sharing,

• de règles hybrides pilotées par les RH ou les équipes Workplace,

• de workflows de réservation de salles plus efficaces,

• de modules complémentaires (visiteurs, parkings, ressources),

• d’analyses claires pour optimiser les espaces,

• d’un déploiement rapide sans complexité Exchange,

• de coûts prévisibles sans surcouche de licences Microsoft.

C’est là que les plateformes dédiées au workplace management prennent tout leur sens.

Principales alternatives à Microsoft Places

1. Yoffix – La meilleure alternative globale pour les entreprises Microsoft 365 de taille intermédiaire

Source: Yoffix

Idéal pour
Les entreprises intermédiaires travaillant en mode hybride et utilisant Microsoft 365 comme plateforme centrale.

Pourquoi Yoffix se démarque
Yoffix est une plateforme de gestion des espaces de travail tout-en-un, avec une tarification modulaire. Elle étend Microsoft Teams avec des fonctionnalités opérationnelles et offre une expérience utilisateur intuitive ainsi qu’une administration simple. Elle est facilement déployable sur plusieurs sites et pays, avec des règles flexibles de check-in, de libération automatique et de priorités par équipe.

Contrairement à Microsoft Places, Yoffix dispose d’un panneau d’administration en libre-service. Les équipes RH ou Workplace peuvent définir des zones, des règles de réservation, des capacités et des politiques de présence sans dépendre de l’IT.

Caractéristiques clés

• Application native Microsoft Teams

• Synchronisation Outlook

• Desk sharing avancé (zones, règles, priorités)

• Politiques hybrides complètes

• Interface intuitive avec plans 3D personnalisés

• Modules optionnels : salles, visiteurs, parkings, ressources

• Configuration orientée métiers

• Pas de Teams Premium requis

• Conforme RGPD, certifié ISO 27001, données hébergées en Allemagne

Yoffix comble l’écart entre Microsoft Places (trop limité) et les plateformes IWMS d’entreprise (trop lourdes).

Tarifs : Yoffix propose les tarifs les plus transparents et les plus flexibles :

• Le partage de bureau est disponible à partir de 1,5 EUR (1,7 $) par utilisateur et par mois,

• La réservation de salles est disponible à partir de 10 EUR (12 $) par salle et par mois,

• La gestion des visiteurs est disponible à partir de 80 EUR (100 $) par site et par mois.

2. Condeco (Eptura)

Source: Capterra

Idéal pour :
Les grandes entreprises (généralement à partir de 5 000 collaborateurs) disposant d’équipes dédiées à l’immobilier d’entreprise et au facility management. Condeco/Eptura est conçu pour des organisations devant gérer des opérations complexes, comme l’intégration de systèmes de badges et de contrôle d’accès, la planification des espaces sur plusieurs bâtiments, le suivi des actifs et l’analyse détaillée des portefeuilles immobiliers. La mise en œuvre prend en général entre trois et six mois et nécessite une gestion de projet dédiée.

Pourquoi la solution se distingue :
Condeco/Eptura est pensé pour des organisations qui doivent piloter leurs espaces de travail et leurs actifs immobiliers à grande échelle, souvent à l’international. La plateforme regroupe la réservation des espaces, la planification et le facility management dans un environnement unique. Pour les entreprises gérant de vastes portefeuilles immobiliers, Eptura offre une profondeur fonctionnelle que des outils plus légers ne peuvent pas fournir.

Limites :

• Configuration complexe nécessitant une expertise IT et facility

• Délais de déploiement longs (souvent 3 à 6 mois, voire plus)

• Moins centré sur l’expérience quotidienne des employés dans Microsoft Teams

• Requiert une équipe dédiée pour administrer et exploiter la solution

• Souvent surdimensionné pour les entreprises de taille intermédiaire

• Positionnement tarifaire clairement orienté “enterprise”

Tarification :
Sur devis, auprès de l’éditeur.

3. Robin Powered

Source: Robin

Idéal pour :
Les organisations dont le principal problème concerne la gestion des salles de réunion et la réduction des conflits de réservation.

Pourquoi Robin se distingue :
Robin s’est construit une réputation solide en résolvant les problèmes liés aux salles de réunion. Si ton principal enjeu est la double réservation, les réunions fantômes ou les salles inutilisées pendant que les équipes cherchent un espace disponible, Robin est très efficace. La solution met l’accent sur les écrans de salle, la planification intelligente et les analyses d’utilisation des espaces de réunion.

Limites :

• Le desk sharing et les politiques hybrides sont secondaires

• Absence de fonctionnalités comme les jours de présence par équipe, la gestion des capacités par département ou les règles d’accès par zone

• Intégration limitée avec Microsoft Teams : les employés utilisent généralement l’application ou l’interface web Robin

• Les écrans de salle et le matériel associé augmentent fortement le coût total

• Peu adapté comme plateforme complète si le desk sharing est aussi critique que la gestion des salles

Tarification :
Sur devis. Le matériel (room displays) représente une part importante du coût global.

4. Envoy

Source: Envoy

Idéal pour :
Les entreprises avec un fort volume de visiteurs et des processus d’accueil structurés, où la gestion des visiteurs et la sécurité sont prioritaires.

Pourquoi Envoy se distingue :
Envoy propose une solution très complète de gestion des visiteurs. Lorsqu’un bureau reçoit régulièrement des clients, prestataires, partenaires ou candidats, et qu’un processus d’accueil professionnel et sécurisé est essentiel, Envoy couvre l’ensemble du parcours : pré-enregistrement, notifications aux hôtes, impression de badges, accords légaux et analyses des flux visiteurs.

Limites :

• La réservation de postes et de salles n’est pas le cœur du produit

• Pas conçu comme une plateforme globale de gestion du travail hybride

• Intégration limitée dans Microsoft Teams pour les usages quotidiens

• Si ton besoin principal est le desk sharing et les politiques hybrides, Envoy répond à un autre type de problématique

• L’hébergement des données dans l’UE n’est proposé que pour certains produits

Tarification :
À partir d’environ 3 USD (≈ 2,50 €) par utilisateur et par mois pour le produit Workplace, et à partir de 329 USD (≈ 280 €) par site et par mois pour la gestion des visiteurs.

5. OfficeSpace

Source: OfficeSpace

Idéal pour :
Les organisations ayant une approche classique du facility management et souhaitant combiner planification des espaces, gestion des déménagements internes et réservation des postes. La solution est également largement utilisée dans des environnements de coworking et de bureaux partagés.

Pourquoi OfficeSpace se distingue :
OfficeSpace est issu du monde de la planification des espaces et du facility management. Si ton équipe passe beaucoup de temps sur la répartition des surfaces, la gestion des plans, les déménagements d’équipes et l’optimisation des coûts immobiliers, OfficeSpace propose des outils spécifiquement conçus pour ces usages. L’accent est moins mis sur la réservation quotidienne des postes que sur la gestion stratégique des espaces.

Limites :

• Effort administratif plus élevé pour la configuration et la maintenance

• Intégration limitée avec Microsoft Teams pour l’expérience quotidienne des employés

• Absence de gestion native des politiques de présence hybride

• Peu adapté aux modèles hybrides modernes basés sur des règles dynamiques

Tarification :
Sur devis.

6. Waldo Booking

Source: Waldo

Idéal pour :
Les entreprises recherchant un outil très simple, centré sur Microsoft Teams, pour la réservation de postes et de places de parking, avec un déploiement minimal.

Présentation du produit :
Waldo Booking est une application de réservation de postes et de parkings disponible dans Microsoft Teams. Elle permet aux employés de réserver des espaces et de consulter des taux d’occupation basiques. La solution s’appuie sur Microsoft 365 et Azure AD, sans nécessiter de compte ou de connexion séparée.

Limites :

• Pas de règles hybrides avancées (zones, jours d’équipe, plafonds de capacité)

• Peu adapté aux politiques de présence structurées

• Documentation publique limitée concernant la conformité RGPD et les certifications de sécurité

Tarification :
Version gratuite disponible. Version complète à environ 30 € par utilisateur et par an (≈ 3 € par mois).

Plateforme intégrée vs solutions spécialisées

Chaque outil excelle dans son domaine spécifique. Pour les entreprises de taille intermédiaire, la question clé est de savoir s’il vaut mieux multiplier les solutions spécialisées ou adopter une plateforme unifiée.

Approche par solutions ponctuelles

Par exemple : Robin pour les salles, Envoy pour les visiteurs et un outil distinct pour le desk sharing.
Avantages : fonctionnalités spécialisées.
Inconvénients :

• Les employés jonglent entre plusieurs outils

• Les données sont fragmentées

• Gestion de plusieurs fournisseurs

• Coûts globaux plus élevés

• Absence de reporting unifié

Approche plateforme (Yoffix)

Yoffix regroupe desk sharing, réservation de salles, gestion des visiteurs, des parkings et des assets dans une plateforme native Microsoft Teams. Les modules ne couvrent pas toujours chaque fonctionnalité ultra-spécialisée, mais répondent largement aux besoins des entreprises de taille intermédiaire. L’expérience intégrée est souvent plus importante que la perfection fonctionnelle isolée.

Yoffix est en outre conçu pour les exigences européennes : conformité RGPD, pratiques de sécurité alignées ISO, hébergement des données dans l’UE et support local familiarisé avec les attentes des délégués à la protection des données et des comités d’entreprise.

Quand l’approche plateforme est pertinente

L’approche plateforme est particulièrement adaptée lorsque :

• tu dois gérer plusieurs enjeux workplace en parallèle (postes + salles, ou postes + visiteurs + ressources)

• les collaborateurs travaillent principalement dans Microsoft Teams au quotidien

• tu souhaites que les équipes Workplace ou RH puissent tout gérer depuis un seul panneau d’administration

• des reportings unifiés sur l’utilisation des espaces sont importants

• tu veux réduire le nombre de fournisseurs, simplifier la gestion et diminuer le coût total

Quand les solutions spécialisées ont du sens

Les solutions ponctuelles sont plus adaptées lorsque :

• tu n’as besoin que d’une seule fonctionnalité (uniquement les salles ou uniquement les visiteurs)

• ce besoin est critique pour l’activité et nécessite une solution best-in-class

• tu disposes des ressources IT et administratives pour gérer plusieurs outils et fournisseurs

• la complexité d’intégration n’est pas un problème en raison d’un fort support IT

Pour la majorité des entreprises comptant entre 200 et 2 000 collaborateurs, l’approche plateforme l’emporte. Elle permet d’obtenir 85 à 90 % des fonctionnalités spécialisées, avec une intégration nettement supérieure et beaucoup moins de friction au quotidien.

Comparaison des fonctionnalités

Quelle alternative à Microsoft Places pour quel type d’entreprise ?

Choisis Microsoft Places si :

• tu as des besoins très simples

• moins de 150 collaborateurs

• Teams Premium est déjà déployé

• l’IT gère toute la configuration

Choisis Yoffix si :

• tu as entre 200 et 2 000 collaborateurs

• tu gères un modèle hybride structuré

• Microsoft Teams est central

• les équipes RH ou Workplace doivent piloter les règles

• le déploiement rapide et les coûts prévisibles sont essentiels

Choisis Eptura / Condeco si :

• tu dépasses 2 000 collaborateurs

• l’immobilier est stratégique

• des intégrations bâtiment avancées sont requises

• tu disposes d’équipes dédiées et d’un budget enterprise

Choisis Robin si :

• la gestion des salles est ton principal problème

• les écrans de salle sont essentiels

• le desk sharing est secondaire

Choisis Envoy si :

• le flux visiteurs est critique

• l’accueil et la sécurité sont prioritaires

• la réservation de postes reste simple

Choisis OfficeSpace si :

• la planification des espaces est centrale

• l’optimisation immobilière est prioritaire

• l’expérience quotidienne des employés est secondaire

Choisis Waldo si :

• tu veux une solution très légère

• tes besoins hybrides sont simples

• tu t’appuies principalement sur la sécurité Microsoft 365

• la conformité avancée et l’analytique ne sont pas prioritaires

Quelle est la meilleure alternative à Microsoft Places ?

Il n’existe pas de réponse universelle. Mais pour les entreprises de taille intermédiaire dans l'UE utilisant Microsoft 365, un schéma clair se dessine :

• Microsoft Places constitue une base solide mais coûteuse pour la visibilité et les réservations simples.

• Waldo Booking est une option très légère, native Microsoft Teams, pour des besoins basiques sans passer à Teams Premium.

• Les outils spécialisés comme Robin, Envoy ou OfficeSpace sont excellents dans leur domaine, mais créent de la fragmentation lorsque plusieurs besoins workplace doivent être couverts. Dans un contexte de l’UE, cela augmente aussi la complexité liée au RGPD, à la gouvernance des données et aux échanges avec les comités d’entreprise.

• Les plateformes IWMS d’entreprise comme Condeco/Eptura sont souvent trop complexes et rigides pour le mid-market.

Yoffix occupe la position idéale : une plateforme unifiée, native Microsoft, modulaire, abordable et conçue pour un usage hybride réel, sans la lourdeur des solutions enterprise ni la fragmentation des outils ponctuels. Elle est pensée pour la flexibilité et la sécurité, avec une forte orientation vers les exigences européennes.

Conclusion : quelle est la meilleure alternative à Microsoft Places ?

Il n’existe pas de réponse universelle. Pour les entreprises de taille intermédiaire utilisant Microsoft 365 dans l'UE, la tendance est claire :

Microsoft Places est une base correcte mais coûteuse pour des besoins simples.
Waldo Booking est une option très légère et native Teams pour éviter Teams Premium.
Les outils spécialisés (Robin, Envoy, OfficeSpace) sont performants mais fragmentent l’écosystème.
Les plateformes IWMS d’entreprise (Eptura) sont souvent trop lourdes.

Yoffix se situe au juste milieu : une plateforme unifiée, native Microsoft, modulaire, abordable et pensée pour le travail hybride réel, avec un fort accent sur la sécurité et la conformité européennes.

Foire aux questions (FAQ)

Combien de temps faut-il pour passer de Microsoft Places à un autre outil ?
La plupart des transitions se font en parallèle, sans interruption. Avec Yoffix, tu peux commencer par un pilote avec une équipe tout en conservant Microsoft Places actif. Le basculement complet prend généralement de un à quelques jours, et jusqu’à une semaine pour des environnements plus complexes ou multi-sites.

Faut-il résilier les licences Microsoft 365 ?
Non. Yoffix fonctionne en complément de Microsoft 365. Tu continues d’utiliser Teams, Outlook et Entra ID, tout en ajoutant une couche de gestion des espaces que Microsoft Places ne couvre pas.

Est-ce excessif pour une entreprise de 50 personnes ?
Probablement. À ce niveau, Microsoft Places ou même un simple tableau partagé peut suffire. Les alternatives présentées prennent tout leur sens à partir de 150–200 collaborateurs, lorsque la demande de postes dépasse l’offre certains jours.

Peut-on tester avant de s’engager ?
Oui. Yoffix propose une période d’essai de 14 jours ainsi que des proof-of-concept. L’idéal est de tester avec 20 à 30 personnes issues de différentes équipes afin de vérifier que la solution répond bien aux besoins réels avant un déploiement global.