So richtest Du Besucher einlädst, Ankünfte verwaltest und den Check-in ein
Das Besuchermanagement hilft Deinem Team, externe Gäste einzuladen, ihre Ankunft zu verwalten, Arbeitsplätze und Räume für sie zu buchen und Check-in und Check-out zu erledigen, alles direkt in Yoffix. Das Empfangsteam sieht eine Echtzeit-Übersicht über erwartete Besucher; die Ansprechperson bekommt sofort eine Meldung, sobald der Gast ankommt.
Das Besuchermanagement ist ein Zusatzmodul. Es muss pro Büro aktiviert sein, bevor Mitarbeitende es nutzen können.
Überblick und Einrichtung
Besuchermanagement für ein Büro aktivieren
Gehe zu Büroeinstellungen.
Klicke im Büro, für das Du das Besuchermanagement aktivieren willst, auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Einstellungen → Besucher.
Schalte Besucher aktivieren ein.
Sobald es aktiviert ist, erscheint in der Seitenleiste der Reiter Besucher für alle Mitarbeitenden in diesem Büro.
Einstellungen für das Besuchermanagement festlegen
Nachdem Du das Modul aktiviert hast, kannst Du den Ablauf für Empfang und Gäste einrichten:
Einstellung | Was es macht |
Tablet für den Check-in nutzen | Aktiviert den Kioskmodus am Empfang, also eine Tablet-Ansicht, in der Besucher bei Ankunft einchecken |
Check-out aktivieren | Ermöglicht zu sehen, wann Besucher das Gebäude verlassen |
QR-Code für den Check-in aktivieren | Besucher können sich per QR-Code auf dem Handy einchecken statt über das Tablet |
Check-in für Lieferungen aktivieren | Kuriere und Lieferpersonal können sich über denselben Ablauf wie normale Besucher einchecken |
Link zur Datenschutzerklärung | Fügt einen Link zu Deiner DSGVO- oder Datenschutzseite hinzu, den Besucher beim Check-in sehen |
Einladungs-E-Mail | Schickt Besuchern automatisch eine Einladungs-E-Mail, wenn sie angelegt werden |
Einladung annehmen aktivieren | Aktiviert einen Ablauf mit Zu- oder Absage, Besucher müssen ihre Teilnahme vor der Ankunft bestätigen. Deaktiviere das, wenn Du lieber flexibler arbeiten willst, also ohne Zu- oder Absage |
Eigener Einladungstext | Fügt jeder Einladungs-E-Mail an Besucher eine eigene Nachricht hinzu, zum Beispiel Wegbeschreibung, Parkhinweise oder ein Willkommensgruß |
Eigene Begrüßung | Eine persönliche Begrüßung, die Besuchern bei der Ankunft auf dem Check-in-Bildschirm gezeigt wird |
Überschrift und Beschreibung | Text, der am Empfang auf dem Begrüßungsbildschirm angezeigt wird |
Markenfarbe | Übernimmt Deine Unternehmensfarbe für den Besucher-Check-in-Bildschirm |
Check-in-Einstellungen für Besucher im Vergleich zu Arbeitsplätzen und Räumen
Der Check-in für Besucher wird getrennt vom Check-in für Arbeitsplätze und Räume eingerichtet. Änderungen an den Check-in-Regeln für Arbeitsplätze oder Räume wirken sich nicht auf den Besucherablauf aus, und umgekehrt. So kannst Du zum Beispiel für Arbeitsplätze einen Check-in per QR-Code nutzen und am Empfang für Besucher weiter einen Ablauf mit Tablet verwenden.
Wie Mitarbeitende Besucher einladen und verwalten
Alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf den Reiter Besucher können Gäste anlegen und verwalten. Je nach Deinen Rollen-Einstellungen brauchst Du für die Arbeitsplatzbuchung für Besucher vielleicht zusätzliche Rechte.
Besucher einladen
Gehe zu Besucher.
Klicke auf Besucher hinzufügen.
Gib den Namen, die E-Mail-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Besuchs ein.
Speichern.
Der Besucher wird zur Empfangsübersicht hinzugefügt und bekommt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit der Büroadresse, den Besuchsdaten und Deiner eigenen Nachricht.
Wenn die Annahme von Einladungen aktiviert ist, wird der Gast in der E-Mail gebeten, den Besuch zu bestätigen. Sonst ist die Einladung nur zur Info.
Besucherliste ansehen und verwalten
Der Reiter Besucher zeigt alle erwarteten und angekommenen Besucher für heute und die kommenden Tage. Das Empfangsteam und Admins sehen genau, wer kommt, wann und wer die Ansprechperson ist. Besucher können in dieser Ansicht auch manuell eingecheckt werden, wenn sie ohne QR-Code oder Tablet ankommen.
Einen Besucher zu einer Raumbuchung hinzufügen
Wenn Du einen Besprechungsraum buchst, kannst Du externe Gäste als Teilnehmende zusammen mit internen Mitarbeitenden hinzufügen.
Erstelle oder öffne eine Raumbuchung in Mein Büro oder in der Räume-Ansicht.
Klicke im Bereich Teilnehmende auf Besucher hinzufügen.
Wähle den Besucher aus der Liste aus oder lege direkt einen neuen an.
Der Besucher bekommt eine Bestätigung, in der auch die Raumdaten aus der Einladung stehen.
Einen Arbeitsplatz für einen Besucher buchen
Mitarbeitende mit den passenden Rechten können einen bestimmten Arbeitsplatz für einen externen Gast reservieren, zum Beispiel für Gespräche, Besuche von Partnern oder die Arbeit von Freiberuflern vor Ort.
Gehe zu Mein Büro.
Wähle das Datum und klicke auf einen freien Arbeitsplatz.
Wähle im Buchungsbereich Gastbuchung.
Weise die Buchung dem Besucher zu.
Der Gast bekommt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit der Büroadresse, der Etage, der Arbeitsplatznummer und einer eigenen Nachricht der Ansprechperson. Wenn er ankommt und sich am Empfang eincheckt, bekommt die Ansprechperson sofort eine Meldung.
Ablauf für den Besucher-Check-in
Bei Ankunft mit Tablet im Kioskmodus
Wenn am Empfang ein Tablet im Kioskmodus eingerichtet ist, checken Besucher ein, indem sie ihren Namen eingeben oder ihren QR-Code auf dem Tablet-Bildschirm scannen. Die Empfangsübersicht wird in Echtzeit aktualisiert und die Ansprechperson bekommt sofort eine Meldung.
Bei Ankunft mit QR-Code
Wenn der Check-in per QR-Code aktiviert ist, bekommen Besucher einen QR-Code in ihrer Einladungs-E-Mail. Bei Ankunft scannen sie ihn auf dem Handy, ein Tablet ist nicht nötig. Das ist eine gute Alternative, wenn am Empfang kein festes Tablet eingerichtet ist.
Manueller Check-in
Mitarbeitende am Empfang oder Admins können jeden Besucher manuell über den Reiter Besucher einchecken. Wähle den Besucher aus und klicke auf Check in.
Check-out
Wenn ein Besucher geht, kann er über den Reiter Besucher ausgecheckt werden, entweder von ihm selbst über den Kiosk oder den QR-Code oder manuell vom Empfangsteam. Der Check-out ist optional, hält die Empfangsübersicht aber den ganzen Tag genau.
Was die Ansprechperson bekommt
Sobald ihr Besucher eincheckt, bekommt die Ansprechperson eine Meldung über den Kanal, den sie für Yoffix-Benachrichtigungen eingerichtet hat, also E-Mail, Microsoft Teams oder Slack. Die Meldung enthält den Namen des Besuchers und die Check-in-Zeit.
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