7 étapes pour optimiser votre bureau hybride avec des données
Comment les données peuvent vous aider à optimiser les coûts de bureau et améliorer l'expérience de travail.
Le monde fait face actuellement à de nombreux défis économiques. Les entreprises ressentent le pincement financier, et les meilleures pratiques sont désormais une considération majeure pour les budgets. Les entreprises annoncent de plus en plus des licenciements pour économiser, une décision difficile pour tout DAF et PDG. Ainsi, il est essentiel de considérer des alternatives qui aideront votre entreprise et vos employés à prospérer. L'optimisation des coûts de bureau est l'un des premiers facteurs à considérer, surtout à la lumière des tendances de travail hybride.
Comme le révèle une étude récente de Frauenhofer IAO, plus de 60 % des employés préfèreraient travailler à domicile au moins deux jours par semaine. Selon une étude de McKinsey sur le travail hybride, la plupart des entreprises sont prêtes à s'adapter à ces souhaits, puisque 50 % des employés envisageraient de quitter un emploi si une option de travail hybride ne leur est pas proposée. Avec 2-3 jours par semaine passés à travailler à distance, l'utilisation du bureau devrait être d'environ 50 %. Mais, comme le rapporte le spécialiste SaaS de travail hybride basé à Berlin, Yoffix, l'utilisation réelle des bureaux reste encore plus basse - en moyenne en dessous de 30 %.
Les experts de Yoffix estiment qu'une optimisation des bureaux d'environ 50 % est un objectif réaliste et facilement atteignable dans le monde post-pandémique pour des bureaux flexibles avec des bureaux partagés. Pour une entreprise avec 500 employés à Berlin, cela pourrait représenter des économies de 60 000 à 80 000 EUR par mois uniquement sur les coûts de location, avec un impact direct sur le résultat net. Bien que certaines entreprises aient déjà réduit radicalement leur capacité de bureau, beaucoup hésitent encore à exploiter ce potentiel d'optimisation facile à atteindre.
Comme le rapporte Nikolay Grachev, Fondateur & PDG de Yoffix, il y a trois raisons courantes données par les dirigeants pour conserver leur configuration de bureau existante. Voici quelques citations typiques :
"Nous avons un bureau impressionnant où il y a suffisamment de bureaux pour tous les employés, donc il n'y a aucune raison pour que nous optimisions notre capacité de bureau."
"Bien que nous ayons un grand espace de bureau, nous ne pouvons pas faire de changements à cause de notre contrat de location à long terme."
"Nous savons qu'il devrait y avoir un potentiel d'optimisation significatif car certains jours notre bureau est complètement vide. Mais il y a aussi des jours où il est presque plein. Donc nous manquons d'informations réelles pour optimiser notre espace et nous voulons éviter la situation où les employés viennent au bureau et n'ont pas de place pour s'asseoir."
Abordons chaque point, en commençant par le dernier.
Les pics d'utilisation ne sont rien de nouveau pour de nombreux managers de bureau expérimentés, mais ils sont devenus extrêmes à cause du travail hybride. Ainsi, par exemple, les bureaux de certaines entreprises ne se remplissent que les vendredis, créant un environnement moins productif ce jour-là mais restent presque vides pendant le reste de la semaine.
De nombreuses entreprises ont commencé leur « voyage hybride » en interrogeant leurs employés pour trouver un arrangement de lieu de travail qui fonctionne le mieux pour eux. Cependant, les employés ont tendance à venir moins souvent au bureau que ce qu'ils ont initialement indiqué, signifiant que les managers de bureau ne peuvent pas se fier aux sondages qu'ils ont faits concernant la fréquentation des bureaux hybrides. Les données réelles sur la fréquentation des bureaux manquent pour prendre les bonnes décisions.
Même sur une seule journée, l'utilisation du bureau peut varier énormément, car certains employés ne passent que la moitié de la journée sur place pour socialiser et assister à des réunions. Donc ici aussi, il y a un grand potentiel pour optimiser l'utilisation du bureau.
Il est clair qu'une solution est nécessaire. La clé pour gérer efficacement un bureau hybride est les données. Vous avez besoin de données pour évaluer l'utilisation du bureau, déterminer l'optimisation idéale de votre bureau, et aussi pour créer un environnement de travail productif et communicatif.
Voici 7 conseils recommandés par l'équipe Yoffix pour optimiser votre bureau en utilisant des données :
Analysez l'utilisation du bureau au quotidien et chaque semaine pour que vous puissiez accommoder les pics au sein d'une semaine et déterminer la tendance à long terme.
Assurez-vous que vos données de fréquentation sont exactes. Vous pouvez le faire en mettant en place des enregistrements simples au bureau, car les réservations de bureau peuvent diverger significativement de la fréquentation réelle. Il existe différentes options d'enregistrement - celles intégrées dans Microsoft Teams ou Slack pourraient être les solutions les plus pratiques et faciles à mettre en œuvre.
De nombreuses entreprises offrent à la fois des bureaux flexibles et fixes, ces derniers étant attribués à des employés ou départements spécifiques. Il est utile d'évaluer l'utilisation des différents types de lieux de travail pour savoir quel système est le plus efficace. Règle de base : si l'utilisation des bureaux fixes est en dessous de 60 %, transformez-les en bureaux flexibles.
Les salles de réunion sont souvent la ressource de bureau la plus rare, surtout cruciale pour les bureaux hybrides où les employés se rencontrent pour collaborer. Surveillez l'utilisation de vos salles de réunion pour optimiser l'espace et améliorer la collaboration et le travail d'équipe.
Évaluez les préférences de lieu de travail de vos employés pour obtenir plus d'informations sur les habitudes et tendances de participation. Calculer le nombre moyen de jours passés au bureau ne vous donnera pas une image complète. Surveillez également la structure d'assiduité hebdomadaire - par exemple, la part d'employés qui viennent au bureau 4-5 jours par semaine augmente-t-elle ou diminue-t-elle?
Utilisez des cartes de chaleur pour une analyse approfondie de l'espace - pour évaluer quelles parties de votre bureau sont les plus et les moins utilisées. Cela pourrait fournir des informations précieuses tant pour l'optimisation de l'espace que pour la refonte du bureau.
Utilisez des informations quotidiennes sur l'utilisation et l'assistance au bureau pour planifier et programmer les jours de bureau d'équipe. Cela vous aidera à répartir la charge de travail du bureau uniformément tout au long de la semaine et à rassembler les employés pour un travail et une socialisation plus productifs sur place.
Ces conseils vous aideront à déterminer les besoins de votre bureau en fonction de votre utilisation actuelle du bureau. Vous pouvez vous assurer que vos données et informations sont exactes en utilisant les fonctionnalités de Tableau de bord et de Reporting de Yoffix. Avec les données en place, vous pouvez facilement optimiser l'utilisation et les coûts de votre bureau et offrir la meilleure expérience de travail à votre équipe.
Transparence sur l'utilisation et l'assistance au bureau - exigence clé de nombreux clients de Yoffix.
Sous-louez votre espace de bureau inutilisé
Mais, que faire si vous êtes engagé dans un contrat de location à long terme ? La sous-location est une excellente option qui est souvent plus simple qu'on ne le pense.
Philipp Hartje, PDG de la plateforme de sous-location de bureaux leader en Allemagne ShareDnC, explique : « Les espaces de bureau individuels jusqu'à 30 mètres carrés sont les mieux adaptés à la sous-location, car la demande y est la plus forte et l'offre la plus rare... Les étages complets ou demi-étages avec plusieurs centaines de mètres carrés sont également demandés pour la sous-location, surtout dans les grandes villes… À Berlin, nous venons de louer une moitié d'étage d'environ 500 mètres carrés et un étage complet d'environ 800 mètres carrés. »
Combien de temps faut-il pour sous-louer un espace ? Selon Philipp, pour les espaces plus grands (par exemple, des étages entiers), vous pourriez avoir besoin de quelques mois pour une sous-location réussie.
Sous-louer votre bureau en vaut vraiment la peine, comme Philipp continue : « La plupart des bureaux loués via la plateforme ShareDnC se situent dans la gamme de 200-300 € par mois, parfois jusqu'à 350 €."
Un bureau vide n'est pas une option!
L'argument final souvent cité concerne les sièges sociaux. Il est courant d'entendre, "Nous avons un espace de bureau incroyable et nous voulons fournir un bureau à chaque employé à tout moment." Malgré la bonne intention, sa mise en œuvre pourrait facilement échouer, avec des taux d'utilisation en dessous de 20-30 %. D'immenses bureaux vides ne favorisent pas la collaboration ou le travail d'équipe. Au lieu de cela, ces bureaux zombies créent une distance entre les collègues sur place.
Comme le note Nikolay Grachev, "Après 12 mois, nous voyons les entreprises revenir à nous pour des solutions de gestion de lieu de travail hybride, car elles comprennent que maintenir de grands bureaux mais vides avec des bureaux fixes pourrait nuire à l'atmosphère de travail et gaspiller des ressources."
Analysez dès maintenant votre utilisation des bureaux pour économiser dès le trimestre suivant
Un bureau flexible avec le concept de partage de bureau offre un grand potentiel d'optimisation pour économiser des coûts et offrir une expérience de travail plus flexible et confortable aux employés.
Le point de départ de tout projet d'optimisation de bureau est d'obtenir une transparence sur l'utilisation actuelle du bureau. Profitez des meilleurs outils pour la gestion des bureaux hybrides pour rassembler des données sur l'utilisation et l'assistance des bureaux et créer le meilleur bureau hybride pour votre entreprise. Avec des données, vous pouvez atteindre deux objectifs - réduire votre bureau pour économiser des coûts et transformer votre bureau en un centre de collaboration pour vos équipes hybrides.
Envisagez un POC de 1-2 mois pour tester ces plateformes et évaluer comment les données peuvent vous aider à optimiser votre espace et vos coûts de bureau. Commencez à collecter des données sur votre utilisation des bureaux demain pour obtenir des résultats d'optimisation significatifs en seulement quelques mois. Réservez votre appel-démo et discutez des options d'essai gratuit et de POC dès maintenant!
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Pourquoi le travail hybride est la meilleure solution pour maintenant!