Woche planen und mit dem Team koordinieren
Der Kalender ist Deine zentrale Ansicht, um Deine Anwesenheit im Büro für die Woche zu planen. Du siehst Deine eigenen Buchungen, setzt Deinen Status für jeden Tag und siehst, wann Dein Team ins Büro kommt.
Deinen Status für die Woche setzen
Für jeden Tag kannst Du einen von drei Status setzen:
Büro - Du arbeitest im Büro. Das löst eine Arbeitsplatzbuchung aus.
Homeoffice - Du arbeitest von zu Hause oder von einem anderen Ort.
Nicht verfügbar - Du hast frei, bist unterwegs oder sonst nicht verfügbar. Du kannst optional einen Unterstatus wie Urlaub, Dienstreise oder krank hinzufügen
Klicke auf einen beliebigen Tag im Kalender, um Deinen Status zu setzen oder zu ändern. Wenn Du Büro auswählst, wirst Du aufgefordert, einen Arbeitsplatz zu wählen.
Wenn du Nicht verfügbar wählst, kannst du per Freitext einen eigenen Unterstatus eingeben, zum Beispiel „Training", „Freier Tag", „Kind krank" oder „Schule". Dieser erscheint in der Mitarbeitenden-Zeitleiste und der Kollegenansicht, sodass dein Team deinen Status auf einen Blick sieht.
Kalenderansichten
Der Kalender hat drei Reiter:
Meine Buchungen - Deine eigenen Buchungen für Arbeitsplatz, Raum, Parkplatz und Besucher für jeden Tag. Die Datumsauswahl zeigt Deinen Tagesstatus über den ganzen Monat für einen schnellen Überblick.
Mein Team - Der Wochenplan Deines Teams für die Anwesenheit. Sieh, wer an welchen Tagen kommt, und stimme Deine Bürotage darauf ab.
Alle Mitarbeitenden - Eine breitere Ansicht über alle Mitarbeitenden. Nutze Filter, um nach Team oder Bürostandort zu filtern.
Tipps für eine gute Wochenplanung
Nutze Wiederholen beim Buchen, um wiederkehrende Bürotage auf einmal zu setzen.
Schau vor dem Buchen im Reiter Mein Team nach, damit Deine Bürotage gut zu denen Deiner Kolleg:innen passen.
Dein Status ist für Dein Team sichtbar, außer Du hast das Teilen Deiner Anwesenheit in Deinen Profileinstellungen ausgeschaltet.
Bürotage mit Deinem Team abstimmen
Yoffix macht es leicht zu sehen, wann Deine Kolleg:innen im Büro sind, und Deinen Plan daran anzupassen. Das gilt, egal ob Du im Team arbeitest oder als Teamleitung einen gemeinsamen Bürotag organisierst.
Sieh, wer kommt
Im Kalender wechselst Du zum Reiter Mein Team, um die geplante Anwesenheit Deines Teams für die Woche zu sehen. Du kannst nach Team oder Bürostandort filtern, um bestimmte Personen zu finden.
In Mein Büro nutzt Du die Suche, um eine Person aus dem Team nach Namen zu finden. Der Lageplan hebt hervor, wo sie an dem Tag sitzt, damit Du einen Arbeitsplatz in der Nähe buchen kannst. Du kannst auch nach Team oder Merkmalen suchen, um bestimmte Personen zu finden.
Einen Arbeitsplatz neben einer Person aus dem Team buchen
Gehe zu Mein Büro und wähle das Datum.
Nutze die Suche, um Deine Kollegin oder Deinen Kollegen zu finden.
Der Arbeitsplatz wird im Lageplan hervorgehoben.
Klicke auf einen freien Arbeitsplatz in der Nähe und bestätige Deine Buchung.
Lieblingskolleginnen und -kollegen
Wenn du dich regelmäßig mit bestimmten Personen abstimmst, wann ihr ins Büro kommt, kannst du sie als Favoriten markieren. Das klappt unabhängig davon, in welchem Team sie sind, und ihre Präsenz ist dann immer schnell im Blick.
So fügst du eine Person zu deinen Favoriten hinzu:
Öffne den Kalender und wechsle oben rechts zum Tab „Alle Kolleginnen und Kollegen".
Fahre mit dem Mauszeiger über eine Person und klicke auf das Sternsymbol neben ihrem Namen.
Favorisierte Personen erscheinen ganz oben in deinem Anwesenheitskalender, sodass du auf einen Blick siehst, an welchen Tagen sie ins Büro kommen. Im Grundriss unter Mein Büro kannst du außerdem nach Favoriten filtern und so einen freien Arbeitsplatz in ihrer Nähe finden.
Um eine Person aus deinen Favoriten zu entfernen, klicke einfach erneut auf den Stern.
Tipp: Favoriten sind nur für dich sichtbar. Deine Kolleginnen und Kollegen werden nicht benachrichtigt, wenn du sie hinzufügst.
Mitarbeitende ins Büro einladen (Teamleitung)
Wenn Du Teamleitung oder Admin bist, kannst Du Arbeitsplätze im Namen Deines Teams buchen und sie zu einem gemeinsamen Bürotag einladen.
Öffne den Kalender oder Mein Büro und wähle das Datum.
Klicke auf einen Arbeitsplatz und ordne ihn einer Person aus dem Team zu, statt ihn Dir selbst zuzuweisen.
Wiederhole das für weitere Teammitglieder.
Die Mitarbeitenden bekommen eine Benachrichtigung und ihr Status wird automatisch auf Büro gesetzt.
Für gut geplante Bürotage im Team nutze die Option Teamevent, wenn Du eine Buchung anlegst. Wähle eine Zone oder bestimmte Arbeitsplätze, füge Teilnehmende hinzu und speichere. Alle werden auf einmal benachrichtigt.