Comment ajouter et gérer des utilisateurs dans Yoffix
Table of Contents
Ce guide montre aux administrateurs comment intégrer des employés dans Yoffix, les organiser en équipes et postes, assigner des rôles et des paramètres de confidentialité, et contrôler l'accès.
Avant de commencer : Complétez d'abord les paramètres de l'entreprise (infos sur l'entreprise, rôles, règles de réservation, notifications) pour avoir des rôles, équipes et postes prêts à assigner.
Principaux points abordés :
Ajouter des employés (manuel, importation massive, intégrations)
Gestion du personnel (Employés/Équipes/Postes)
Paramètres utilisateur à l'échelle de l'entreprise (langue, synchronisation, confidentialité)
Inviter des utilisateurs et configurer SSO
Tâches administratives courantes (rôles, désactivation, suppression)
Configurer les paramètres utilisateur à l'échelle de l'entreprise
Avant d'ajouter des employés individuellement, définissez les comportements par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs dans Paramètres → Utilisateurs.
Langue par défaut pour les nouveaux employés
Choisissez la langue de l'interface par défaut pour les nouveaux employés (par exemple, anglais, allemand, français).
Les nouveaux utilisateurs héritent de ce paramètre mais peuvent le modifier plus tard dans leur profil.
Mettre à jour les données des employés via l'intégration User Sync
Activez ceci pour écraser automatiquement les données des employés dans Yoffix avec les dernières informations de votre intégration RHIS ou annuaire (Personio, Azure AD, etc.).
Quand actif : Les données d'intégration sont la "Source Unique de Vérité" – les modifications manuelles dans Yoffix sont écrasées.
Quand inactif : Vous pouvez modifier directement les données des employés dans Yoffix tout en maintenant la synchronisation de l'intégration.
Désactiver l'édition des profils des employés
Activez ceci pour empêcher les employés de modifier les informations de leur propre profil (nom, équipe, poste, etc.).
Utile dans les environnements très réglementés ou lorsque toutes les données doivent provenir des systèmes RH.
Paramètres de confidentialité disponibles pour les employés
Définissez les options de confidentialité que les employés peuvent choisir dans leur profil :
Organisation entière
Seulement les admins
Chef d'équipe et admins
Coprofessionnels, chef d'équipe et admins
Ne partagez pas mes données de présence avec qui que ce soit
Les employés peuvent ensuite sélectionner leur niveau de confidentialité préféré parmi ces options.
Configurer les rôles et droits d'accès
Les rôles définissent ce que différents types d'utilisateurs peuvent voir et faire dans Yoffix.
Cela concerne le modèle d'autorisations, pas le poste de travail d'un employé spécifique.
Allez dans Paramètres de l'entreprise → Rôles.
Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur Ajouter un nouveau rôle dans le coin supérieur droit.
Donnez au rôle un nom clair et une description, par exemple :
“Employé” – utilisateurs standard qui réservent des bureaux, salles et parkings.
“Chef d'équipe” – utilisateurs qui gèrent les réservations et la présence de leur équipe.
“Gestionnaire de bureau” – utilisateurs qui gèrent les bureaux, salles et ressources.
Pour chaque rôle, configurez les actions autorisées, par exemple :
Réservation – créer, modifier, supprimer.
Employé – voir, créer, modifier, supprimer.
Quand c'est terminé, cliquez sur Confirmer.
Répétez cela pour chaque rôle dont vous avez besoin. Gardez le nombre de rôles gérable et en ligne avec vos responsabilités internes.
Ajouter des employés à Yoffix
Allez dans Gestion du personnel → Employés et choisissez votre méthode préférée :
Méthode 1 : Ajouter individuellement
Cliquez sur Ajouter un employé.
Entrez : prénom, nom de famille, email, équipe(s), poste, rôle.
Attribuez éventuellement un Tuteur (apparaît en haut de leur calendrier pour aider à l'intégration).
Choisissez : Inviter immédiatement ou Ajouter sans accès (inviter plus tard).
Cliquez sur Enregistrer.
Méthode 2 : Téléchargement en masse
Cliquez sur Télécharger employés.
Téléchargez le fichier modèle pour voir les noms de colonnes en anglais requis et l'ordre.
Remplissez vos données d'employés (nom, email, équipe, poste, rôle).
Téléchargez le fichier. Un format incorrect bloque l'importation – vérifiez bien les colonnes.
Examinez les utilisateurs importés et invitez si nécessaire.
Méthode 3 : Intégration RH/annuaire (recommandé pour 50+ utilisateurs)
Accédez à Paramètres → Intégrations → User Sync.
Connectez Personio, Azure AD, Workday, etc. en suivant les instructions d'intégration.
Activez Mise à jour des données des employés à partir de User Sync (voir la section 2).
Les utilisateurs, équipes et postes se synchronisent automatiquement selon un planning.
Attribuez les rôles manuellement après la synchronisation (ou mappez via l'intégration si pris en charge).
Astuce : Commencez par l'intégration pour l'échelle, utilisez les méthodes manuelles pour combler les lacunes.
Inviter ou supprimer des utilisateurs
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs et :
Envoyer des invitations
Supprimer des utilisateurs
Note : Les comptes administrateur ne peuvent pas être supprimés directement.
Pour supprimer un administrateur, changez d'abord son rôle en Utilisateur.
Informations importantes
Dans certains cas, notre domaine peut être signalé comme indésirable sur le serveur de votre organisation. Cela empêchera les invitations et autres messages importants de Yoffix d'atteindre les employés, causant des problèmes de connexion et ralentissant le processus d'intégration.
Pour éviter cela, veuillez contacter le service informatique de votre organisation et leur demander de nous ajouter à la liste des URL sécurisées. Si vous avez des questions ou besoin d'aide, veuillez nous contacter à support@yoffix.com.
Créer des équipes et des postes
Les administrateurs peuvent définir :
Équipes
Postes
Chefs d'équipe
Règles de présence
Jours de bureau d'équipe
Vous pouvez spécifier combien de jours par semaine une équipe doit être sur site et quels jours.
Intégration comme source unique de vérité
Si vous utilisez des intégrations RH ou d'annuaire, vous pouvez activer le paramètre de Source Unique de Vérité.
Lorsqu'il est activé :
Les données des employés dans Yoffix seront écrasées par des données synchronisées.
Si vous souhaitez modifier manuellement les équipes, rôles ou postes dans Yoffix, laissez ce paramètre désactivé.
Avec ces fonctionnalités, les administrateurs peuvent gérer efficacement l'accès des employés, les rôles, les équipes et les paramètres de synchronisation dans Yoffix.
Assigner rôles, équipes et postes aux utilisateurs
Allez dans l'onglet Employés.
Cliquez sur le nom de tout employé pour modifier.
Mettez à jour :
Rôle – Sélectionnez parmi les rôles prédéfinis (par exemple, Employé, Chef d'équipe) créés dans Paramètres → Rôles
Équipe(s) – Attribuez une ou plusieurs équipes depuis l'onglet Équipes
Poste – Sélectionnez depuis l'onglet Postes
Confidentialité – Définissez la confidentialité individuelle en remplaçant la valeur par défaut de l'entreprise
Enregistrer les modifications.
Actions en masse : Sélectionnez plusieurs utilisateurs avec les cases à cocher, puis assignez les rôles/équipes en masse.
Utilisateurs transversaux : Assignez une personne à plusieurs équipes (par exemple, chef de produit dans Produit + Marketing).
Ce tutoriel explique comment les administrateurs peuvent ajouter, inviter, gérer et synchroniser des employés dans Yoffix.