Guide pour l'intégration avec Outlook
Documentation de l'intégration du calendrier Microsoft Outlook
Aperçu
L'intégration avec le calendrier Microsoft Outlook facilite la synchronisation bidirectionnelle des événements entre les calendriers Yoffix et Microsoft Outlook. Cette fonctionnalité est conçue pour simplifier la gestion des calendriers personnels et de salle, en garantissant que tous les événements soient cohérents sur toutes les plateformes. Ce document décrit les détails techniques de l'intégration, les autorisations requises et les données synchronisées.
Autorisations
Lors de l'intégration avec le calendrier Microsoft Outlook, Yoffix demande les autorisations suivantes :
Se connecter et lire le profil utilisateur : Permet à Yoffix d'authentifier les utilisateurs et d'accéder à leurs informations de profil.
Lire et écrire dans les calendriers de toutes les boîtes aux lettres : Permet à Yoffix de créer, mettre à jour et supprimer des événements de calendrier dans toutes les boîtes aux lettres.
Lire tous les emplacements de l'entreprise (mode consentement admin) : Permet à Yoffix d'accéder aux calendriers des salles et de les gérer dans l'Active Directory (AD) de l'organisation. Ces autorisations sont nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l'intégration, y compris la création, la modification, la suppression d'événements et la synchronisation en temps réel.
Synchronisation des calendriers de salle
Synchronisation bidirectionnelle est établie entre les calendriers de salles de Yoffix et Microsoft Outlook, à condition que les salles Yoffix soient correctement associées aux salles correspondantes dans Microsoft AD.
1. Création/Modification/Suppression d'événements dans Yoffix :
Lorsqu'un événement est créé, modifié ou supprimé dans Yoffix, Yoffix invoquera les méthodes correspondantes (créer, mettre à jour ou supprimer un événement) dans l'API Microsoft Graph.
L'email de la salle est transmis à l'API Microsoft Graph pour s'assurer que l'événement est correctement reflété dans le calendrier de salle correspondant d'Outlook.
2. Abonnement aux changements de calendrier de salle :
Yoffix s'abonne aux changements dans les calendriers de salle en utilisant l'email de la salle. Cet abonnement permet à Yoffix de recevoir des notifications dès qu'un événement est créé, modifié ou supprimé dans le calendrier de salle Outlook.
À la réception de ces notifications, Yoffix importe les données des événements dans son système pour maintenir la synchronisation.
Données d'événements traitées :
Propriétaire : L'utilisateur qui a créé l'événement.
Membres : Participants de l'événement.
Titre : Le titre ou sujet de l'événement.
Description : Informations détaillées sur l'événement.
URL de réunion en ligne : Lien vers une éventuelle réunion en ligne associée.
EstPrivé : Indicateur si l'événement est privé.
Date : La date de l'événement.
Heure de début : L'heure de début de l'événement.
Heure de fin : L'heure de fin de l'événement.
Type de répétition : Indique si l'événement est récurrent, et si oui, le motif de récurrence.
Synchronisation des calendriers personnels
Yoffix prend également en charge la synchronisation des événements personnels entre Yoffix et les calendriers utilisateur de Microsoft Outlook. Cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée dans les paramètres de l'organisation.
Événements synchronisés :
De Yoffix à Microsoft Outlook :
Réservation de bureau : Indique qu'un utilisateur réserve un espace de bureau.
Travail à distance : Indique quand un utilisateur est programmé pour travailler à distance.
Absence : Marque l'absence d'un utilisateur.
De Microsoft Outlook à Yoffix :
Absence : Importe les événements d'absence d'Outlook vers Yoffix, garantissant que Yoffix reflète la disponibilité correcte de l'utilisateur.
Conclusion
Cette intégration avec le calendrier Microsoft Outlook garantit que les événements personnels et basés sur la salle soient synchronisés avec précision entre Yoffix et Microsoft Outlook, réduisant les conflits de planification et améliorant l'efficacité de la gestion des espaces de travail. En suivant les étapes décrites dans ce document, les organisations peuvent atteindre une synchronisation des calendriers fluide adaptée à leurs besoins spécifiques.